Evidentiranje delovnega časa na šoli in v vrtcu

Datum

11.01.2024

Številka

07121-1/2023/1629

Kategorije

Delovna razmerja, Video in avdio nadzor

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je po pošti prejel vaše zaprosilo za mnenje v zvezi z videonadzorom na šoli in v vrtcu. Opisujete sistem evidentiranja na delovnem mestu in pojasnjujete, da se ob kartičnem evidentiranju zaradi začetnih težav iznosa podatkov in urejanju sistema, evidentirate še ročno. Na šoli oz. vrtcu je prav tako nameščen videonadzor zaradi kontrole evidentiranja delovnega časa, ki je nameščen pri vhodnih vratih na matični šoli, na podružnicah pa v zbornicah in v igralnici vrtca. Ste sindikalna zaupnica in niste podali soglasja k izvedbi kartičnega evidentiranja. Sprašujete, ali je potrebno soglasje sindikalnega zaupnika za sprejetje pravilnika o evidentiranju na šoli. Zaposleni menite, da bi za uvedbo videonadzora morali podpisati soglasje zaradi obdelave podatkov s prepoznavo obraza. Zaprosilu prilagate dve zaslonski sliki kamere.

* * *

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Za izvajanje videonadzora mora upravljavec zagotoviti primerno pravno podlago skladno z ZVOP-2 oz. Splošno uredbo. Videonadzor zaradi kontrole evidentiranja delovnega časa je sicer dopusten, če so izpolnjeni pogoji, opredeljeni v 77. členu ZVOP-2, ki ureja videonadzor dostopa v uradne službene oziroma poslovne prostore in če je uvedba videonadzora skladna z načelom sorazmernosti. Upravljavec mora torej predhodno oceniti, če lahko kontrolo evidentiranja doseže na milejši način, ki bi manj posegal v zasebnost zaposlenih.

Pri izvajanju videonadzora morajo upravljavci izpolniti tudi druge zahteve, določene v ZVOP-2 in Splošni uredbi, med drugim objaviti obvestilo o videonadzoru in zaposlene vnaprej pisno obvestiti o izvajanju videonadzora.

Obrazložitev

Uvodoma poudarjamo, da IP izven postopka inšpekcijskega nadzora oziroma drugega upravnega postopka konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati.

Pojasnjujemo, da je vodenje evidence delovnega časa urejeno z Zakonom o evidencah na področju dela in socialne varnosti (Uradni list RS, št. 40/06 in 50/23, v nadaljevanju: ZEPDSV), ki med drugim ureja tudi način vodenja evidence o izrabi delovnega časa. Iz določb prvega odstavka 19.b člena ZEPDSV izhaja, da lahko sindikat pri delodajalcu, če ta ni organiziran, pa svet delavcev oziroma delavski zaupnik, poda pisni predlog delodajalcu za uvedbo elektronskega načina vodenja evidence o izrabi delovnega časa. Delodajalec mora predlog obravnavati in se do njega opredeliti v 30 dneh od prejema. Po razumevanju IP pa to ne pomeni, da mora delodajalec pred uvedbo tovrstnega načina evidentiranja pridobiti soglasje delavskega zaupnika. Predlagamo vam, da se glede tega vprašanja obrnete na pristojen organ (Ministrstvo za delo, družino, socialne zadeve in enake možnosti oz. Inšpektorat RS za delo).

Nadalje v zvezi z izvajanjem videonadzora pojasnjujemo, da ZVOP-2 poleg splošnih določb o videonadzoru (76. člen) ureja tudi videonadzor dostopa v uradne službene oz. poslovne prostore (77. člen), videonadzor znotraj delovnih prostorov (78. člen), videonadzor v prevoznih sredstvih, namenjenih javnemu potniškemu prometu (79. člen) in videonadzor na javnih površinah (80. člen). V vseh drugih primerih mora obstajati pravna podlaga skladno s prvim odstavkom 6. člena Splošne uredbe.

Skladno s 77. členom ZVOP-2 lahko upravljavci videonadzornega sistema v javnem in zasebnem sektorju izvajajo videonadzor dostopa v uradne službene oziroma poslovne prostore, če je to potrebno za varnost ljudi ali premoženja, zaradi zagotavljanja nadzora vstopa v te prostore ali izstopa iz njih ali če zaradi narave dela obstaja možnost ogrožanja zaposlenih. O izvajanju videonadzora morajo biti pisno obveščeni vsi zaposleni, ki opravljajo delo v nadzorovanem prostoru.

Glede izvajanja videonadzora zaradi kontrole evidentiranja delovnega časa je IP v Smernicah glede izvajanja videonadzora, ki so dostopne na povezavi: https://www.ip-rs.si/publikacije/priro%C4%8Dniki-in-smernice/smernice-po-splo%C5%A1ni-uredbi-o-varstvu-podatkov-gdpr/smernice-glede-izvajanja-videonadzora poudaril, da je to sicer dopustno, vendar je v vsakem primeru treba oceniti, ali je uvedba videonadzora v skladu z načelom sorazmernosti – ali ne bi mogli želenega namena (v konkretnem primeru kontrolo evidentiranja oziroma preprečitev kršitev pri registraciji delovnega časa) doseči tudi na milejši način, ki bi manj posegal v zasebnost zaposlenih. Za dosego tega namena namreč splošno obstajajo nekatere bistveno manj invazivne metode, zato mora delodajalec izkazati, da s takimi metodami ne more doseči želenega namena, ampak je za to potrebno izvajanje videonadzora. Upravljavci torej lahko pod pogoji iz 77. člena ZVOP-2 izvajajo videonadzor dostopa v uradne službene oziroma poslovne prostore tudi tako, da kamere zajamejo registracijski terminal za evidentiranje delovnega časa. Opozorili smo tudi, da se navedeno nanaša na izvajanje videonadzora, ob katerem ne pride do obdelave biometričnih podatkov zaposlenega.

Po mnenju IP je snemanje registracijskega terminala zaradi kontrole evidentiranja delovnega časa torej dopustno v okviru izvajanja videonadzora dostopa v uradne službene oz. poslovne prostore, ne pa tudi v drugih prostorih, ki se štejejo kot delovni prostori (npr. kot navajate, videonadzor v zbornicah in igralnici). Videonadzor znotraj delovnih prostorov se lahko skladno s 78. členom ZVOP-2 izvaja le, kadar je to nujno potrebno za varnost ljudi ali premoženja ali preprečevanje ali odkrivanje kršitev na področju iger na srečo ali za varovanje tajnih podatkov ali poslovnih skrivnosti, teh namenov pa ni mogoče doseči z milejšimi sredstvi. Iz vašega vprašanja ne izhaja, da bi delodajalec zasledoval tovrstne namene, zato vas za več informacij napotujemo na že izdano mnenje IP št. 07121-1/2023/786 z dne 9. 6. 2023.

ZVOP-2 upravljavcu izrecno nalaga posvetovanje z reprezentativnimi sindikati pri delodajalcu in svetom delavcev oziroma delavskim zaupnikom zgolj v primeru izvajanja videonadzora znotraj delovnih prostorov. ZVOP-2 nadalje izrecno ne določa, da bi moral upravljavec sprejeti pravilnik (npr. o izvajanju videonadzora ali varnosti osebnih podatkov), vendar upravljavec brez tega težko izkaže ustrezno raven zagotavljanja varnosti osebnih podatkov. Več o tem lahko preberete v mnenju IP št. 07120-1/2023/520 z dne 7. 12. 2023.

Poudarjamo tudi, da soglasje zaposlenih po točki (a) prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe verjetno ne predstavlja ustrezne pravne podlage za izvajanje videonadzora. Obdelava delavčevih osebnih podatkov na podlagi njegove osebne privolitve je dopustna le izjemoma pod pogojem, da njena zavrnitev nima nikakršnih posledic na delovno razmerje oziroma na delavčev pravni položaj. Privolitev zaposlenega bi zaradi očitno neenakopravnega položaja delodajalca in delavca po mnenju IP težko šteli za prostovoljno v smislu Splošne uredbe, ki daje posameznikom večjo moč odločanja, komu in pod kakšnimi pogoji dovolijo obdelavo svojih osebnih podatkov.

Izpostavljamo tudi, da videonadzora ni dovoljeno izvajati v dvigalih, sanitarijah, prostorih za preoblačenje, hotelskih sobah in drugih podobnih prostorih, v katerih posameznik utemeljeno pričakuje višjo stopnjo zasebnosti. O konkretni zakonitosti videonadzora bi lahko IP odločal zgolj v konkretnem inšpekcijskem postopku, vendar pa poudarja, da iz priložene fotografije med drugim izhaja, da se snema otroka v vrtcu pri počitku, pri čemer gre za prekomerno poseganje v njegovo zasebnost, kar je absolutno prepovedano. Prav tako se snema tudi konkretno delovno mesto (računalnik in miza), pri čemer je vprašljiva lokacija izvajanja videonadzora za namen zagotavljanja nadzora vstopa v prostore delodajalca (dejansko ne gre za snemanje dostopa v službene prostore). V tem primeru gre po vsej verjetnosti za videonadzor znotraj delovnih prostorov, ki se lahko izvaja le za določene namene in v kolikor so izpolnjeni pogoji po 78. členu ZVOP-2. Z druge priložene fotografije je razvidno, da se ob vhodu snemajo tudi šolske omarice, ob čemer izpostavljamo, da kot navedeno zgoraj, videonadzora ni dovoljeno izvajati v prostorih za preoblačenje, zato mora upravljavec ustrezno prilagoditi obseg izvajanja videonadzora (npr. premakniti kamero). Tudi če se v tem prostoru zgolj odlagajo vrhnja oblačila, bi za snemanje omaric po mnenju IP morala obstajati ustrezna pravna podlaga. Več o tem lahko preberete v mnenju št. 07120-1/2023/270 z dne 10. 5. 2023.

Pri izvajanju videonadzora mora upravljavec zadostiti tudi drugim zahtevam iz ZVOP-2 oz. Splošne uredbe, npr. o izvajanju videonadzora mora objaviti obvestilo o izvajanju videonadzora (vključno z informacijami o obdelavi osebnih podatkov po 13. členu Splošne uredbe), sprejeti ustrezne ukrepe za zavarovanje osebnih podatkov, voditi dnevnik obdelave ter evidenco dejavnosti obdelave, po potrebi tudi urediti razmerje s pogodbenim obdelovalcem, itd.

IP vam z nezavezujočim mnenjem podaja le splošne usmeritve in pojasnila, upravljavec pa mora v konkretnem primeru sam presoditi, ali so izpolnjeni pogoji za izvajanje videonadzora. Več usmeritev glede izvajanja videonadzora lahko preberete v zgoraj citiranih smernicah ter v že izdanih nezavezujočih mnenjih IP, ki so dostopna z iskalnikom na https://www.ip-rs.si/mnenja-zvop-2/. Če gre v vašem primeru dejansko za izvajanje biometričnih ukrepov (prepoznava obraza), si lahko preberete več informacij na povezavi https://www.ip-rs.si/varstvo-osebnih-podatkov/obveznosti-upravljavcev/prijava-biometrijskih-ukrepov/. Vsekakor bi za uvedbo obdelave biometričnih osebnih podatkov v zvezi z vstopom v stavbo moral upravljavec pridobiti odločbo IP.

Če boste na podlagi prejetega mnenja, da gre za kršitev varstva osebnih podatkov, lahko podate prijavo pri IP. Pomagate si lahko z obrazcem »Enotna vloga zaradi kršitve varstva osebnih podatkov (Obrazec VOP prijava)«, ki je objavljen na povezavi: https://www.ip-rs.si/obrazci/varstvo-osebnih-podatkov/.

V upanju, da vam bodo naša napotila v pomoč, vas lepo pozdravljamo.

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav., informacijska pooblaščenka

Pripravila

Barbara Žurej, univ. dipl. prav., svetovalka pooblaščenca za preventivo