Rok hrambe osebnih podatkov v evidenci delovnega časa in pristopne kontrole

Datum

26.01.2026

Številka

07121-1/2026/37

Kategorije

Delovna razmerja, Rok hrambe OP

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje glede rokov hrambe v evidenci delovnega časa in pristopne kontrole zaposlenih. 

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, 40/25 – ZInfV-1; v nadaljevanju: ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, 51/07 – ZUstS-A; ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Dokumenti s podatki o delavcu, za katerega se preneha voditi evidenca o izrabi delovnega časa, se hranijo kot listina trajne vrednosti, ki jo je delodajalec dolžan predložiti na zahtevo pristojnega organa.

Vsebina dnevnika obdelave se hrani dve leti od zaključka koledarskega leta, v katerem so bila zabeležena dejanja obdelave, če drug zakon ne določa drugače. Kadar je z oceno učinka ali analizo upoštevnih tveganj ugotovljeno tveganje, ki ga je mogoče učinkovito upravljati s podaljšanjem roka hrambe, se sme dnevnik obdelave hraniti največ pet let od zaključka koledarskega leta, v katerem so bila zabeležena dejanja obdelave; kadar so za seznanitev s podatki iz dnevnika določene omejitve iz 18. člena ZVOP-2, se vsebina dnevnika obdelave hrani dve leti po prenehanju omejitev, če drug zakon ne določa drugače.

Obrazložitev

IP uvodoma poudarja, da lahko podaja neobvezujoča mnenja in pojasnila, ne sme pa izven konkretnih nadzornih ali drugih upravnih postopkov preverjati primernosti izbrane pravne podlage ali namenov oziroma obsega obdelave osebnih podatkov v konkretnem primeru.

IP uvodoma pojasnjuje, da mora imeti upravljavec za vsako obdelavo osebnih podatkov, tudi za njihovo hrambo, zakonito in ustrezno pravno podlago. Prvi odstavek 6. člena ZVOP-2 določa, da se osebni podatki lahko obdelujejo le takrat in v obsegu, kadar je to v skladu s pravnimi podlagami za obdelavo osebnih podatkov iz prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe. V skladu z navedenim je obdelava osebnih podatkov tako zakonita le in kolikor je za konkretni namen obdelave in konkretne osebne podatke izpolnjen eden od naslednjih pogojev:

(a)posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;

(b)obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;

(c)obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;

(d)obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe;

(e)obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu;

(f)obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok.«.

IP splošno pojasnjuje, da glede obdelave osebnih podatkov delavcev sicer veljajo načeloma enaka pravila za delodajalce v zasebnem in javnem sektorju, pri čemer so za ugotavljanje zakonitosti konkretne obdelave pomembni posamezni področni predpisi. Zakon o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 21/13, 78/13 – popr., 47/15 – ZZSDT, 33/16 – PZ-F, 52/16, 15/17 – odl. US, 22/19 – ZPosS, 81/19, 203/20 - ZIUPOPDVE, 119/21 - ZČmlS-A, 202/21 - odl. US, 15/22, 54/22 – ZUPŠ-1, 114/23, 136/23 – ZIUZDS, 70/25 – ZUTD-I; v nadaljevanju: ZDR-1) v 48. členu določa, da se lahko osebni podatki delavcev zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in posredujejo tretjim osebam samo, če je to določeno s tem ali drugim zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. Nadalje ZDR-1 v tretjem odstavku 48. člena določa, da se morajo osebni podatki delavcev, za zbiranje katerih ne obstoji več zakonska podlaga, takoj zbrisati in prenehati uporabljati.

Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti (Uradni list RS, št. 40/06, 50/23, 24/25; v nadaljevanju: ZEPDSV) v 12. členu določa vrste evidenc, ki jih morajo voditi delodajalci in med njimi je tudi evidenca o izrabi delovnega časa. Njeno vsebino ZEPDSV določa v 18. členu, način njenega vodenja pa v 19. členu. Evidenca o izrabi delovnega časa se začne za posameznega delavca voditi z dnem, ko sklene pogodbo o zaposlitvi, preneha pa z dnem, ko mu preneha pogodba o zaposlitvi.  Dokumenti s podatki o delavcu, za katerega se preneha voditi evidenca o izrabi delovnega časa, se hranijo kot listina trajne vrednosti, ki jo je delodajalec dolžan predložiti na zahtevo pristojnega organa. Navedena določba torej jasno predpisuje rok hrambe podatkov in na to ne v ničemer ne vpliva lokacija oziroma mesto, kjer so ti podatki shranjeni.

Glede revizijskih sledi IP pojasnjuje, da ZVOP-2 v 22. členu določa obveznost vodenja dnevnika obdelave v primeru določenih obdelav osebnih podatkov ter njegovo vsebino. Dnevnik obdelav mora tako vsebovati podatke o naslednjih dejanjih obdelave osebnih podatkov:

1.zbiranje;

2.spreminjanje;

3.vpogled;

4.razkritje, vključno s prenosi;

5.izbris;

6.druga dejanja obdelave, ki jih določa zakon.

Za zgoraj našteta dejanja obdelave mora dnevnik obdelav vsebovati: vrsto dejanja obdelave, datum in čas obdelave, identifikacijo osebe, ki je izvedla dejanje obdelave, ter identifikacijo uporabnikov osebnih podatkov, da je mogoče naknadno ugotoviti točno identiteto teh oseb. Dodatne vsebine dnevnika obdelave lahko določi upravljavec ob upoštevanju ocene učinka.

IP pojasnjuje, da je namen vodenja dnevnikov obdelave določen v tretjem odstavku 22. člena ZVOP-2, in sicer: izkazovanje zakonitosti obdelave ter izvajanje notranjega nadzora, izvajanje nadzorov ali drugih zakonsko določenih preverjanj s strani nadzornega organa ali drugih pristojnih organov, zagotavljanje celovitosti in varnosti osebnih podatkov ter odpravljanje napak v delovanju informacijskega sistema ali obdelavi podatkov. Dnevnik obdelav je tako ključno orodje, ki omogoča in olajša posameznemu upravljavcu dokazovanje zakonitosti obdelave osebnih podatkov. IP ob tem dodaja, da izkušnje kažejo, da imajo sodobni registratorji delovnega časa ter njihovi zaledni sistemi praviloma že samodejno na voljo t.i. revizijsko sled, v kateri se beležijo vpogledi in spremembe podatkov

Glede roka hrambe dnevnika obdelav IP pojasnjuje, da peti odstavek 22. člena ZVOP-2 določa, da se vsebina dnevnika obdelave hrani dve leti od zaključka koledarskega leta, v katerem so bila zabeležena dejanja obdelave, če drug zakon ne določa drugače. Kadar je z oceno učinka ali analizo upoštevnih tveganj ugotovljeno tveganje, ki ga je mogoče učinkovito upravljati s podaljšanjem roka hrambe, se sme dnevnik obdelave hraniti največ pet let od zaključka koledarskega leta, v katerem so bila zabeležena dejanja obdelave; kadar so za seznanitev s podatki iz dnevnika določene omejitve iz 18. člena ZVOP-2, se vsebina dnevnika obdelave hrani dve leti po prenehanju omejitev, če drug zakon ne določa drugače. IP ob tem dodaja, da je, v kolikor področna zakonodaja tako določa, rok hrambe lahko tudi ustrezno daljši.

V nasprotju z evidenco izrabe delovnega časa rok hrambe evidence kontrole pristopa ni zakonsko določen. V skladu z načelom omejitve shranjevanja iz člena 5.1(e) Splošne uredbe morajo biti osebni podatki hranjeni v obliki, ki dopušča identifikacijo posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, le toliko časa, kolikor je potrebno za namene, za katere se osebni podatki obdelujejo; za daljše obdobje pa se lahko shranjujejo le, če bodo obdelani zgolj za namene arhiviranja v javnem interesu, za znanstveno- ali zgodovinsko-raziskovalne namene ali statistične namene v skladu s členom 89(1) Splošne uredbe, pri čemer je treba izvajati ustrezne tehnične in organizacijske ukrepe iz te uredbe, da se zaščitijo pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki. Bistven je torej namen, za katerega se vodi kontrola pristopa (navadno je to varovanje premoženja delodajalca in zagotavljanje nadzora vstopa v njegove prostore), podatki pa se lahko hranijo le toliko časa, dokler je to potrebno za dosego tega namena. Presoja tega je v rokah upravljavca, ki nosi tudi odgovornost za opravljeno presojo. IP vsekakor svetuje, da se podatki v kontroli pristopa hranijo relativno kratek čas (npr. do enega meseca, če je namen varovanje premoženja), vselej pa mora biti rok hrambe sorazmeren glede na namen obdelave.

IP sklepno ponavlja, da v okviru neobvezujočega mnenja ne more presojati ustreznosti posameznih rešitev oziroma ravnanja posameznih zavezancev, ampak to lahko presoja le v okviru konkretnega nadzornega oziroma drugega upravnega postopka, ko so znane vse konkretne okoliščine posameznega primera. Presoja glede zakonitosti obdelave oziroma obstoja pravne podlage za posamezno obdelavo je primarno vedno na upravljavcu osebnih podatkov.

Lepo vas pozdravljamo.

Pripravil

Matej Sironič,

Svetovalec pooblaščenca I

dr. Jelena Virant Burnik,

Informacijska pooblaščenka