Ravnanje z zdravstvenimi kartotekami ob prevzemu koncesijske dejavnosti

Datum

12.08.2026

Številka

07120-1/2026/363

Kategorije

Varnost osebnih podatkov, Zbirke osebnih podatkov, Zdravstveni osebni podatki

Pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo prejeli vaše zaprosilo za mnenje. Navajate, da boste prevzeli koncesijo v odrasli zobni ambulanti, pri čemer prejšnji koncesionar kartotek pacientov ni predal zdravstvenemu domu, temveč jih bo najverjetneje pustil v kartotečni omari v vaši bodoči ambulanti. Zanima vas, kakšne so vaše obveznosti glede prevzema, hrambe in uporabe te dokumentacije, saj pacienti še niso nujno vaši, prav tako pa nimate seznama kartotek ali kontaktov pacientov. Zanima vas tudi, kdo mora obvestiti paciente o lokaciji njihove dokumentacije, kdo hrani kartoteke pacientov, ki se ne bodo opredelili pri vas, ali lahko zdravstveni dom zaračunava hrambo oziroma izdajo kartotek ter kako se zaščititi pred odgovornostjo za morebitno izgubo dokumentacije.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22 in 40/25 – ZInfV-1; v nadaljevanju ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A; v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašimi vprašanji.

Če novi koncesionar dejansko prevzame isto koncesijsko dejavnost, je treba zaradi zagotavljanja kontinuitete zdravstvene obravnave ustrezno urediti tudi prevzem oziroma dostop do zdravstvene dokumentacije pacientov prejšnjega koncesionarja. Sama podelitev nove koncesije sicer še ne pomeni avtomatičnega formalnega prenosa dokumentacije, zato je treba s koncedentom razjasniti oziroma pogodbeno urediti, kdo jo prevzema in od kdaj zanjo odgovarja, ter izvesti ustrezno primopredajo oziroma izročitev. Če prejšnji izvajalec dokumentacijo zgolj pusti v ambulanti, to samo po sebi ne predstavlja ustrezno urejenega prenosa odgovornosti. 

Če hkrati preneha tudi opravljanje zdravstvene dejavnosti, je treba upoštevati še poseben režim iz 3.č člena ZZDej.

Obrazložitev

Uvodoma pojasnjujemo, da je to mnenje podano izključno z vidika varstva osebnih podatkov in v tem okviru ravnanja z zdravstveno dokumentacijo. IP namreč ni pristojen za razlago določb Zakona o zdravstveni dejavnosti (ZZDej), ki urejajo koncesijska razmerja, prevzem koncesijske dejavnosti ter organizacijo izvajanja zdravstvene dejavnosti. Priporočamo, da se glede teh vprašanj obrnete na Ministrstvo za zdravje oziroma pristojnega koncedenta, glede strokovnih obveznosti zdravnikov pa tudi na Zdravniško zbornico.

Pri odgovoru na vaša vprašanja je treba upoštevati predvsem 44.i člen in 3.č člen ZZDej. Določbi urejata položaje, ki se lahko v praksi prekrivajo, vendar z različnega vidika.

44.i člen ZZDej ureja posledice prenehanja koncesijske pogodbe. Tretji odstavek tega člena določa, da ob prenehanju koncesijske pogodbe koncesionar izroči vso zdravstveno dokumentacijo javnemu zdravstvenemu zavodu ali začasnemu prevzemniku koncesije iz drugega odstavka. To določbo pa je treba po mnenju IP razlagati ob upoštevanju narave koncesijskega razmerja. Prenehanje posamezne koncesijske pogodbe namreč ne pomeni nujno tudi prenehanja zdravstvene dejavnosti, saj se ta lahko nadaljuje z drugim izvajalcem. Če novi izvajalec prevzame isto koncesijsko dejavnost, s tem ne prevzame zgolj pravice opravljati določeno zdravstveno dejavnost, temveč mora zagotoviti kontinuiteto zdravstvene obravnave za paciente, ki so bili v okviru te dejavnosti že obravnavani. Za takšno nadaljevanje je potrebna zdravstvena dokumentacija teh pacientov. Zato je treba ob prevzemu koncesijske dejavnosti ustrezno urediti tudi prevzem oziroma dostop do te dokumentacije. To po mnenju IP izhaja iz same narave in namena prevzema koncesijske dejavnosti.

Vendar pa navedeno ne pomeni, da je novi koncesionar že s samo podelitvijo nove koncesije avtomatično postal formalni prevzemnik zdravstvene dokumentacije, temveč je treba to ustrezno urediti v okviru novega koncesijskega razmerja oziroma s primopredajo med prejšnjim in novim izvajalcem ter koncedentom. Dejstvo, da prejšnji koncesionar kartoteke zgolj pusti v kartotečni omari v ambulanti, samo po sebi ne predstavlja ustrezno izvedene predaje in ne omogoča jasne razmejitve odgovornosti za njihovo hrambo, izgubo ali nepooblaščen dostop.

Glede pacientov, ki se ne bodo opredelili pri novem koncesionarju, je treba razlikovati med izbiro izvajalca in hrambo dokumentacije. Če je novi koncesionar določen kot prevzemnik dokumentacije, jo mora ustrezno hraniti tudi za paciente, ki izberejo drugega izvajalca. Njihova dokumentacija se nato na podlagi njihove izbire preda oziroma posreduje novemu izvajalcu skladno z veljavnimi pravili.

Če je s prenehanjem koncesijske pogodbe hkrati povezano tudi prenehanje opravljanja zdravstvene dejavnosti prejšnjega izvajalca, pa je treba dodatno upoštevati tudi 3.č člen ZZDej. Ta posebej ureja določitev prevzemnika zdravstvene dokumentacije, obveznosti obveščanja pacientov, hrambo in zavarovanje dokumentacije ter subsidiarni prevzem s strani NIJZ, če prevzemnik ni določen. Glede obveščanja pacientov je pri uporabi 3.č člena izvajalec, ki preneha opravljati dejavnost, dolžan paciente predhodno obvestiti o prenehanju, prevzemnik dokumentacije pa jih mora po prevzemu obvestiti o prevzemu dokumentacije. Glede stroškov hrambe pa 3.č člen določa, da jih nosi prevzemnik zdravstvene dokumentacije. Morebitne stroške posamezne izdaje oziroma posredovanja dokumentacije je treba od tega ločiti in jih presojati po drugih pravilih.

Za vas je zato bistveno, da pred začetkom opravljanja prevzete koncesijske dejavnosti s koncedentom razjasnite, kako je v konkretnem primeru urejen prevzem zdravstvene dokumentacije prejšnjega koncesionarja. Koncedenta je zato smiselno zaprositi za pojasnilo oziroma za ustrezno pogodbeno ureditev prenosa dokumentacije ter za izvedbo primopredaje oziroma izročitve, iz katere bo razviden obseg predane dokumentacije in trenutek, od katerega zanjo odgovarja novi izvajalec. S tem se jasno razmeji odgovornost za hrambo, varovanje in uporabo dokumentacije ter odgovornost za dokumentacijo, ki je fizično ostala v prostorih ambulante.

Lepo vas pozdravljamo,

Pripravila: Tina Ivanc, univ. dipl. prav., svetovalka IP za varstvo osebnih podatkov

dr. Jelena Virant Burnik, informacijska pooblaščenka