Vpogled v obračun prejemkov članov Lovske družine

Datum

15.02.2024

Številka

07121-1/2024/158

Kategorije

Društva, Pravne podlage

Pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo dne 11. 2. 2024 prejeli vaše vprašanje o tem, ali imajo člani Nadzornega odbora Lovske družine pravico do vpogleda v obračun prejemkov članov društva. Vaša lovska družina v začetku leta svojim članom za preteklo leto izplačuje nošnine za uplenjeno divjad, ki so določene v Pravilniku o odnosih in delu v LD, nekatere kilometrine npr. za oskrbo lovskih koč, funkcije in podobno. Obračun se izvede na osnovi podanega poročila o opravljenemu delu v preteklem letu. Nadzorni odbor vsako leto preveri finančno poslovanje lovske družine, kjer mu je omogočen vpogled v vso dokumentacijo. Lovska družina posluje izključno preko TRR in že na osnovi vpogleda v bančne izpiske, je članom nadzornega odbora omogočeno, da se seznanijo s prejemki posameznika. Zanima vas, ali ima Nadzorni odbor pravico, do vpogleda tudi v sam obračun prejemkov posameznega člana lovske družine brez njegove pisne privolitve.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena ZVOP-2, 58. členom Splošne uredbe o varstvu podatkov, 76. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov na področju obravnavanja kaznivih dejanj (ZVOPOKD) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Pojasnjujemo še:

-da se lahko dokončno opredeljujemo do konkretnih obdelav osebnih podatkov le v nadzornih postopkih in ob upoštevanju vseh okoliščin konkretnega primera,

-da nam ni znano, katere konkretne podatke v vašem primeru vsebuje »obračun« (sklepamo, da gre za specifikacijo storitev oziroma stroškov in izračun) in

-da nam niso poznana notranja pravila vaše Lovske družine.

Po mnenju IP ima Nadzorni odbor Lovske družine načeloma tudi pravico do vpogleda v posamezne obračune brez privolitve članov, na katere se nanašajo, če je to potrebno za izvajanje pristojnosti Nadzornega odbora v skladu z notranjimi pravili Lovske družine.

Obrazložitev

Obdelava (npr. vpogled) osebnih podatkov (npr. prejemki članov) znotraj Lovske družine kot društva je zakonita, če se osebni podatki obdelujejo za namene zakonitega delovanja društva. Zakonito delovanje je tisto, ki ni v nasprotju z Zakonom o društvih in drugimi predpisi (npr. s področja lovstva) in ki je določeno z notranjimi pravili za delovanje društva (npr. statut, poslovniki, pravilniki, pristopne izjave).

Če ima Nadzorni odbor v skladu z notranjimi pravili pravico do vpogleda v posamezne in skupne prejemke članov, načeloma ni videti ovir, da ne bi imel tudi pravice do vpogleda v obračune, če to ni izrecno izključeno.

Na splošni ravni v primeru obdelav osebnih podatkov pri izvajanju nadzorne funkcije Nadzornega odbora lahko prideta v poštev dve podlagi, ki za realizacijo ne zahtevata privolitve:

-točka prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe, ki določa, da »je obdelava osebnih podatkov dopustna, če je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe« - član društva z vstopom sprejeme pravila delovanja društva, vključno s pravili o pravicah in obveznostih pri izvajanju nalog za društvo in pri povrnitvi stroškov. Pravno razmerje med članom in društvom je pravzaprav pogodbeno razmerje, preko katerega se uresničuje zakoniti interes za delovanje društva;

-točka prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe, ki določa, da »je obdelava osebnih podatkov dopustna, če je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki« - zakoniti interes društva je lahko tudi, da določeni organi društva (ne vsi člani) lahko opravljajo nadzorno funkcijo glede opravljanja del članov in financiranja.

Ti dve podlagi sta tesno povezani oziroma odvisni od notranjih pravil Lovske družine oziroma vsakega društva.

Pravica Nadzornega odbora za vpogled v osebne podatke članov je odvisna od nalog in s tem povezanih pravic in dolžnosti posameznih članov ter društvenih organov, ki so določene v pravilih za delovanje društva. Tudi društvo je zavezano spoštovati vsa načela varstva osebnih podatkov (gl. 5. člen Splošne uredbe), vključno z varno obdelavo osebnih podatkov in zmožnostjo dokazati skladnost delovanja. Zato je prav, da društvo z notranjimi akti določi, kateri organi oziroma člani s funkcijami imajo zaradi narave njihovega dela oziroma opravljanja njihovih nalog dostop do določenih osebnih podatkov oziroma dokumentov.

Glede delovanja društev je na spletni strani IP že na voljo nekaj mnenj IP in tudi smernice. Iz teh izhaja, da če določeno dejanje obdelave osebnih podatkov v društvu pomeni izvajanje dejavnosti društva, ki je v skladu s pravili delovanja društva, potem je praviloma zagotovljena tudi pravna podlaga za obdelavo v skladu z zgoraj navedenima določbama Splošne uredbe, ali povedano drugače, obdelava osebnih podatkov v društvu se šteje za zakonito, če se osebni podatki obdelujejo za namene zakonitega delovanja društva in je torej odvisna od nalog in dejavnosti, ki jih določajo pravila za delovanje društva.

Prijazen pozdrav.

Pripravil

dr. Urban Brulc, univ. dipl. prav., samostojni svetovalec IP

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav., informacijska pooblaščenka