Zbiranje kontaktnih podatkov upokojenih profesorjev

Datum

29.04.2024

Številka

07120-1/2024/170

Kategorije

Pravne podlage

Pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo dne prejeli vaše zaprosilo za mnenje glede pridobivanja podatkov o upokojitvah profesorjev in o elektronskih naslovih zaradi obveščanja o možnosti članstva v Centru (…) in o delovanju Centra. Zanima vas, ali morate za zbiranje teh podatkov pridobiti privolitev posameznikov

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

1. Univerza kot oseba javnega sektorja se pri obdelavi osebnih podatkov pri opravljanju svojih nalog ne more sklicevati na zakoniti interes v skladu s 6(1)(f) členom Splošne uredbe, zato bo kot pravna podlaga za obdelavo podatkov zaslužnih profesorjev in upokojenih učiteljev z namenom obveščanja o možnosti članstva v Centru praviloma prišla v poštev privolitev posameznikov, na katere se podatki nanašajo.

2. Pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov upokojenih profesorjev bi potencialno lahko predstavljal prvi odstavek 93. člena ZVOP-2, če so izpolnjeni vsi pogoji iz navedenega odstavka, ki določa, da lahko oseba iz javnega ali zasebnega sektorja uporablja kontaktne podatke posameznikov, ki jih je zbrala iz javno dostopnih virov ali v okviru izvrševanja svojih javnih nalog ali so ji jih posamezniki, na katere se nanašajo, prostovoljno razkrili ali dali privolitev, za namene organiziranja uradnih srečanj, izobraževanj, usposabljanj in dogodkov, določanja sestav ali delovanje komisij, svetov, delegacij in drugih podobnih dejavnosti javnega sektorja, dajanja izjav za javnost, razen izvajanja neposrednega trženja.

3. Drugi odstavek 93. člena ZVOP-2 omejuje nabor podatkov, ki jih lahko obdelujejo upravljavci javnega sektorja v ta namen in sicer je dopustna le obdelava naslednjih osebnih podatkov: osebno ime, telefonska številka, naslov elektronske pošte ali druga komunikacijska številka oziroma oznaka, podatki o delodajalcu ali organizaciji ter podatki o področju dela, položaju, funkciji, članstvu v klubu ali hobiju posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki.

Obrazložitev

IP uvodoma pojasnjuje, da izven postopka inšpekcijskega nadzora oziroma drugega upravnega postopka nima zakonskih pooblastil za presojo zakonitosti konkretnih obdelav osebnih podatkov in morebitnih kršitev pravic posameznikov, na katere se podatki nanašajo. V nadaljevanju vam zato podajamo zgolj splošna pojasnila in pravna izhodišča v zvezi z vašim dopisom.

Zbiranje osebnih podatkov iz javno dostopnih virov (v obravnavanem primeru so to spletne strani posameznih fakultet) predstavlja obdelavo osebnih podatkov, ki je dopustna samo v primeru, če zanjo obstaja zakonita pravna podlaga. V skladu s členom 6(1) Splošne uredbe je obdelava osebnih podatkov zakonita le in kolikor je izpolnjen vsaj eden od naslednjih pogojev:

(a)posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;

(b)obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;

(c)obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;

(d)obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe;

(e)obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu;

(f)obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok. Ta točka se ne uporablja za obdelavo s strani javnih organov pri opravljanju njihovih nalog.

Univerza kot oseba javnega sektorja se pri obdelavi osebnih podatkov pri opravljanju svojih nalog ne more sklicevati na zakoniti interes v skladu s 6(1)(f) členom Splošne uredbe, zato bo kot pravna podlaga za obdelavo podatkov zaslužnih profesorjev in upokojenih učiteljev z namenom obveščanja o možnosti članstva v Centru praviloma prišla v poštev privolitev posameznikov, na katere se podatki nanašajo.

Potencialno bi lahko pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov upokojenih profesorjev predstavljal prvi odstavek 93. člena ZVOP-2, če so izpolnjeni vsi pogoji iz navedenega odstavka, ki določa, da lahko oseba iz javnega ali zasebnega sektorja uporablja kontaktne podatke posameznikov, ki jih je zbrala iz javno dostopnih virov ali v okviru izvrševanja svojih javnih nalog ali so ji jih posamezniki, na katere se nanašajo, prostovoljno razkrili ali dali privolitev, za namene organiziranja uradnih srečanj, izobraževanj, usposabljanj in dogodkov, določanja sestav ali delovanje komisij, svetov, delegacij in drugih podobnih dejavnosti javnega sektorja, dajanja izjav za javnost, razen izvajanja neposrednega trženja. Zbirke osebnih podatkov, ki nastanejo na tej podlagi, morajo biti ločene od drugih zbirk osebnih podatkov, ki nastanejo pri izvrševanju zakonitih pristojnosti, nalog ali obveznosti.

IP izpostavlja, da drugi odstavek 93. člena ZVOP-2 omejuje nabor podatkov, ki jih lahko obdelujejo upravljavci javnega sektorja v ta namen in sicer je dopustna le obdelava naslednjih osebnih podatkov: osebno ime, telefonska številka, naslov elektronske pošte ali druga komunikacijska številka oziroma oznaka, podatki o delodajalcu ali organizaciji ter podatki o področju dela, položaju, funkciji, članstvu v klubu ali hobiju posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki. Na podlagi privolitve posameznika lahko oseba javnega sektorja za iste namene obdeluje tudi naslov stalnega ali začasnega prebivališča in druge osebne podatke, posebne vrste osebnih podatkov pa le izjemoma in če ima za to izrecno privolitev posameznika.

IP dodatno opozarja na določbo 14. člena Splošne uredbe, ki zahteva, da upravljavec posamezniku tudi v primeru, da podatki niso pridobljeni od njega, temveč iz kakšnega drugega vira, zagotovi informacije o okoliščinah obdelave podatkov, ki se nanašajo nanj, predvsem kdo jih obdeluje in s kakšnim namenom ter kako dolgo bodo hranjeni. Informacije mora upravljavec zagotoviti najkasneje ob prvem komuniciranju s posameznikom, če pridobiva podatke s takšnim namenom.

V upanju, da ste dobili odgovor na vaša vprašanja, vas lepo pozdravljamo.

Pripravila

dr. Pika Šarf, Svetovalka IP za mednarodne odnose

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav., informacijska pooblaščenka