Posredovanje podatkov v državo EU

Datum

28.07.2023

Številka

07120-1/2023/368

Kategorije

Posredovanje osebnih podatkov, Pridobivanje OP iz zbirk, Upravne enote

Pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo prejeli vaše zaprosilo za mnenje. Navajate, da ste na upravni enoti prejeli zaprosilo za posredovanje izpiska iz matičnega registra o smrti, ki ga je poslalo Ministrstvo za zunanje in evropske zadeve na podlagi verbalne note iz veleposlaništva države EU. Pojasnjujete, da so navedli le, da tuj pokojninski zavod potrebuje podatek o smrti oziroma izpisek iz matičnega registra o smrti zaradi prejemanja pokojnine iz tujine, niso pa navedli nobene pravne podlage. Menite, da ta ni podana. IP prosite za usmeritev, ali je smiselno organ pozvati za dopolnitev z navedbo pravne podlage ali lahko odgovor na zaprosilo podate na podlagi 139. člena Zakona o splošnem upravnem postopku (Uradni list RS, št. 24/06 – uradno prečiščeno besedilo, 105/06 – ZUS-1, 126/07, 65/08, 8/10, 82/13, 175/20 – ZIUOPDVE in 3/22 – ZDeb; v nadaljevanju ZUP) – posredovanje podatkov med organi javne uprave.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22; v nadaljevanju ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A; v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Pred posredovanjem osebnih podatkov mora biti upravljavec prepričan, da za to obstaja ustrezna pravna podlaga.

Če drug zakon ne določa drugače, se za posredovanje osebnih podatkov, ki ga izvedejo osebe javnega sektorja, uporabljata 39. in 41. člen ZVOP-2.

Obrazložitev

IP uvodoma pojasnjuje, da v okviru izdaje mnenja ne more odločati o tem, ali so v konkretnem primeru podani pogoji za posredovanje podatka o smrti oziroma izpiska iz matičnega registra o smrti Ministrstvu za zunanje in evropske zadeve. Izpostavlja pa, da mora biti za takšno ravnanje podana ustrezna pravna podlaga, kar pomeni, da morate biti pred posredovanjem osebnih podatkov prepričani, da ta obstaja. Prav tako IP poudarja, da ni pristojen za komentiranje tega, kako naj drugi upravni organi vodijo svoje uradne postopke.

V zvezi s pomočjo med domačimi in tujimi organi pa IP izpostavlja peti, šesti in sedmi odstavek 34. člena ZUP. Če v mednarodnih pogodbah ni predvidena možnost neposredne pravne pomoči med domačimi in tujimi organi, občujejo domači organi s tujimi organi preko ministrstva, pristojnega za zunanje zadeve (sedmi odstavek 34. člena ZUP). IP predvideva, da gre pri obravnavanem vprašanju za tak primer.

Ob tem IP opozarja, da je področje posredovanja osebnih podatkov v ZVOP-2 na novo urejeno v 5. poglavju. Posredovanje osebnih podatkov, ki ga izvedejo osebe javnega sektorja, določata 39. in 41. člen ZVOP-2. Skladno s temi določbami osebe javnega sektorja posredujejo osebne podatke drugim osebam javnega sektorja ali drugim fizičnim ali pravnim osebam, če je za posredovanje dana pravna podlaga v skladu s 6. členom tega zakona, ter na podlagi zahteve iz prvega odstavka 41. člena tega zakona (razen če drug zakon določa drugače). Prejemnik podatkov sme osebne podatke obdelovati samo za namen, za uresničevanje katerega se mu posredujejo. Upravljavec vlagatelju zahteve, če drug zakon ne določa drugače, zahtevane osebne podatke posreduje najpozneje v 15 dneh od prejema popolne zahteve ali pa ga v tem roku pisno obvesti o razlogih, zaradi katerih mu zahtevanih osebnih podatkov ne bo posredoval; če pa upravljavec ne ravna v skladu s prejšnjim odstavkom, se šteje, da je zahteva zavrnjena (drugi in tretji odstavek 41. člena ZVOP-2). Četrti odstavek 41. člena ZVOP-2 nadalje določa, da kadar je zahteva za posredovanje osebnih podatkov delno ali v celoti zavrnjena, lahko vlagatelj zahteve v primeru, ko se zahteva nanaša na posredovanje osebnih podatkov iz uradnih evidenc ali javnih knjig, zahteva, da o njegovi vlogi najprej odloči nadzorni organ (torej IP). V nadaljevanju je glede odločitve IP možen tudi upravni spor.

Če na konkretnem področju za zahtevane osebne podatke obstajajo specialni predpisi, se ZVOP-2 uporablja subsidiarno, torej le v tistem delu, ko s posebnimi pravili ni določeno drugače. Ti specialnejši predpisi predstavljajo osnovno orodje za urejanje tovrstnih vprašanj, saj so prilagojeni specifičnim zahtevam in področju mednarodnega prava. Če pa ti ne obstajajo oziroma ne določajo svojih ločenih pravil ali so ta pravila nejasna, se kot dopolnilo vsekakor uporabi ZVOP-2.

Glede na obrazloženo vam IP svetuje, da se za pojasnilo glede pravne podlage za posredovanje zahtevanega podatka o smrti obrnete na ministrstvo, da dopolni zahtevo in utemelji pravno podlago za posredovanje tega podatka njemu in tujemu organu, pri čemer ga lahko opozorite na zgoraj omenjene določbe ZVOP-2. Osebne podatke pa posredujte izključno, če ste prepričani v zakonitost zahtevane obdelave osebnih podatkov.

Predlagamo tudi, da se seznanite v z mnenjem IP št. 07120-1/2023/286 z dne 19. 5. 2023, ki obravnava podobno tematiko (posredovanje osebnih podatkov tujim organom) in je dostopno na https://www.ip-rs.si/mnenja-zvop-2/.

Lepo vas pozdravljamo,

Pripravila

Tina Ivanc, univ. dipl. prav., svetovalka IP za varstvo osebnih podatkov

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav., informacijska pooblaščenka