Pravice posameznika

Datum

22.10.2024

Številka

07121-1/2024/1274

Kategorije

Policijski postopki, Pravica do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje v zvezi z določenimi postopki, ki ste jih opisali v vašem zaprosilu.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22; v nadaljevanju: ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, 51/07 – ZUstS-A; ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ima pravico od upravljavca dobiti potrditev, ali se v zvezi z njim obdelujejo osebni podatki, in kadar je temu tako, dostop do osebnih podatkov in določene informacije.

Pravico pregledovati dokumente zadeve in na svoje stroške prepisati ali preslikati potrebne dokumente v fizični ali elektronski obliki imajo tako stranke in vsakdo drug, ki verjetno izkaže, da ima od tega pravno korist.

V primeru uveljavljanja pravice do dostopa po Splošni uredbi oziroma ZVOPOKD je zoper molk upravljavca ali zoper njegov zavrnilni odgovor mogoča pritožba na IP, medtem ko v primeru uveljavljanja pravice pregledovati dokumente zadeve po ZUP IP ni pritožbeni organ. Nadzor nad pravilnim izvajanjem ZUP namreč opravlja upravna inšpekcija.

V skladu s 140. členom ZNPPol se zoper delo policista lahko uvede pritožbeni postopek, v katerem se lahko uveljavlja nestrinjanje z dejanjem ali opustitvijo dejanja policista pri opravljanju policijskih nalog, ki lahko pomeni kršitev človekovih pravic ali temeljnih svoboščin. Za celovito spremljanje in nadzor nad reševanjem pritožb je pristojno ministrstvo za notranje zadeve.

Obrazložitev

IP uvodoma poudarja, da lahko podaja neobvezujoča mnenja in pojasnila, ne more pa izven konkretnih nadzornih ali drugih upravnih postopkov preverjati primernosti izbrane pravne podlage, namenov in obsega obdelave osebnih podatkov v konkretnem primeru.

IP splošno pojasnjuje, da mora imeti upravljavec za vsako obdelavo osebnih podatkov, zakonito in ustrezno pravno podlago. Prvi odstavek 6. člena ZVOP-2 določa, da se osebni podatki lahko obdelujejo le takrat in v obsegu, kadar je to v skladu s pravnimi podlagami za obdelavo osebnih podatkov iz prvega odstavka 6. in 9. člena Splošne uredbe. Ta v prvem odstavku 6. člena določa različne pravne podlage za zakonito obdelavo osebnih podatkov. Obdelava je tako zakonita le in kolikor je za konkretni namen obdelave in konkretne osebne podatke izpolnjen eden od naslednjih pogojev:

a)posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;

(b)obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;

(c)obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;

(d)obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe;

(e)obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu;

(f)obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok.

IP nadalje pojasnjuje, da Splošna uredba pravico do dostopa oziroma do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki ureja v 15. členu, ki v prvem odstavku določa, da ima posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, pravico od upravljavca dobiti potrditev, ali se v zvezi z njim obdelujejo osebni podatki, in kadar je temu tako, dostop do osebnih podatkov in naslednje informacije:

a)namene obdelave;

b)vrste zadevnih osebnih podatkov;

c)uporabnike ali kategorije uporabnika, ki so jim bili ali jim bodo razkriti osebni podatki, zlasti uporabnike v tretjih državah ali mednarodnih organizacija;

d)kadar je mogoče, predvideno obdobje hrambe osebnih podatkov ali, če to ni mogoče, merila, ki se uporabijo za določitev tega obdobja;

e)obstoj pravice, da se od upravljavca zahteva popravek ali izbris osebnih podatkov ali omejitev obdelave osebnih podatkov v zvezi s posameznikom, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali obstoj pravice do ugovora taki obdelavi;

f)pravico do vložitve pritožbe pri nadzornem organu;

g)kadar osebni podatki niso zbrani pri posamezniku, na katerega se ti nanašajo, vse razpoložljive informacije v zvezi z njihovim virom;

h)obstoj avtomatiziranega sprejemanja odločitev, vključno z oblikovanjem profilov iz člena 22(1) in (4) Splošne uredbe (EU) o varstvu podatkov, ter vsaj v takih primerih smiselne informacije o razlogih zanj, kot tudi pomen in predvidene posledice take obdelave za posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki.

Pravica do seznanitve z osebnimi podatki oziroma pravica do dostopa do osebnih podatkov se torej nanaša le na osebne podatke prosilca. To pomeni, da se v okviru te pravice posameznik lahko seznani le z lastnimi osebnimi podatki, ne pa z osebnimi podatki drugih oseb. IP dodaja še, da pravica do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki ni absolutna, ampak lahko zakonodaja posamezne države članice sorazmerno omeji obseg obveznosti upravljavcev in pravic posameznikov, kadar je to potrebno za zagotavljanje:

-državne varnosti, obrambe ter javne varnosti,

-preprečevanja, preiskovanja, odkrivanja ali pregona kaznivih dejanj ali izvrševanja kazenskih sankcij,

-drugih pomembnih ciljev v splošnem javnem interesu Unije ali države članice, zlasti pomembnega gospodarskega ali finančnega interesa Unije ali države članice, vključno z denarnimi, proračunskimi in davčnimi zadevami, javnim zdravjem in socialno varnostjo,

-varstva neodvisnosti sodstva in sodnega postopka,

-preprečevanja, preiskovanja, odkrivanja in pregona kršitev etike v zakonsko urejenih poklicih;

-spremljanja, pregledovanja ali urejanja, povezanega, lahko tudi zgolj občasno, z izvajanjem javne oblasti,

-varstva posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali pravic in svoboščin drugih in

-uveljavljanja civilnopravnih zahtevkov.

Zahteva za dostop se vloži pri upravljavcu, za katerega posameznik meni, da obdeluje njegove osebne podatke. IP vam svetuje, da pri konkretnih upravljavcih, ki jih navajate v vašem zaprosilu za mnenje (Policija, SDT, …) podate zahtevo za seznanitev z lastnimi osebnimi podatki in počakate na njihov odgovor oziroma na potek roka za odgovor. IP svetuje tudi, da v zahtevi čim bolj natančno opredelite, kaj v zvezi z vašimi osebnimi podatki vas posebej zanima. Zoper molk upravljavca ali zoper njegov zavrnilni odgovor je mogoča pritožba pristojnemu nadzornemu organu za varstvo podatkov (IP). Za podrobnejše informacije v zvezi z navedeno pravico in kako jo uveljavljati, vas napotujemo na našo spletno stran, kjer lahko najdete tudi (neobvezujoč) obrazec zahteve:

https://www.ip-rs.si/varstvo-osebnih-podatkov/pravice-posameznika/seznanitev-z-lastnimi-osebnimi-podatki

Iz informacij upravljavca, ki jih boste pridobili na podlagi 15. člena Splošne uredbe, naj bi bilo razvidno, ali se vaše osebne podatke obdeluje na zakoniti pravni podlagi ali ne. Ob tem IP opozarja, da je pri uresničevanju pravice do seznanitve z osebnimi podatki, ki jih obdelujejo policija, državna tožilstva, Uprava RS za probacijo, Uprava RS za izvrševanje kazenskih sankcij ter drugi državni organi, ki so zakonsko določeni kot pristojni za področja preprečevanja, preiskovanja, odkrivanja ali pregona kaznivih dejanj ali izvrševanja kazenskih sankcij, treba v primerih, ko osebne podatke navedeni organi obdelujejo za namene izvrševanja teh pristojnosti, upoštevati tudi določila Zakona o varstvu osebnih podatkov na področju obravnavanja kaznivih dejanj (ZVOPOKD; Uradni list RS, št. 177/20). Ta pravico do seznanitve ureja v 24. členu, kjer določa tudi, da pristojni organ o zahtevi odloči brez nepotrebnega odlašanja, najpozneje pa v enem mesecu od prejema zahteve. Omejitve pravice do seznanitve pa ureja v 25. členu, kjer v prvem odstavku določa, da se pravica posameznika do dostopa do lastnih osebnih podatkov lahko ob upoštevanju njegovih človekovih pravic in temeljnih svoboščin ter zakonitih interesov z zakonom delno ali popolnoma omeji glede posameznih obdelav ali posameznih kategorij obdelav, če in dokler je to nujno in sorazmerno:

1.da se onemogoči oviranje ali vplivanje na uradne postopke, katerih nameni so določeni v prvem odstavku 1. člena tega zakona;

2.da se onemogoči oviranje ali vplivanje na druge uradne postopke, povezane s prejšnjo točko;

3.zaradi zagotavljanja javne varnosti;

4.zaradi zagotavljanja varnosti države ali obrambe države;

5.zaradi varstva ali uresničevanja človekovih pravic in temeljnih svoboščin tretjih oseb.

O zavrnitvi ali omejitvi dostopa mora pristojni organ odločiti brez nepotrebnega odlašanja, najpozneje pa v 15 dneh od prejema zahteve. Ta rok se lahko s sklepom podaljša za največ 15 dni ob upoštevanju zapletenosti zahteve oziroma števila zahtev.

IP tako pojasnjuje, da posameznik (v konkretnem primeru vi) lahko uveljavlja pravico do seznanitve v zvezi z vsemi zbirkami osebnih podatkov, ki jih obdeluje posamezni upravljavec. V kolikor se osebni podatki posameznika v zbirkah upravljavca obdelujejo (tudi) za namene iz ZVOPOKD, je torej treba upoštevati (tudi) določbe ZVOPOKD. Tudi v teh primerih pa velja, da je zoper molk upravljavca ali zoper njegov zavrnilni odgovor mogoča pritožba, za reševanje katere je pristojen IP.

IP nadalje pojasnjuje, da področno pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov s strani policije predstavlja Zakon o nalogah in pooblastilih policije (Uradni list RS, št. 15/13, 23/15 – popr., 10/17, 46/19 – odl. US, 47/19, 153/21 – odl. US; v nadaljevanju: ZNPPol). V skladu s 33. členom ZNPPol je zbiranje in obdelava podatkov eno od policijskih pooblastil, ki jih smejo policisti izvajati ob opravljanju policijskih nalog. Podrobneje nato ZNPPol v 112. členu določa, da policisti zaradi opravljanja policijskih nalog zbirajo in obdelujejo osebne in druge podatke, vključno s podatki o biometričnih značilnostih oseb in podatki iz zaupnih razmerij oziroma poklicnih skrivnosti. Policisti zbirajo osebne in druge podatke neposredno od osebe, na katero se ti podatki nanašajo, in od drugih, ki o tem kaj vedo, ali iz zbirk osebnih podatkov, uradnih evidenc, javnih knjig ali drugih zbirk podatkov.

IP nadalje pojasnjuje, da ZNPPol v prvem odstavku 116. člena določa, da mora policija podatke, zbrane pri obravnavanju dogodka ali opravljanju policijskih nalog, na obrazloženo pisno zahtevo, v kateri morajo biti izkazane okoliščine iz četrtega odstavka 40. člena ZNPPol (izkazana premoženjska in nepremoženjska škoda, telesna poškodba, sum storitve kaznivega dejanja ali prekrška in podobni primeri) posredovati osebi, ki izkaže pravni interes. Upravičena oseba mora v pisni zahtevi natančno opredeliti vrsto podatka in namen, za katerega ga potrebuje. Za pridobitev želenih podatkov po tej poti je torej treba na policijo nasloviti zahtevo za posredovanje podatkov ter izpolniti zgoraj navedene pogoje, ki jih določa ZNPPol. Ob tem IP pojasnjuje, da tukaj primarno ne gre za osebne podatke prosilca oziroma posameznika, ki poda takšno pisno zahtevo, ampak osebne podatke drugih oseb.

V tretjem odstavku 40. člena ZNPPol določa, da smejo policisti ugotavljati identiteto osebe in posredovati njene podatke tudi na upravičeno zahtevo uradnih oseb ter nosilcev javnih pooblastil, če je to nujno za izvajanje pooblastil teh uradnih oseb ali za zagotavljanje njihove varnosti. V četrtem odstavku istega člena pa ZNPPol določa, da smejo policisti ugotavljati identiteto osebe tudi na upravičeno zahtevo druge osebe, ki izkazuje premoženjsko in nepremoženjsko škodo, telesno poškodbo, sum storitve kaznivega dejanja ali prekrška in v podobnih primerih ter tako ugotovljene podatke posredovati upravičencu, ki izkaže pravni interes za uveljavljanje pravic pred sodnimi ali državnimi organi.

V skladu s 140. členom ZNPPol se zoper delo policista lahko uvede pritožbeni postopek, v katerem se lahko uveljavlja nestrinjanje z dejanjem ali opustitvijo dejanja policista pri opravljanju policijskih nalog, ki lahko pomeni kršitev človekovih pravic ali temeljnih svoboščin. Za celovito spremljanje in nadzor nad reševanjem pritožb je pristojno ministrstvo za notranje zadeve.

IP pojasnjuje tudi, da Zakon o splošnem upravnem postopku (Uradni list RS, št. 24/06 – UPB, 105/06 – ZUS-1, 126/07, 65/08, 8/10, 82/13, 175/20 – ZIUOPDVE, 3/22 – ZDeb; v nadaljevanju: ZUP) v prvem in drugem odstavku 82. člena določa posebno procesno pravico do seznanitve z upravnim dokumentarnim gradivom v upravni zadevi pri organu, ki odloča po ZUP. Pravico pregledovati dokumente zadeve in na svoje stroške prepisati ali preslikati potrebne dokumente v fizični ali elektronski obliki imajo tako stranke in vsakdo drug, ki verjetno izkaže, da ima od tega pravno korist. Pregledovanje, prepisovanje in preslikovanje dokumentov nadzoruje določena uradna oseba, ali pa poteka v informacijskem sistemu organa ali v informacijskem sistemu za sprejem vlog, vročanje in obveščanje, v katerem stranka svojo istovetnost dokaže s svojim kvalificiranim potrdilom za elektronski podpis. IP pa poudarja, da ta pravica vsebinsko ne spada v pristojnost IP, zaradi česar IP ne more voditi pritožbenega, inšpekcijskega ali drugega nadzornega postopka v zvezi s tem. Prav tako se IP ni pristojen konkretno opredeljevati do primerov uveljavljanja te pravice. IP bi bil pristojen za odločanje o pravici do vpogleda v upravno zadevo po 82. členu ZUP le v primeru, če bi sam nastopal kot upravni organ (npr. če stranka pritožbenega postopka pri IP vloži zahtevo za vpogled v dokumente pritožbene zadeve).

Razlika med 82. členom ZUP in 15. členom Splošne uredbe oziroma 24. členom ZVOPOKD je predvsem v namenu pravic. Navedeni člen ZUP omogoča strankam postopka in osebam, ki izkažejo pravno korist, da pregledujejo dokumente zadeve in lahko na svoje stroške prepišejo ali preslikajo potrebne dokumente v fizični ali elektronski obliki. Strankam oziroma osebam, ki imajo pravno korist, se torej omogoči seznanitev z dokumenti, ki se nanašajo na konkretno zadevo. Nadalje pa pregledovanje, prepisovanje in preslikovanje dokumentov nadzoruje določena uradna oseba, ali pa poteka v informacijskem sistemu organa ali v informacijskem sistemu za sprejem vlog, vročanje in obveščanje, v katerem stranka svojo istovetnost dokaže s svojim kvalificiranim potrdilom za elektronski podpis.

Pomembna razlika med pravicama je tudi v tem, da po Splošni uredbi oziroma ZVOPOKD posamezniku ni potrebno nastopati kot stranka v postopku in prav tako mu ni potrebno izkazati pravnega ali drugega interesa za dostop do svojih podatkov. Nadzor nad določbami Splošne uredbe in ZVOPOKD opravlja IP, ki nastopa kot pritožbeni organ v primeru molka ali zavrnitve zahteve za seznanitev z osebnimi podatki s strani upravljavca. Nadzor nad pravilnim izvajanjem ZUP pa opravlja upravna inšpekcija.

IP vam sklepno svetuje, da se glede na podana pojasnila v tem mnenju odločite, katero pravico želite uveljavljati, ob tem pa dodaja, da se pravici ne izključujeta in lahko, če tako ocenite, uveljavljate tudi obe pravici.

Glede samega nespoštljivega in neustreznega postopanja organov, ki jih navajate v vašem zaprosilu za mnenje, pa vam IP svetuje, da se obrnete na Varuha človekovih pravic oziroma Zagovornika načela enakosti.

Lepo vas pozdravljamo.

Pripravil

Matej Sironič, Svetovalec pooblaščenca za varstvo osebnih podatkov

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav., Informacijska pooblaščenka