Pridobitev telefonskih številk zaposlenih

Datum

15.05.2023

Številka

07121-1/2023/639

Kategorije

Delovna razmerja, Moderne tehnologije, Privolitev

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je po e-pošti prejel vaše zaprosilo za mnenje. Sprašujete, kako lahko od vaših zaposlenih naknadno pridobite telefonsko številko zasebnega mobilnega telefona za potrebe pridobivanja informacij, ki se tičejo plače (bolniški list itd.) in kakšne so vaše možnosti glede tega. Pojasnjujete, da v vašem podjetju ne boste imeli več službenih telefonov.

***

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Delodajalec lahko obdeluje osebne podatke samo, če je to določeno s tem ali drugim zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem.

Zasebno telefonsko številko zaposlenega bi lahko obdeloval npr. na podlagi njegove privolitve, ki pa jo lahko posameznik resnično brez kakršnihkoli posledic za delovno razmerje odkloni. Pojasnjujemo tudi, da mora biti privolitev vedno prostovoljna, specifična, informirana ter nedvoumna in da se lahko kadarkoli prekliče.

O obdelavi osebnih podatkov mora delodajalec zaposlenemu podati tudi ustrezne informacije o obdelavi osebnih podatkov skladno s 13. členom Splošne uredbe.

Obrazložitev

Uvodoma poudarjamo, da IP izven postopka inšpekcijskega nadzora oziroma drugega upravnega postopka konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati. V okviru nezavezujočega mnenja vam lahko podamo zgolj splošna pojasnila in priporočila.

Pojasnjujemo, da mora biti za vsako obdelavo osebnih podatkov podana ustrezna pravna podlaga skladno s prvim odstavkom 6. člena Splošne uredbe:

(a)posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;

(b)obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;

(c)obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;

(d)obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe;

(e)obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu;

(f)obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok.

Pri tem opozarjamo, da se točka (f) ne uporablja za obdelavo s strani javnih organov pri opravljanju njihovih nalog.

Nadalje pojasnjujemo, da lahko delodajalec skladno z 48. členom Zakona o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 21/13, 78/13 – popr., 47/15 – ZZSDT, 33/16 – PZ-F, 52/16, 15/17 – odl. US, 22/19 – ZPosS, 81/19, 203/20 – ZIUPOPDVE, 119/21 – ZČmIS-A, 202/21 – odl. US, 15/22 in 54/22 – ZUPŠ-1, v nadaljevanju: ZDR-1) obdeluje osebne podatke samo, če je to določeno s tem ali drugim zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem.

Delodajalec bi lahko torej lahko pridobil zasebno telefonsko številko zaposlenega za namene kot izpostavljate v zaprosilu, če ima za to ustrezno pravno podlago, na primer ustrezno privolitev (točka (a) prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe). Poudarjamo, da pride privolitev v delovnem razmerju zaradi neenakosti moči strank v delovnopravnih razmerjih kot pravna podlaga v poštev zgolj izjemoma in sicer pod pogojem, da lahko posameznik resnično brez kakršnihkoli posledic za delovno razmerje privolitev odkloni. Pojasnjujemo tudi, da mora biti privolitev vedno prostovoljna, specifična, informirana ter nedvoumna in da se lahko kadarkoli prekliče. Več informacij o veljavnosti privolitve je na voljo na: https://www.ip-rs.si/zakonodaja/reforma-evropskega-zakonodajnega-okvira-za-varstvo-osebnih-podatkov/ključna-področja-uredbe/privolitev.

Če bi v konkretnem primeru delodajalec odločil, da je stalna dosegljivost določenega delavca preko telefona nujno potrebna zaradi opravljanja njegovih nalog, bi mu moral zagotoviti temu primerna delovna sredstva (npr. službeni telefon). IP meni, da lahko delavec da na voljo tudi svoja delovna sredstva (na primer preusmeritev na svoj mobilni telefon), če v to privoli (glej zgoraj) oz. se tako dogovorita s pogodbo o zaposlitvi (točka (b) prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe), po dogovoru tudi s primerno odmero uporabnine.

Delodajalec mora zaposlenemu skladno s 13. členom Splošne uredbe, še preden pridobi njegove osebne podatke, podati informacije o obdelavi osebnih podatkov, kot so npr. kdo obdeluje osebne podatke, zakaj jih obdeluje, komu osebne podatke posreduje, koliko časa se bodo osebni podatki hranili, itd.

Več informacij o obdelavi osebnih podatkov v delovnem razmerju pa si lahko preberete tudi v Smernicah Varstvo osebnih podatkov v delovnih razmerjih, ki so dosegljive na https://www.ip-rs.si/publikacije/priročniki-in-smernice/smernice-po-splošni-uredbi-o-varstvu-podatkov-gdpr/varstvo-osebnih-podatkov-v-delovnih-razmerjih in v Priročniku »Kako so moji podatki varovani v delovnem razmerju?«, ki je dostopen na https://www.ip-rs.si/fileadmin/user_upload/Pdf/brosure/brosura_delovna_populacija.pdf.

V upanju, da ste dobili odgovor na svoje vprašanje, vas lepo pozdravljamo.

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav., informacijska pooblaščenka

Pripravila

Barbara Žurej, univ. dipl. prav.

svetovalka pooblaščenca za preventivo