Beleženje prihodov in odhodov najemnikov njive

Datum

27.08.2024

Številka

07121-1/2024/977

Kategorije

Informiranje posameznika, Pravne podlage

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je po e-pošti prejel vaše zaprosilo za mnenje. Opisujete, da imate v proizvodnem obratu, kjer se prideluje zelenjava, v najemu njivo, do katere vstopate skozi zapornico (kjer vstopajo tudi obiskovalci). Obveščeni ste bili, da se bodo po novem beležili vsi prihodi in odhodi najemnikov njive, ne bodo pa se beležili vstopi obiskovalcev. Sprašujete, ali je takšno beleženje s strani upravitelja njiv zakonito. Pojasnjujete tudi, da takšen režim beleženja v najemni pogodbi ni predviden.

* * *

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Lastnik njiv kot upravljavec mora izkazati ustrezno pravno podlago po prvem odstavku 6. člena Splošne uredbe (npr. izvajanje pogodbe). Upoštevati mora tudi t.i. načelo najmanjšega obsega podatkov, skladno s katerim morajo biti osebni podatki ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo. IP tako z nezavezujočim mnenjem ne more vnaprej odgovoriti na vprašanje, ali je zbiranje navedenih podatkov zakonito. O konkretni obdelavi bi lahko odločal zgolj v konkretnem inšpekcijskem postopku.

Posameznikom morajo biti pred obdelavo osebnih podatkov zagotovljene informacije o obdelavi osebnih podatkov skladno s 13. členom Splošne uredbe (npr. nameni ter pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov, uporabniki osebnih podatkov, obdobje hrambe, itd.). Predlagamo vam, da se pred posredovanjem svojih osebnih podatkov vedno prepričate, v katere namene jih želi upravljavec prejeti.

Obrazložitev

Uvodoma poudarjamo, da IP izven postopka inšpekcijskega nadzora oziroma drugega upravnega postopka konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati.

Glede vaših navedb, da je lastnik njive pričel zbirati podatke o prihodih in odhodih najemnikov vam lahko IP v okviru nezavezujočega mnenja zgolj pojasni, da mora imeti vsak upravljavec za obdelavo osebnih podatkov ustrezno pravno podlago iz 6. člena Splošne uredbe, npr. skladno s točko a) prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe je obdelava dopustna, če je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov, skladno s točko b) pa, če je potrebna za izvajanje pogodbe (npr. najemne pogodbe), katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe. Kot smo poudarili v mnenju št. 07121-1/2021/684 z dne 9. 4. 2021, je ta pravna podlaga ustrezna le, če je obdelava določenih osebnih podatkov objektivno potrebna za namen, ki je sestavni del pogodbene storitve. To pa ni preprosto ocena, kaj je dovoljeno na podlagi pogodbenih določb oziroma kaj je v njih zapisano. Upravljavec mora biti sposoben dokazati, da ne more izpolniti pogodbe, če ne pride do določene vrste obdelav osebnih podatkov. Pogodba torej ne more umetno razširiti kategorij osebnih podatkov ali vrste postopkov obdelave, ki jih upravljavec potrebuje za izvršitev pogodbe.

Ob tem opozarjamo, da se lahko zaradi sklenitve pogodbe obdelujejo zgolj tisti osebni podatki, ki so za izvajanje te pogodbe nujno potrebni. Upravljavec mora namreč spoštovati tudi t.i. načelo najmanjšega obsega podatkov, skladno s katerim morajo biti osebni podatki ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo. Izbira ustrezne pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov, upoštevajoč konkretne okoliščine in namen obdelave, je obveznost upravljavca.

Več o privolitvi kot o pravni podlagi lahko preberete na: https://www.ip-rs.si/zakonodaja/reforma-evropskega-zakonodajnega-okvira-za-varstvo-osebnih-podatkov/ključna-področja-uredbe/privolitev.

Poudarjamo pa, da preden posamezniki upravljavcu posredujejo svoje osebne podatke, morajo biti tudi podrobno informirani o obdelavi osebnih podatkov, kot to določa 13. člen Splošne uredbe. Tako morajo npr. prejeti informacije o namenih ter pravni podlagi za obdelavo osebnih podatkov; uporabnikih osebnih podatkov; obdobju hrambe osebnih podatkov; pravicah posameznika, itd. Predlagamo vam, da vedno zahtevate navedene informacije od upravljavca, preden mu posredujete svoje osebne podatke in preverite, v katere namene jih želi prejeti oz. nadalje obdelovati. Več informacij glede obveščanja posameznikov je dostopnih na: https://www.ip-rs.si/zakonodaja/reforma-evropskega-zakonodajnega-okvira-za-varstvo-osebnih-podatkov/ključna-področja-uredbe/obveščanje-posameznikov-o-obdelavi-osebnih-podatkov.

Če ste osebne podatke že posredovali, lahko skladno s Splošno uredbo uveljavljate tudi pravico dostopa skladno s 15. členom Splošne uredbe. Posameznik ima namreč od upravljavca pravico pridobiti potrditev, ali se v zvezi z njim obdelujejo osebni podatki, in v teh primerih tudi dostop do osebnih podatkov ter nekatere informacije, kot so npr. nameni obdelave. Več o tem lahko preberete na https://tiodlocas.si/zelim-vedeti-kaj-pocnejo-z-mojimi-podatki/.

Če menite, da so bili vaši osebni podatki nezakonito obdelani, lahko podate prijavo pri IP. Pomagate si lahko z obrazcem »Enotna vloga zaradi kršitve varstva osebnih podatkov (Obrazec VOP prijava)«, ki je objavljen na povezavi: https://www.ip-rs.si/obrazci/varstvo-osebnih-podatkov/.

V upanju, da vam bodo naša napotila v pomoč, vas lepo pozdravljamo.

dr. Jelena Virant Burnik, informacijska pooblaščenka

Pripravila

Barbara Žurej, univ. dipl. prav., svetovalka pooblaščenca za preventivo