Rok hrambe dokumentacije delavca v zvezi s pridobivanjem delovnega dovoljenja

Datum

26.09.2023

Številka

07121-1/2023/1191

Kategorije

Delovna razmerja, Rok hrambe OP

Na podlagi vašega zaprosila podajamo mnenje Informacijskega pooblaščenca (IP) glede hrambe dokumentacije delavca, ki se zaposli na podlagi delovnega dovoljenja, ki ga zanj pridobi podjetje. Navajate, da za izdajo delovnega dovoljenja potrebujete kopijo potnega lista delavca, potrdilo o nekaznovanosti zanj, njegovo vozniško dovoljenje, potrdilo o njegovi izobrazbi, ipd. Navajate, da po pridobitvi delovno dovoljenje in dovoljenje za prebivanje delavca hranite v personalni mapi. Sprašujete, katere dokumente zaposlenega delavca – tujca morate trajno hraniti in katere dokumente, ki ste jih pridobili za pridobitev delovnega dovoljenja lahko uporabite za podaljšanje delovnega dovoljenja.

Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti (Uradni list RS, št. 40/06 in 50/23, ZEPDSV) predvideva, da delodajalec v evidenci o zaposlenih delavcih hrani podatke o delovnem dovoljenju delavca za tujca in ne tudi samega delovnega dovoljenja kot javne listine, če je ta izdana delavcu.

Rok hrambe dokumentacije, ki ste jo priložili kot možni vlagatelj vloge za dovoljenje za delo za delavca, je odvisen od okoliščin konkretnega primera (vezan je npr. tudi na rok zastaranja morebitnih pravnih sredstev ter nadzora), pri čemer ni razbrati, da bi bila za vso dokumentacijo avtomatično zakonsko zahtevana trajna hramba.

Prav tako se dopustnost uporabe dokumentov za namen vložitve vloge za podaljšanje dovoljenja presoja glede na okoliščine konkretnega primera, odvisna pa je tudi od narave dovoljenja in morebitnega dogovora o nadaljevanju dela in vložitvi zahteve s konkretnim delavcem.

Zato svetujemo, da se z vprašanjem glede morebitnih obveznosti hrambe dokumentacije s strani delodajalca v konkretnem primeru, v primerih, ko je ta vlagatelj vloge za delovno dovoljenje, obrnete na Ministrstvo za delo, družino, socialne zadeve in enake možnosti ali na upravno enoto.

Informacijski pooblaščenec (IP) na podlagi 5. točke prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/23, ZVOP-2), 58. člena Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba) ter 2. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, ZInfP) uvodoma poudarja, da ne more v mnenju dokončno presojati o roku hrambe dokumentacije v zvezi s pridobivanjem delovnega dovoljenja, saj sta zakonitost hrambe teh dokumentov in s tem povezan rok hrambe odvisna od okoliščin konkretnega primera in narave delovnega dovoljenja. Delovnopravna zakonodaja, kolikor je znano IP, ne določa obveznosti trajne hrambe vse dokumentacije s strani delodajalca. Drugače je s hrambo dokumentov s podatki o delavcu iz evidence o zaposlenih delavcih in izvirnih listin, na podlagi katerih se vpisujejo podatki v evidenco o zaposlenih delavcih – ti se hranijo kot listina trajne vrednosti, ki jo mora delodajalec predložiti na zahtevo pristojnega organa (zlasti to velja za dokumente in listine, ki jih ustvari delodajalec oz. so nastale pri delodajalcu).

Odvisno od konkretnega primera, narave dela in državljanstva tujca izda dovoljenje za delo bodisi Upravna enota v sodelovanju z Zavodom RS za zaposlovanje bodisi sam Zavod RS za zaposlovanje. V skladu z Zakonom o tujcih (Uradni list RS, št. 91/21 – uradno prečiščeno besedilo, 95/21 – popr., 105/22 – ZZNŠPP in 48/23, ZTuj-2) in Zakonom o zaposlovanju, samozaposlovanju in delu tujcev (Uradni list RS, št. 91/21 – uradno prečiščeno besedilo in 42/23, ZZSDT) se delovno dovoljenje ali enotno dovoljenje za prebivanje in delo načeloma izda fizični osebi, torej tujcu, posamezne obveznosti in narava dovoljenja pa je odvisna od vseh okoliščin konkretnega primera (državljanstvo delavca, tip dela, trajanje dela, vrsta delovnega dovoljenja ipd.). Prav tako je vezanost dovoljenja na konkretnega delodajalca in delo odvisna od narave dovoljenja za delo.

Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti (Uradni list RS, št. 40/06 in 50/23, ZEPDSV) predvideva, da delodajalec v evidenci o zaposlenih delavcih hrani zgolj podatke o delovnem dovoljenju delavca za tujca in ne tudi samega delovnega dovoljenja kot javne listine. Konkretno delodajalec v evidenco o zaposlenih delavcih za vsakega delavca, ki je v delovnem razmerju, med drugim vpiše podatke o vrsti delovnega dovoljenja, datum izdaje delovnega dovoljenja, datum izteka delovnega dovoljenja, številko delovnega dovoljenja, organ, ki je izdal delovno dovoljenje. ZEPDSV sicer predvideva v 12. členu za delodajalca vodenje naslednjih evidenc: evidence o zaposlenih delavcih, evidence o stroških dela, evidence o izrabi delovnega časa, evidence o oblikah reševanja kolektivnih delovnih sporov pri delodajalcu. Evidenco o državljanih tretjih držav, ki se zaposlijo in delajo na ozemlju Republike Slovenije, pa vodi Zavod RS za zaposlovanje.

Ni razvidno, zakaj bi delodajalec avtomatično in neodvisno od volje delavca hranil takšno dovoljenje za delo ali enotno dovoljenje, razen če bi to od njega zahteval področni predpis. ZZSDT v zvezi z nadzorom nad njegovim izvajanjem zahteva, da delodajalci in naročniki dela sodelujejo s pristojnimi nadzornimi organi in jim omogočijo dostop do vseh razpoložljivih dokazil, na podlagi katerih so izdani dokumenti, ki dovoljujejo zaposlitev, samozaposlitev ali delo v Republiki Sloveniji. Iz tega je v povezavi z drugo delovnopravno zakonodajo razbrati zlasti obveznost hrambe dokumentov in izvirnih listin, ki jih je ustvaril delodajalec oz. so nastale pri njem (npr. pogodba o zaposlitvi, plačilne liste, dokumentacija v zvezi z evidenco o izrabi delovnega časa, dokumentacija v zvezi z zaposlitvijo ipd.) in eventualno dokumentov, s katerimi se izkazujejo pogoji za opravljanje dela. Vsekakor pa ni razvidno, zakaj bi se druga dokumentacija in javne listine v originalni obliki hranile pri delodajalcu po prenehanju veljavnosti dovoljenja in rokov zastaranja morebitnih pravnih sredstev, če za to ni posebnih razlogov ali zakonske obveznosti (npr. dogovor z delavcem o nadaljevanju dela oz. vložitvi vloge za podaljšanje dovoljenja).

V zvezi s tem je deloma relevantna tudi določba 94. člena ZVOP-2, ki določa, da upravljavec, obdelovalec ali uporabnik smejo za namen identifikacije posameznika ali za namen zagotavljanja točnosti in posodobljenosti osebnih podatkov vpogledati v njegove uradne identifikacijske dokumente. Upravljavec, ki izvaja z zakonom predpisano nalogo, sme za namen identifikacije posameznika tudi prepisati, kopirati ali drugače obdelati podatke iz njegovih uradnih identifikacijskih dokumentov. Uradni identifikacijski dokument po 94. členu ZVOP-2 je osebna izkaznica, potni list, obmejna prepustnica, vozniško dovoljenje, orožni list in uradni identifikacijski dokumenti drugih držav ali mednarodnih organizacij. Če torej izhaja iz delovnopravnih predpisov določena obveznost za konkretnega delodajalca, je hramba kopij identifikacijskih dokumentov lahko smiselna in zakonita.

IP posledično ne more enotno in za vse primere podrobneje komentirati zakonitosti in ustreznosti opisane hrambe samih javnih listin (torej dovoljenja) in vseh posameznih kopij oz. dokumentacije. Prav tako v tem smislu ne bi bilo primerno, da bi delodajalec hranil uradne osebne dokumente delavca ali proti volji delavca delovno dovoljenje delavca, če gre za delovno dovoljenje, ki ni vezano na delodajalca (odvzem javnih listin je lahko v določenih primerih in okoliščinah celo kaznivo dejanje).

Zato svetujemo, da se z vprašanjem glede morebitnih obveznosti hrambe dokumentacije s strani delodajalca v konkretnem primeru, v primerih, ko je ta vlagatelj vloge za delovno dovoljenje, obrnete na Ministrstvo za delo, družino, socialne zadeve in enake možnosti ali na upravno enoto.

Lepo vas pozdravljamo.

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav., informacijska pooblaščenka

Pripravila

Alenka Jerše, univ. dipl. prav., namestnica informacijske pooblaščenke