Pridobivanje osebnih podatkov s strani upravnika od upravne enote

Datum

13.04.2023

Številka

07121-1/2023/493

Kategorije

Posredovanje osebnih podatkov, Stanovanjsko in nepremičninsko pravo, Upravne enote

Pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo prejeli vaše zaprosilo za mnenje. Zanima vas, ali lahko upravnik stavbe od upravne enote pridobi vaše osebne podatke (ime, priimek, datum rojstva, stalno bivališče in druge).

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba), ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

118. člen SPZ sam po sebi ne predstavlja ustrezne zakonske pravne podlage v smislu točke c) prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe v zvezi z drugim odstavkom 6. člena ZVOP-2, na temelju katere bi bila upravna enota upravičena posredovati osebne podatke upravnikom večstanovanjskih stavb, saj ta določba SPZ ne določa niti, katere osebne podatke in iz katerih evidenc lahko upravniki pridobivajo. To pa ne pomeni, da upravnik večstanovanjske stavbe do določenih osebnih podatkov morda ni upravičen na kakšni drugi pravni podlagi.

Obrazložitev

IP uvodoma poudarja, da izven postopka inšpekcijskega nadzora oziroma pritožbenega postopka konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati. To pomeni, da IP v okviru izdaje mnenja ne more presojati, ali so v konkretnem primeru podani pogoji za posredovanje osebnih podatkov, temveč vam lahko poda zgolj splošna pojasnila.

Kot izhaja iz dopisa, ki ga prilagate, je upravna enota osebne podatke upravniku večstanovanjske stavbe posredovala na podlagi 118. člena Stvarnopravnega zakonika (Uradni list RS, št. 87/02, 91/13 in 23/20; v nadaljevanju SPZ). Ta v četrtem odstavku določa pooblastila upravnika, ki so:

-izvajati sklepe etažnih lastnikov;

-skrbeti za redno vzdrževanje in obratovanje skupnih delov;

-poskrbeti za porazdelitev in izterjavo obveznosti;

-upravljati z rezervnim skladom in s skupnim denarjem;

-zastopati etažne lastnike v poslih upravljanja in v imenu preostalih etažnih lastnikov vložiti izključitveno tožbo ter tožbo za plačilo stroškov in obveznosti, ki bremenijo etažnega lastnika.

Iz dopisa upravne enote pa ne izhaja, za kakšen namen so bili upravniku večstanovanjske stavbe te osebni podatki posredovani.

IP pojasnjuje, da mora imeti upravljavec za vsako obdelavo osebnih podatkov, torej tudi za njihovo posredovanje oziroma pridobivanje, zakonito in ustrezno pravno podlago za konkreten namen obdelave. Po prvem odstavku 6. člena ZVOP-2 se osebni podatki lahko obdelujejo le takrat in v obsegu, kadar je to v skladu s pravnimi podlagami za obdelavo osebnih podatkov iz prvega odstavka 6. in 9. člena Splošne uredbe. Skladno s točko c) prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe je obdelava zakonita, če je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca. V skladu z drugim odstavkom 6. člena ZVOP-2 pa je obdelava osebnih podatkov v javnem sektorju zaradi izvajanja zakonske obveznosti, javnega interesa ali izvajanja javne oblasti v primerih iz točk c) in e) prvega odstavka ter drugega in tretjega odstavka 6. člena Splošne uredbe zakonita le, če obdelavo osebnih podatkov, vrste osebnih podatkov, ki naj se obdelujejo, kategorije posameznikov, na katere se ti osebni podatki nanašajo, namen njihove obdelave in rok hrambe osebnih podatkov ali rok za redni pregled potrebe po hrambi določa zakon. Če je mogoče, se v zakonu določijo tudi uporabniki osebnih podatkov, posamezna dejanja obdelave in postopki obdelave ter drugi ukrepi za zagotovitev zakonite, poštene in pregledne obdelave.

Zato po mnenju IP 118. člen SPZ sam po sebi ne predstavlja ustrezne zakonske pravne podlage v smislu točke c) prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe v zvezi z drugim odstavkom 6. člena ZVOP-2, na temelju katere bi bila upravna enota upravičena posredovati osebne podatke upravnikom večstanovanjskih stavb, saj ta določba SPZ ne določa niti, katere osebne podatke in iz katerih evidenc lahko upravniki pridobivajo.

To pa ne pomeni, da upravnik večstanovanjske stavbe do določenih osebnih podatkov morda ni upravičen na kakšni drugi pravni podlagi. Skladno s tretjim odstavkom 50. člena Stanovanjskega zakona (Uradni list RS, št. 69/03, s spremembami in dopolnitvami) je upravnik na primer pooblaščen za obdelavo osebnih podatkov, ki jih je dolžan zbirati, voditi in posredovati pristojnim organom v skladu s tem zakonom. Nadalje je denimo za namen vložitve predloga za izvršbo dolžan upravljavec podatkov ali zbirk podatkov upniku, ki izkaže pravni interes (to je lahko tudi upravnik kot pooblaščenec etažnih lastnikov), na njegovo zahtevo, ne glede na državljanstvo oziroma državo, ki ji upnik pripada, posredovati določene podatke, med drugim osebno ime, naslov stalnega ali začasnega prebivališča in datum rojstva (šesti odstavek 4. člena Zakona o izvršbi in zavarovanju; Uradni list RS, št. 3/07 – uradno prečiščeno besedilo, s spremembami in dopolnitvami). Več o tem si lahko preberete v Smernicah za upravnike večstanovanjskih stavb, ki podajajo odgovore na najpogosteje zastavljena vprašanja glede zbiranja, uporabe in posredovanja osebnih podatkov, s katerimi se srečujejo upravniki stavb in etažni lastniki: https://www.ip-rs.si/fileadmin/user_upload/Pdf/smernice/Smernice_za_upravnike_vecstanovanjskih_stavb.pdf.

V teh smernicah je IP obravnaval tudi vprašanje, ali ima upravnik večstanovanjske stavbe zakonsko podlago, da od upravne enote pridobi poimenski seznam vseh bivajočih in prijavljenih oseb na naslovu, da bi ukrepal glede (ne)plačevanja stroškov in fiktivnih odjav posameznih stanovalcev. Zavzel je stališče, da upravnik nima pravne podlage, da bi od upravne enote za namen ugotavljanja števila uporabnikov posamezne enote večstanovanjske stavbe pridobil seznam vseh posameznikov, ki imajo na določenem naslovu ali v določeni stanovanjski enoti prijavljeno stalno ali začasno prebivališče. Celoten odgovor je na voljo na 11. strani navedenih smernic.

Glede na to, da se IP v mnenju ne more dokončno opredeliti do zakonitosti posredovanja osebnih podatkov v konkretnem primeru, vam dokončnega odgovora na vaše vprašanje ne more podati. Svetuje pa vam, da se za dodatno pojasnilo glede pravne podlage, namena obdelave in utemeljitev potrebnosti posredovanih osebnih podatkov obrnete neposredno na upravnika večstanovanjske stavbe oziroma na upravno enoto. Če boste nato menili, da je prišlo do kršitve varstva vaših osebnih podatkov, lahko na IP vložite pritožbo. Več informacij o tem je na voljo na povezavi https://www.ip-rs.si/varstvo-osebnih-podatkov/pravice-posameznika/vlo%C5%BEitev-prijave, obrazec za pritožbo pa je dostopen na https://www.ip-rs.si/obrazci/.

Lepo vas pozdravljamo,

Pripravila

Tina Ivanc, univ. dipl. prav., svetovalka IP za varstvo osebnih podatkov

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav., informacijska pooblaščenka