Posredovanje osebnih podatkov novemu upravniku

Datum

29.07.2024

Številka

07121-1/2024/875

Kategorije

Posredovanje osebnih podatkov, Stanovanjsko in nepremičninsko pravo

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je po e-pošti prejel vaše zaprosilo za mnenje. Opisujete, da ste novi upravnik in bi potrebovali davčne številke etažnih lastnikov, saj se v stavbi oddajajo skupni prostori v najem. Kot upravnik ste dolžni poročati o oddajanju davčnim organom, pri čemer potrebujete davčne številke stanovalcev. Prejšnji upravnik vam ne želi predati davčnih številk s pojasnilom, da gre za varstvo osebnih podatkov. Podatke ste želeli pridobiti s strani Ministrstva za finance, ki pa vam je odgovorilo, da bi vam lahko podatke posredovali, če jim pošljete datum rojstva ali EMŠO stanovalcev. Upravnik vam ne želi posredovati osebnih podatkov za izvajanje aktivnosti, ki so pogodbeno določene in jih morate izvajati v imenu lastnikov.

* * *

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

IP se z nezavezujočim mnenjem ne more dokončno opredeliti glede zakonitosti posredovanja osebnih podatkov novemu upravniku. Upravnik mora torej presoditi, ali je za obdelavo osebnih podatkov (zbiranje in njihovo posredovanje) podana ustrezna pravna podlaga (npr. izvajanje pogodbe po zgoraj citirani točki (b) prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe) ter kateri podatki so nujni za izpolnjevanje njegovih nalog oziroma se nanašajo na dejansko upravljanje večstanovanjskega objekta in so s tem predmet predaje novemu upravniku.

Posameznike morate kot novi upravnik o obdelavi osebnih podatkov tudi ustrezno obvestiti kot to zahtevata 13. člen (če so bili podatki prejeti s strani posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki) oz. 14. člen Splošne uredbe (če so bili osebni podatki prejeti z drugih virov).

Obrazložitev

Pri tem IP uvodoma poudarja, da izven postopka inšpekcijskega nadzora oziroma drugega upravnega postopka konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati.

Na podobno vprašanje, kot je vaše, je IP že odgovarjal z nezavezujočima mnenjema št. 07121-1/2023/815 z dne 16.6. 2023 in mnenjem št. 07121-1/2020/1162 z dne 29. 6. 2020. Mnenja IP so dostopna s pomočjo iskalnikov na: https://www.ip-rs.si/mnenja-zvop-2/.

Uvodoma pojasnjujemo, da mora biti za vsako obdelavo osebnih podatkov (tako zbiranje osebnih podatkov, kot npr. za njihov prenos novemu upravniku) podana ustrezna pravna podlaga skladno s prvim odstavkom 6. člena Splošne uredbe:

(a)posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;

(b)obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;

(c)obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;

(d)obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe;

(e)obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu;

(f)obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok.

Ob tem opozarjamo, da se točka (f) ne uporablja za obdelavo s strani javnih organov pri opravljanju njihovih nalog.

Tretji odstavek 50. člena Stanovanjskega zakona (Uradni list RS, št. 69/03, 18/04 – ZVKSES, 47/06 – ZEN, 45/08 – ZVEtL, 57/08, 62/10 – ZUPJS, 56/11 – odl. US, 87/11, 40/12 – ZUJF, 14/17 – odl. US, 27/17, 59/19, 189/20 – ZFRO, 90/21, 18/23 – ZDU-1O in 77/23 – odl. USP, SZ-1) v zvezi s pooblastili upravnika določa, da je upravnik na podlagi tega zakona pooblaščen za obdelavo osebnih podatkov, ki jih je dolžan zbirati, voditi in posredovati pristojnim organom v skladu s SZ-1. Kot smo pojasnili v zgoraj citiranem mnenju št. 07121-1/2023/815, mora upravnik za vsak konkreten primer posebej presojati, katera je pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov in katere osebne podatke je upravičen obdelovati za opravljanje posameznih nalog. Ob tem mora upoštevati tudi t.i. načelo najmanjšega obsega podatkov, po katerem morajo biti osebni podatki ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo.

Tudi za posredovanje osebnih podatkov mora upravljavec zagotoviti ustrezno pravno podlago, npr. izvajanje pogodbe po zgoraj citirani točki (b) prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe. Več o tem lahko preberete v citiranem mnenju 07121-1/2020/1162.

Izpostavljamo tudi drugi odstavek 61. člena SZ-1, ki določa, da mora upravnik po prenehanju pogodbe o opravljanju upravniških storitev novemu upravniku izročiti vse pogodbe, dovoljenja in druge listine, ki se nanašajo na upravljanje večstanovanjske stavbe, ter obvestiti tiste dobavitelje in izvajalce storitev, ki izvršujejo dobavo oziroma opravljajo storitve za večstanovanjsko stavbo, katere upravnik je bil. IP meni, da mora upravnik sam presoditi, kateri podatki so nujni za izpolnjevanje njegovih nalog oziroma se nanašajo na dejansko upravljanje večstanovanjskega objekta in so s tem predmet predaje novemu upravniku.

Opozarjamo, da je za nadzor nad citirano določbo drugega odstavka 61. člena SZ-1 pristojna Stanovanjska inšpekcija. V zvezi z varstvom osebnih podatkov dodatno izpostavljamo, da bi lahko podatke zahtevali na podlagi 40. člena ZVOP-2, ki opredeljuje način posredovanja osebnih podatkov, ki ga izvedejo osebe zasebnega sektorja in sicer določa, da osebe zasebnega sektorja posredujejo osebne podatke drugim fizičnim ali pravnim osebam ali osebam javnega sektorja samo na podlagi zahteve iz prvega odstavka 41. člena tega zakona, iz katere izhaja veljavna pravna podlaga za pridobitev podatkov in utemeljenost zahteve, razen če zakon določa drugače. Več o zahtevi lahko preberete v mnenju št. 07121-1/2023/1639 z dne 21. 2. 2024.

Če menite, da obstaja pravna podlaga za obdelavo davčnih številk etažnih lastnikov, lahko podatke z njihove strani pridobite tudi sami. Ob tem vas opozarjamo na obveznost obveščanja posameznikov o obdelavi osebnih podatkov - skladno s 13. členom Splošne uredbe jih morate obvestiti npr. o namenih, pravni podlagi za obdelavo, roku hrambe, uporabnikih itd. Tudi v primeru, da bi podatke prejeli s strani bivšega upravnika, obstaja obveznost obveščanja posameznikov o obdelavi njihovih podatkov in sicer po 14. členu Splošne uredbe. Več o tem lahko preberete v citiranem mnenju št. 07121-1/2020/1162 in na: https://www.ip-rs.si/zakonodaja/reforma-evropskega-zakonodajnega-okvira-za-varstvo-osebnih-podatkov/ključna-področja-uredbe/obveščanje-posameznikov-o-obdelavi-osebnih-podatkov.

Več o obdelavi osebnih podatkov s strani upravnika lahko preberete tudi v Smernicah za upravnike večstanovanjskih stavb, ki so dostopne na: https://www.ip-rs.si/fileadmin/user_upload/Pdf/smernice/Smernice_za_upravnike_vecstanovanjskih_stavb.pdf.

V upanju, da vam bodo naša napotila v pomoč, vas lepo pozdravljamo.

dr. Jelena Virant Burnik, informacijska pooblaščenka

Pripravila

Barbara Žurej, univ. dipl. prav., svetovalka pooblaščenca za preventivo