01.07.2026
07121-1/2026/637
Pravica do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki
pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo 29. 6. 2026 prejeli vaše zaprosilo za mnenje glede upravičenosti zaračunavanja pristojbine za izdajo kopije plačilne liste na podlagi zahteve do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki.
Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22 in 40/25 – ZInfV-1), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.
Izpolnitev delovnopravne obveznosti (npr. redna izročitev plačilnih list) ne šteje za uresničitev pravice do dostopa po 15. členu Splošne uredbe, zato se zahteva za kopijo teh dokumentov praviloma šteje kot prva kopija, ki jo mora upravljavec zagotoviti brezplačno.
Za posredovanje kopije plačilne liste na podlagi 15. člena Splošne uredbe torej delodajalec načeloma ne sme zaračunati nikakršne pristojbine, razen če bi šlo na primer za pretirano zahtevo ali za dodatno kopijo na podlagi ponovne zahteve posameznika.
Delodajalec lahko razumno pristojbino zaračuna zgolj za dodatne kopije osebnih podatkov, in sicer ob upoštevanju administrativnih stroškov. Vnaprej določena pavšalna tarifa, ki ni vezana na konkretne stroške, po mnenju IP ni skladna s Splošno uredbo in ZVOP-2.
Pojasnjujemo, da izpolnitev delovnopravne obveznosti (ko delodajalec zaposlenemu redno izroča plačilne liste) ne šteje za uveljavljanje pravice do dostopa do osebnih podatkov po 15. členu Splošne uredbe. Ker se predhodna vročitev dokumentov na podlagi drugih predpisov ne upošteva z vidika zakonodaje o varstvu osebnih podatkov, gre v primeru tovrstne zahteve praviloma še vedno za prvo kopijo. Skladno s tretjim odstavkom 15. člena Splošne uredbe ter Smernicami 01/2022 o pravici do dostopa (dostopno na: https://www.ip-rs.si/go?u=external%3Awww.edpb.europa.eu%2Fdocuments%2Fguideline%2Fguidelines-012022-on-data-subject-rights-right-of-access_sl) mora upravljavec prvo kopijo osebnih podatkov zagotoviti brezplačno. Torej delodajalec za posredovanje kopije plačilne liste na podlagi 15. člena Splošne uredbe načeloma ne sme zaračunati nikakršne pristojbine, razen če bi šlo na primer za pretirano zahtevo ali za dodatno kopijo na podlagi ponovne zahteve posameznika.
Kot izhaja iz tretjega odstavka 15. člena Splošne uredbe, lahko delodajalec (zgolj) za dodatne kopije, ki jih zahteva posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, zaračuna razumno pristojbino ob upoštevanju administrativnih stroškov. To glede na 17. člen ZVOP-2 pomeni materialne stroške posredovanja informacij, sporočil, odgovorov oziroma izvajanja zahtevanega ukrepanja. Iz petega odstavka navedenega člena izhaja tudi, da višino stroškov na tem področju predpiše minister, pristojen za pravosodje, v soglasju z ministrom, pristojnim za zdravje, po predhodnem mnenju nadzornega organa, vendar ta pravilnik v času izdaje tega mnenja še ni sprejet.
Glede možnosti vnaprejšnje določitve splošne tarife za izdajo dodatnih kopij zato IP meni, da mora biti morebitna pristojbina vezana na dejanske stroške posameznega primera in skladna z zahtevami Splošne uredbe in ZVOP-2. Zato vnaprej določena pavšalna tarifa delodajalca, ki ne bi temeljila na konkretnih administrativnih oziroma materialnih stroških, po mnenju IP ni skladna z navedenimi določbami.
Lepo vas pozdravljamo.
dr. Jelena Virant Burnik,
informacijska pooblaščenka