Uporaba e-pošte zaposlenega s strani delodajalca med bolniško odsotnostjo

Datum

06.05.2025

Številka

07121-1/2025/549

Kategorije

Delovna razmerja, Elektronska pošta

pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo prejeli vašo prošnjo za mnenje glede dopustnosti vpogleda delodajalca v celotno e-pošto delavca na e-naslovu, vezanem na delavca osebno, v času bolniške odsotnosti.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

IP se lahko dokončno opredeljuje do konkretnih obdelav osebnih podatkov le v nadzornih postopkih.

Splošna uredba varuje osebne podatke, kar so v primeru elektronske pošte predvsem t.i. prometni podatki, medtem ko je sama vsebina elektronske pošte varovana z določbami o komunikacijski zasebnosti.

Namesto neposrednega dostopa do elektronskega poštnega predala zaposlenega v primeru njegove odsotnosti IP delodajalcem glede ključne poslovne komunikacije priporoča uporabo ustreznejših rešitev, kot so splošni elektronski predal in avtomatsko obveščanje o odsotnosti.

Obrazložitev:

Uvodoma poudarjamo, da so po Splošni uredbi, za katero je pristojen IP, varovani le osebni podatki. V okviru elektronske pošte so to predvsem t.i. prometni podatki (elektronski naslovi, na katere je posameznik poslal elektronsko sporočilo in od katerih je sporočilo prejel; datum in čas pošiljanja in prejema sporočila; zadeva sporočila in drugi tehnični podatki v povezavi s sporočilom – priponka, velikost, itd.). IP bi bil pristojen tudi za nadzor zakonitosti obdelave, če bi bila po elektronski pošti denimo posredovana zbirka osebnih podatkov.

Vsebina samih elektronskih sporočil pa je varovana z določbami o komunikacijski zasebnosti, in sicer z določbo o kršitvi tajnosti občil iz 139. člena Kazenskega zakonika ter določbami o varstvu osebnostnih pravic iz 134. člena Obligacijskega zakonika.

Pri dostopu delodajalca do elektronskega poštnega predala zaposlenega je treba izhajati iz dejstva, da lahko zaposleni na službeni elektronski naslov prejme tudi povsem zasebno pisanje. Če je zaposleni denimo bolniško odsoten in delodajalec pridobi njegovo geslo za dostop do službenega predala elektronske pošte, je to z vidika varovanja zasebnosti komunikacij (tako zaposlenega kot zunanjih pošiljateljev) zelo problematično. Zato IP delodajalcem priporoča ustreznejše rešitve, na primer da se ključna poslovna komunikacija pošilja v vednost tudi na splošen elektronski poštni naslov podjetja, zaposleni pa naj pred odsotnostjo vključi avtomatsko obvestilo o odsotnosti.

Za dodatna pojasnila in primere dopustnih ter nedopustnih ravnanj delodajalcev glede službene elektronske pošte priporočamo pregled poglavja 4.1 v Smernicah »Varovanje osebnih podatkov v delovnih razmerjih«, ki so dostopne na: https://www.ip-rs.si/publikacije/priro%C4%8Dniki-in-smernice/smernice-po-splo%C5%A1ni-uredbi-o-varstvu-podatkov-gdpr/varstvo-osebnih-podatkov-v-delovnih-razmerjih.

Lepo vas pozdravljamo.

Pripravila:

Tina Ivanc, univ. dipl. prav., svetovalka IP za varstvo osebnih podatkov

dr. Jelena Virant Burnik, informacijska pooblaščenka