Dostop do podatkov o posvojitvah v arhiviranih spisih CSD-jev in delo preiskovalne komisije

Datum

23.12.2024

Številka

07120-1/2024/457

Kategorije

Postopki na centrih za socialno delo, Pravne podlage

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je po elektronski pošti prejel vaš dopis, v katerem pojasnjujete, da ste tako od centrov za socialno delo kot od pooblaščenke preiskovalne komisije Državnega zbora prejeli zahtevo za dostop in kopiranje spisov, povezanih s posvojitvami otrok. Spise ste kot pokrajinski arhiv v preteklosti prevzeli od CSD-jev. Sprašujete nas o ustreznosti posredovanja spisov pooblaščenki preiskovalne komisije, saj menite, da gre za zelo občutljive podatke in da bi jih smele pregledovati le strokovno usposobljene osebe, izpostavljate pa tudi ogromno količino spisov in posledično osebnih podatkov, ki se nahajajo v njih. Predvsem vas skrbi za pravice posameznikov in predlagate morebitni sestanek s pristojnimi institucijami ter določitev meja in pogojev dostopa do gradiva.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba), ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

V izpostavljenem primeru opozarjamo na specifiko določb Zakona o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva, za razlago katerih vas usmerjamo na pristojno Ministrstvo za kulturo, za nasvet morda tudi na Arhiv Slovenije. Poudariti velja tudi, da ima preiskovalna komisija zakonsko podlago za pridobivanje osebnih podatkov, kako pa se njene pristojnosti oziroma pravica pridobivanja uporablja v konkretnem primeru, pa vas najprej napotujemo na nekatera že izdana mnenja IP, nato pa boste morali o zahtevi sprejeti odločitev sami. IP se namreč izven konkretnega postopka ne more vnaprej opredeljevati do vprašanja, v kakšnem obsegu in na kakšen način ste dolžni ali upravičeni posredovati osebne podatke preiskovalni komisiji.

Obrazložitev

IP uvodoma poudarja, da konkretnega in dokončnega odgovora o zakonitosti obdelave osebnih podatkov v okviru mnenja v nobenem primeru ne more podati, saj lahko IP posamezne primere obdelave podatkov konkretno presoja zgolj v okviru inšpekcijskega ali drugega upravnega postopka.

Za vsako obdelavo osebnih podatkov je treba imeti ustrezno in zakonito pravno podlago. Te so določene v prvem odstavku 6. člena Splošne uredbe in so sledeče:

-privolitev (točka a)),

-sklenitev ali izvajanje pogodbe (točka b)),

-zakonska obveznost (točka c)),

-zaščita življenjskih interesov posameznika (točka d)),

-izvajanje javne naloge (točka e) v zvezi s četrtim odstavkom 6. člena ZVOP-2),

-zakoniti interesi upravljavca, če ne prevladajo interesi in pravice oz. svoboščine posameznika (točka f)).

Prvi odstavek 63. člena Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (Uradni list RS, št. 30/06 in 51/14; v nadaljevanju: ZVDAGA) določa, da je javno arhivsko gradivo v arhivih in v lastni hrambi na podlagi pisne zahteve za uporabo ali preko objave na svetovnem spletu dostopno vsakomur. Zahteva za uporabo mora vsebovati osebno ime oziroma naziv osebe in njeno uradno dodeljeno identifikacijsko oznako, namen uporabe gradiva ter druge podatke, potrebne za dostop do gradiva.

ZVDAGA torej določa širok režim dostopnosti javnega arhivskega gradiva, vendar v nadaljevanju določa tudi nekatere izjeme oziroma roke nedostopnosti (gl. 65. člen ZVDAGA). Vendar IP poudarja, da na podlagi določb zakonodaje, ki opredeljuje naše pristojnosti, ni pristojen za razlago ZVDAGA in vas zato usmerjamo na pristojno ministrstvo (Ministrstvo za kulturo) ali na Arhiv Slovenije.

Nadalje IP pojasnjuje nekaj pomembnih okoliščin v zvezi s posredovanjem osebnih podatkov preiskovalni komisiji. Prvi odstavek 14. člena Zakona o parlamentarni preiskavi (Uradni list RS, št. 63/93, s sprem. in dop.; v nadaljevanju ZPPre) določa, da so vlada, upravni organi, organizacije, ki opravljajo javno službo (sem sodijo tudi pokrajinski muzeji) in vsi nosilci javnih pooblastil dolžni kadarkoli dovoliti preiskovalni komisiji ali njenim pooblaščencem dostop do dokumentacije, s katero razpolagajo, izdati potrebna dovoljenja za pričevanje ter predložiti spise.

Tudi iz 45. člena Poslovnika državnega zbora (Uradni list RS, št. 92/07 – UPB, s sprem. in dop.; PoDZ-1) izhaja, da lahko delovno telo državnega zbora v okviru svojega delovnega področja zahteva od vlade in drugih državnih organov ter javnih zavodov, javnih podjetij in javnih skladov, katerih ustanoviteljica je država, pojasnila in podatke, ki jih potrebuje pri opravljanju svojih nalog.

IP je o tovrstnem ali sorodnem posredovanju osebnih podatkov parlamentarnim komisijam že napisal več mnenj in jih objavil na svoji spletni strani. Iz mnenja št. 0712-1/2019/322 z dne 13. 2. 2019 (dostopno na https://www.ip-rs.si/mnenja-gdpr/60489fb8dcbcd) tako izhaja odgovor na vprašanje glede načela najmanjšega obsega podatkov iz točke (c) prvega odstavka člena 5 Splošne uredbe o varstvu podatkov oziroma načela sorazmernosti. Na to načelo so sicer vezani vsi uporabniki (torej obvezno tudi preiskovalna komisija) in upravljavci podatkov, vendar zgolj informativno pojasnjujemo, da 14. člen ZPPre tega načela nima vgrajenega (izrecno zahtevanega) in da so upravljavci v praksi največkrat omejeni le na presojo očitnih nesorazmernosti v zahtevah zakonitih uporabnikov, saj je v začetnih fazah tovrstnih postopkov težko natančno ločiti relevantno in irelevantno gradivo, konkretne potrebe pa pozna le uporabnik.

IP pa je pisal tudi konkretno glede posredovanja osebnih podatkov domnevno ukradenih otrok preiskovalni komisiji, in sicer za bolnišnico oziroma porodnišnico. Mnenje št. 07120-1/2024/276 z dne 29. 7. 2024 si lahko preberete na tej povezavi. Vendar pa opozarjamo na specifičnost vašega primera, kjer je treba, kot že omenjeno, upoštevati tudi določbe ZVDAGA.

Za konec želimo izpostaviti, da je IP na voljo za udeležbo na morebitnem sestanku z zainteresiranimi institucijami na izpostavljene teme.

V upanju, da ste dobili odgovor na svoje vprašanje, vas lepo pozdravljamo.

dr. Jelena Virant Burnik, informacijska pooblaščenka

Pripravila

mag. Polona Merc, univ. dipl. prav., vodja mednarodnega sodelovanja