Posredovanje osebnih podatkov delodajalcu o storjenih prekrških delavca za namen izredne odpovedi pogodbe o zaposlitvi

Datum

19.06.2023

Številka

07121-1/2023/326

Kategorije

Delovna razmerja, Posredovanje osebnih podatkov, Pravne podlage

Pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo 5. 6. 2023 prejeli vaše zaprosilo za mnenje o tem, ali lahko delodajalec pridobi osebne podatke delavca o storjenih prekrških delavca za namen izredne odpovedi pogodbe o zaposlitvi. Pojasnjujete, da je vaš zavod kot delodajalec pridobil informacijo o storjenem prekršku uslužbenca v času teka bolniškega staleža. Nadalje navajate mnenje IP št. 0712-1/2012/906 z dne 15.03.2012, na podlagi katerega menite, da lahko odvetnica delodajalca v konkretnem primeru na podlagi določb 48. člena ZDR in 82. člena ZUP pridobi podatke o storjenih prekrških, kadar so tovrstni podatki pomembni za ugotavljanje razlogov ali je posamezna zaposlena oseba kršila pogodbene in druge obveznosti iz delovnega razmerja, kar posledično predstavlja razlog za izredno odpoved pogodbe o zaposlitvi. Mnenje IP je bilo izdano na podlagi določb ZVOP-1, ki ga je nadomestil ZVOP-2, zato vas zanima, ali se je stališče IP morebiti spremenilo.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Delodajalec načeloma lahko na podlagi določb 48. člena ZDR in 82. člena ZUP pridobi podatke o storjenih prekrških v zvezi z delovnim razmerjem, kadar so tovrstni podatki pomembni za ugotavljanje razlogov, ali je posamezni zaposleni kršil pogodbene in druge obveznosti iz delovnega razmerja, kar posledično predstavlja razlog za izredno odpoved pogodbe o zaposlitvi. Konkretne presoje pa IP v mnenju ne more narediti.

IP opozarja še na upoštevanje določb glede postopkovnega vidika, in sicer sta posebej pomembna 39. in 41. člen ZVOP-2, ki določata okvir za posredovanje podatkov za javni sektor (39. člen) in pa postopek posredovanja osebnih podatkov (41. člen). Po 41. členu ZVOP-2 mora zahteva za posredovanje osebnih podatkov med drugim vsebovati konkretno pravno podlago za pridobitev zahtevanih osebnih podatkov (sklicevati se je treba na konkretne določbe in ne samo splošno na zakon).

O b r a z l o ž i t e v:

IP pojasnjuje, da spremembe, ki jih je uvedel ZVOP-2 načeloma ne vplivajo na vsebinski vidik posredovanja osebnih podatkov, ki ga opisujete. Kot izhaja že iz mnenja, ki ga navajate v svojem dopisu (št. 0712-1/2012/906 z dne 15.03.2012), se po določbah ZDR-1 osebni podatki delavcev lahko zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in posredujejo tretjim osebam samo, če je to določeno s tem ali drugim zakonom, ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem (48. člen ZDR-1).

Na podlagi 109. člena ZDR-1 lahko delavec ali delodajalec izredno odpovesta pogodbo o zaposlitvi, če obstajajo razlogi, določeni s tem zakonom in če ob upoštevanju vseh okoliščin in interesov obeh pogodbenih strank ni mogoče nadaljevati delovnega razmerja do izteka odpovednega roka oziroma do poteka časa, za katerega je bila sklenjena pogodba o zaposlitvi. Nadalje zakon določa, da lahko delodajalec delavcu na podlagi 1. odstavka 110. člena ZDR-1 izredno odpove pogodbo o zaposlitvi, če delavec naklepoma ali iz hude malomarnosti huje krši pogodbene ali druge obveznosti iz delovnega razmerja.

Nadalje iz določb 1. odstavka 58. člena Zakona o prekrških (Uradni list RS, št. 29/2011 – UPB, s sprem. in dop; v nadaljevanju ZP-1) izhaja, da se v hitrem postopku glede pristojnosti, zastopanja, jezika v postopku, vlog, vabil, zapisnikov, odločb, pregledovanja in prepisovanja spisov, rokov in narokov, vročanja in izločitve uradnih oseb smiselno uporabljajo določila Zakona o splošnem upravnem postopku (Uradni list RS, št. 24/06 – UPB, s sprem. in dop.; v nadaljevanju ZUP).

Ker gre v konkretnem primeru za izredno odpoved pogodbe o zaposlitvi, katere stranki sta delavec in delodajalec, IP meni, da je mogoče, da ima delodajalec kot pogodbena stranka na podlagi določil 82. člena ZUP pravni interes za pregled dokumentov in pridobivanje obvestila o poteku prekrškovnega postopka, če so za to izpolnjeni pogoji povezani z ugotavljanjem kršitev obveznosti iz delovnega razmerja. Kot izhaja iz 1. odstavka 82. člena ZUP, imajo stranke pravico pregledovati dokumente zadeve in na svoje stroške prepisati ali preslikati potrebne dokumente v fizični ali elektronski obliki. Pregledovanje, prepisovanje in preslikovanje dokumentov nadzoruje določena uradna oseba, ali pa poteka v informacijskem sistemu organa ali v informacijskem sistemu za sprejem vlog, vročanje in obveščanje, v katerem stranka svojo istovetnost dokaže s svojim kvalificiranim potrdilom za elektronski podpis. Pravico iz prejšnjega odstavka ima tudi vsakdo drug, ki verjetno izkaže, da ima od tega pravno korist.

IP nadalje razlaga, da tudi Zakon o nalogah in pooblastilih policije (Uradni list RS, št. 15/13, s sprem. in dop.; v nadaljevanju ZNPPol) v prvem odstavku 116. člena določa, da mora policija podatke, zbrane pri obravnavanju dogodka ali opravljanju policijskih nalog, na obrazloženo pisno zahtevo, v kateri morajo biti izkazane okoliščine iz četrtega odstavka 40. člena ZNPPol (izkazana premoženjska in nepremoženjska škoda, telesna poškodba, sum storitve kaznivega dejanja ali prekrška in podobni primeri) posredovati osebi, ki izkaže pravni interes. Upravičena oseba mora v pisni zahtevi natančno opredeliti vrsto podatka in namen, za katerega ga potrebuje.

Ob tem pa IP posebej opozarja na upoštevanje določb glede postopkovnega vidika oziroma glede samega postopka posredovanja osebnih podatkov po ZVOP-2, kar za osebe javnega sektorja urejata 39. in 41. člen ZVOP-2.

39. člen določa, da lahko osebe javnega sektorja posredujejo osebne podatke drugim osebam javnega sektorja ali drugim fizičnim ali pravnim osebam, če je za posredovanje dana pravna podlaga v skladu s 6. členom tega zakona, ter na podlagi zahteve iz prvega odstavka 41. člena ZVOP-2, razen če drug zakon določa drugače.

Po 41. členu ZVOP-2 mora zahteva za posredovanje osebnih podatkov vsebovati:

1. podatke o vlagatelju zahteve (za fizično osebo: osebno ime, naslov stalnega ali začasnega prebivališča; za samostojnega podjetnika posameznika, posameznika, ki samostojno opravlja dejavnost, ter za pravno osebo: naziv oziroma firmo in naslov oziroma sedež in matično številko) ter podpis vlagatelja oziroma pooblaščene osebe;

2. pravno podlago za pridobitev zahtevanih osebnih podatkov;

3. namen obdelave osebnih podatkov oziroma razloge, ki izkazujejo potrebnost in primernost osebnih podatkov za dosego namena pridobitve;

4. predmet in številko ali drugo identifikacijo zadeve, v zvezi s katero so osebni podatki potrebni, ter navedbo organa ali drugega subjekta, ki obravnava zadevo;

5. vrste osebnih podatkov, ki naj se mu posredujejo;

6. obliko in način pridobitve zahtevanih osebnih podatkov.

Posebej opozarjamo na 2. točko 41. člena ZVOP-2, ki določa, da mora biti v vsebini zahteve izkazana pravna podlaga za pridobitev zahtevanih osebnih podatkov. Ta mora biti konkretna in ne sme vsebovati zgolj širokega sklicevanja na zakon, ampak na določbe zakona, ki omogočajo preverjanje ustreznosti pravne podlage.

Konkretne presoje pa IP v mnenju ne more izvesti, saj je to naloga in odgovornost upravljavca. Delodajalec torej na podlagi določb 48. člena ZDR in 82. člena ZUP lahko pridobi podatke o storjenih prekrških, kadar izkaže, da so tovrstni podatki pomembni za ugotavljanje razlogov, ali je posamezni zaposleni kršil pogodbene in druge obveznosti iz delovnega razmerja v zvezi z ugotavljanjem razlogov za izredno odpoved pogodbe o zaposlitvi. Pri tem pa je nujno spoštovati določbe ZVOP-2 in Splošne uredbe, posebej 39. in 41. člen ZVOP-2 (posredovanje osebnih podatkov na podlagi zahteve, ki mora izkazati konkretno pravno podlago).

V upanju, da smo odgovorili na vaše vprašanje, lase lepo pozdravljamo.

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.

informacijska pooblaščenka