Zakonitost posredovanja elektronskih sporočil staršem v okviru sindikalne akcije

Datum

28.04.2025

Številka

07121-1/2025/543

Kategorije

Privolitev, Vrtec

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je po e-pošti prejel vaše zaprosilo za mnenje. Navajate, da sindikat v vrtcih izvaja akcijo zbiranja podpisov, katere namen je s podporo zaposlenih v predšolski vzgoji in staršev otrok doseči spremembe glede števila otrok v oddelkih vrtcev. Sprašujete:

⎯ Ali je uporaba kontaktnih podatkov staršev (npr. elektronskih naslovov), ki jih vrtci sicer zbirajo in obdelujejo za namene izvajanja predšolske vzgoje, zakonita tudi za potrebe posredovanja informacij o sindikalnih aktivnostih (npr. poziv k podpisu peticije)?

⎯ Pod katerimi pogoji, če sploh, bi bilo takšno posredovanje informacij dopustno v  skladu s predpisi o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2 in Splošna uredba o varstvu podatkov)?

***

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Upravljavec mora za vsako obdelavo osebnih podatkov zagotoviti ustrezno pravno podlago, določeno s prvim odstavkom 6. člena Splošne uredbe, v konkretnem primeru bi to lahko bila privolitev posameznika.

Obrazložitev

Uvodoma poudarjamo, da IP izven postopka inšpekcijskega nadzora oziroma drugega upravnega postopka konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati.

Pojasnjujemo, da mora biti za vsako obdelavo osebnih podatkov podana ustrezna pravna podlaga skladno s prvim odstavkom 6. člena Splošne uredbe:

(a)posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;

(b)obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;

(c)obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;

(d)obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe;

(e)obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu;

(f)obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok.

Pri tem opozarjamo, da se točka (f) ne uporablja za obdelavo s strani javnih organov pri opravljanju njihovih nalog.

Pojasnjujemo, da je obdelava kontaktnih podatkov staršev predšolskih otrok urejena v Zakonu o vrtcih (v nadaljevanju: ZVrt)[1]. Skladno s tretjim odstavkom 44. člena ZVrt vrtec vzpostavi evidenco vključenih otrok. Evidenca vključenih otrok med drugim vsebuje tudi osebno ime ter naslov prebivališča otroka in staršev, EMŠO otrok in staršev, naslov za stike in telefonsko številko osebe ali naslov elektronske pošte osebe, ki je vzgojitelju dosegljiva med otrokovim bivanjem v vrtcu. Nadalje je izrecno določeno, da vrtec zbira osebne podatke v evidenci vključenih otrok zaradi ustreznega dela z otrokom pri izvedbi programov, zaradi sodelovanja s starši in zaradi spremljanja plačil staršev za program vrtca. Pravno podlago za obdelavo navedenih osebnih podatkov v tem primeru torej že določa sam zakon (v povezavi z zgoraj citirano točko (c) prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe) in sicer zgolj za navedene namene, npr. zaradi sodelovanja s starši. Vendar IP meni, da je uporaba kontaktnih podatkov na tej pravni podlagi namenjena izvajanju konkretnega varstva otroka, ne pa obveščanju o sindikalnih aktivnostih s strani tretje osebe.

IP meni, da bi lahko bila pravna podlaga za obdelavo kontaktnih podatkov staršev v navedene namene npr. njihova privolitev po (a) točki prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe. Priporočamo, da šole preučijo obstoječe privolitve staršev, ali so podane tudi za ta konkretni namen (npr. za obveščanje o sindikalnih aktivnostih). Prav tako bi morala obstajati privolitev staršev za posredovanje njihovih kontaktnih podatkov v zvezi z obveščanjem tretji osebi, v kolikor bi sindikat želel pridobiti kontakte staršev in se na njih obrniti neposredno. Poudarjamo, da mora biti privolitev vedno prostovoljna, specifična, informirana ter nedvoumna in da se lahko kadarkoli prekliče. Upravljavec mora natančno opredeliti, kakšen je namen podane privolitve in na kakšen način bodo prejeti podatki obdelani. Več o privolitvi lahko preberete na: https://www.ip-rs.si/zakonodaja/reforma-evropskega-zakonodajnega-okvira-za-varstvo-osebnih-podatkov/ključna-področja-uredbe/privolitev. Prav tako opozarjamo, da morajo starši prejeti ustrezne informacije o obdelavi osebnih podatkov, kot to določa 13. člen Splošne uredbe (med drugim tudi glede namena in pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov). Več informacij je dostopnih na spletni strani IP: https://www.ip-rs.si/zakonodaja/reforma-evropskega-zakonodajnega-okvira-za-varstvo-osebnih-podatkov/ključna-področja-uredbe/obveščanje-posameznikov-o-obdelavi-osebnih-podatkov.

Če šola v namen posredovanja informacij o sindikalnih aktivnostih oz. peticijah v zvezi z izvajanjem izobraževanja ni pridobila ustreznega soglasja staršev vam priporočamo, da jih o tem obvestite na druge ustrezne načine (oglasna deska, obveščanje na roditeljskih sestankih, itd.).

V upanju, da vam bodo naši napotki v pomoč, vas lepo pozdravljamo.

dr. Jelena Virant Burnik,

informacijska pooblaščenka

Pripravila:

Barbara Žurej, univ. dipl. prav., svetovalka pooblaščenca za preventivo

---

[1]Uradni list RS, št. 100/05 – uradno prečiščeno besedilo, 25/08, 98/09 – ZIUZGK, 36/10, 62/10 – ZUPJS, 94/10 – ZIU, 40/12 – ZUJF, 14/15 – ZUUJFO, 55/17 in 18/21.