Kopija kartice upokojenca za pridobivanje popustov

Datum

25.02.2025

Številka

07121-1/2025/243

Kategorije

Informiranje posameznika, Pravne podlage, Privolitev, Trgovinska dejavnost

Pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo 10.2.2025 prejeli vaše zaprosilo za mnenje glede posredovanja kopije kartice upokojenca. Zanima vas zakonitost pridobivanja kopije osebnih podatkov s strani nekaterih trgovcev, medtem ko drugi trgovci kopije za pridobitev popusta ne zahtevajo.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

1. IP pojasnjuje, da je v skladu z načelom odgovornosti vsak upravljavec odgovoren za zagotavljanje skladnosti obdelav osebnih podatkov z zakonodajo s področja varstva osebnih podatkov. V skladu s tem načelom mora upravljavec presoditi, ali za konkretno obdelavo obstaja ustrezna pravna podlaga (npr. privolitev ali gre za obdelavo, ki je potrebna za namen izvrševanja ali sklenitve pogodbe s posameznikom) in ali je za dosego želenega zakonitega cilja oziroma namena obdelave, kot izhaja iz pravna podlage nujno potrebna obdelava vseh navedenih podatkov ter ali namena obdelave ni mogoče doseči z obdelavo osebnih podatkov, ki je manj invazivna z vidika posameznika.

2. Upravljavec mora uporabniku ob zbiranju osebnih podatkov pojasniti nekatere ključne okoliščine obdelave njegovih osebnih podatkov, na primer s kakšnim namenom bodo pridobljeni podatki uporabljeni, kdo jih zbira, na kakšni pravni podlagi in koliko časa se bodo hranili. Navedene informacije morajo biti čim bolj jasne, pregledne in uporabnikom razumljive ter lahko dostopne.

Obrazložitev

IP uvodoma pojasnjuje, da izven postopka inšpekcijskega nadzora oziroma drugega upravnega postopka nima zakonskih pooblastil za presojo zakonitosti konkretnih obdelav osebnih podatkov in morebitnih kršitev pravic posameznikov, na katere se podatki nanašajo. V nadaljevanju vam zato podajamo zgolj splošna pojasnila in pravna izhodišča v zvezi z vašimi vprašanji.

IP kot nadzorni organ na področju varstva osebnih podatkov v okviru mnenja ne more presojati skladnosti konkretne obdelave konkretnega trgovca, ki ga opisujete v vašem zaprosilu za mnenje, s predpisi s področja varstva osebnih podatkov in primerjavo praks z drugimi trgovci.

IP nadalje pojasnjuje, da mora upravljavec preden začne obdelovati osebne podatke (v konkretnem primeru pridobi kopijo kartice upokojenca ali zgolj vpogleda v kartico) presoditi dopustnost in sorazmernost obdelav osebnih podatkov. Vsaka obdelava osebnih podatkov mora potekati transparentno in skladno z določbami Splošne uredbe. Upravljavec mora uporabniku ob zbiranju osebnih podatkov pojasniti nekatere ključne okoliščine obdelave njegovih osebnih podatkov, na primer s kakšnim namenom bodo pridobljeni podatki uporabljeni, kdo jih zbira in na kateri pravni podlagi se zbirajo in koliko časa se bodo hranili. Navedene informacije morajo biti čim bolj jasne, pregledne in uporabnikom razumljive ter lahko dostopne.

V skladu s prvim odstavkom 6. člena Splošne uredbe je obdelava osebnih podatkov zakonita le in kolikor je za konkretni namen obdelave izpolnjen eden od naslednjih pogojev:

(a) posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;

(b) obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;

(c) obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;

(d) obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe;

(e) obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu;

(f) obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok.

Vsaka obdelava osebnih podatkov mora tako temeljiti na eni izmed navedenih pravnih podlag ter biti skladna s temeljnimi načeli varstva osebnih podatkov, še posebej z načelom najmanjšega obsega podatkov, ki določa, da morajo biti pod pogojem, da obstaja pravna podlaga, osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo. Navedeno načelo pomeni, da je potrebno obdelovati samo toliko osebnih podatkov posameznikov, kolikor je nujno potrebno za izpolnitev namena v konkretnem primeru. V konkretnem primeru bi moral torej upravljavec (trgovec) izkazati, da je za dosego namena obdelave (pridobitev posebnih ugodnosti za upokojence) nujno, da v kartico upokojenca ne le vpogleda, ampak jo tudi skopira.

IP pojasnjuje, da je v skladu z načelom odgovornosti vsak upravljavec odgovoren za zagotavljanje skladnosti obdelav osebnih podatkov z zakonodajo s področja varstva osebnih podatkov. V skladu s tem načelom mora upravljavec presoditi, ali je za dosego želenega cilja oziroma namena obdelave nujno potrebna obdelava vseh navedenih podatkov ter ali namena obdelave ni mogoče doseči z obdelavo osebnih podatkov, ki je manj invazivna z vidika posameznika.

IP sklepno ponavlja, da v okviru mnenja ne more presojati ustreznosti posameznih praks oziroma ravnanja posameznih zavezancev, ampak to lahko presoja le v okviru konkretnega nadzornega oziroma drugega upravnega postopka na podlagi vseh okoliščin posameznega primera.

Več o zbiranju osebnih podatkov posameznikov in zgoraj opisanih pravicah, si lahko preberete v spodnjem letaku IP:

https://www.ip-rs.si/fileadmin/user_upload/Pdf/vodniki/Vodnik_po_varstvu_osebnih_podatkov_za_posameznike.pdf

Lepo vas pozdravljamo.

dr. Jelena Virant Burnik,

informacijska pooblaščenka