Posredovanje podatkov občin

Datum

16.10.2024

Številka

07120-1/2024/346

Kategorije

Občine, Posredovanje osebnih podatkov

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje glede posredovanja osebnih podatkov občini.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22; ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, 51/07 – ZUstS-A; ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Občina lahko pridobiva in obdeluje tiste osebne podatke, ki jih potrebuje za izvedbo svojih zakonsko določenih nalog – tudi za izvedbo postopka dodelitve in nadzora nad podeljenimi sredstvi. Pri tem mora upoštevati načelo najmanjšega obsega podatkov.

Zahteva za posredovanje mora vsebovati tudi pravno podlago za posredovanje podatkov in navedbo namena obdelave oziroma razloge, ki izkazujejo potrebnost in primernost podatkov za dosego namena pridobitve.

Obrazložitev

IP uvodoma poudarja, da lahko podaja neobvezujoča mnenja in pojasnila, ne sme pa izven konkretnih nadzornih ali drugih upravnih postopkov preverjati namenov oziroma obsega obdelave osebnih podatkov v konkretnem primeru.

IP uvodoma splošno pojasnjuje, da je treba za vsako obdelavo osebnih podatkov najprej zagotoviti ustrezno pravno podlago. V skladu s členom 6(1) Splošne uredbe je obdelava osebnih podatkov zakonita le in kolikor je izpolnjen vsaj eden od naslednjih pogojev:

(a)posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;

(b)obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;

(c)obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;

(d)obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe;

(e)obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu;

(f)obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok.«.

Zakon o lokalni samoupravi (Uradni list. RS, št. 94/07 – UPB, 76/08, 79/09, 51/10, 40/12 – ZUJF,14/15 - ZUUJFO, 11/18 - ZSPDSLS-1, 30/18, 61/20 – ZIUZEOP-A, 80/20 – ZIUOOPE; v nadaljevanju: ZLS) opredeljuje pooblastila občine glede obdelave osebnih podatkov v 21.a členu v povezavi z 21. členom tega zakona. Občina v skladu z 21. členom ZLS samostojno opravlja lokalne zadeve javnega pomena (izvirne naloge), ki jih določi s splošnim aktom občine ali so določene z zakonom. V skladu z drugim odstavkom istega člena občina za zadovoljevanje potreb svojih prebivalcev opravlja določene naloge, med drugim pospešuje kulturnoumetniško ustvarjalnost, vzgojno izobraževalno, informacijsko, dokumentacijsko, društveno in drugo, dejavnost na svojem območju ter lahko podeljuje denarne pomoči in simbolične nagrade ob posebnih priložnostih ali obletnicah občanov.

V skladu z 21.a členom ZLS občina pridobiva podatke, ki jih potrebuje za opravljanje nalog iz svoje pristojnosti, jih obdeluje ter opravlja statistično, evidenčno in analitično funkcijo za svoje potrebe. Občina pridobiva in obdeluje o posameznikih naslednje osebne podatke: EMŠO, osebno ime, naslov stalnega ali začasnega prebivališča, datum in kraj rojstva oziroma datum smrti, podatke o osebnih vozilih, podatke o nepremičninah ter druge osebne podatke v skladu z zakonom. Občina pridobiva te osebne podatke neposredno od posameznika, na katerega se podatki nanašajo. Na podlagi zahteve, ki vsebuje navedbo pravne podlage obdelovanja osebnih podatkov, lahko občina osebne podatke pridobi tudi od upravljavca centralnega registra prebivalstva, matičnega registra, zemljiškega katastra ali drugega upravljavca, če tako določa zakon. Upravljavec zbirke podatkov mora občini omogočiti dostop tudi do drugih podatkov iz zbirke, če je to določeno z zakonom in če te podatke občina potrebuje za izvajanje svojih z zakonom določenih pristojnosti.

IP nadalje pojasnjuje, da pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov v primeru razpolaganja s proračunskimi sredstvi daje Zakon o javnih financah (Uradni list RS, št. 11/11 – uradno prečiščeno besedilo, 14/13 – popr., 101/13, 55/15 – ZFisP, 96/15 – ZIPRS1617, 13/18, 195/20 – odl. US, 18/23 – ZDU-1O, 76/23; v nadaljnjem besedilu ZJF). Ta v 106.f členu določa, da zahteve in merila za dodelitev sredstev subvencij in posojil iz državnega oziroma občinskega proračuna določi neposredni proračunski uporabnik, ki ima v svojem finančnem načrtu za ta namen zagotovljene proste pravice porabe, morajo pa biti objektivno utemeljena in določena na način, ki subsidiarno upošteva načela zakona, ki ureja javna naročila. Skladno z načeli, ki jih določa zakon, ki ureja javna naročila, lahko občina z namenom doseganja teh načel opravlja tudi nadzor nad prejemnikom sredstev – torej nad zakonitostjo porabe prejetih sredstev. Pri tem pa iz določb 106.i člena ZJF kot tudi iz 5. člena Uredbe o postopku, merilih in načinih dodeljevanja sredstev za spodbujanje razvojnih programov in prednostnih nalog (Uradni list RS, št. 56/11) izhaja, da morajo biti pogoji, merila in roki za dodelitev sredstev določeni v javnem razpisu. Občina mora tako že v javnem razpisu jasno opredeliti, katere so zahteve in merila za kandidiranje in katere pogoje mora subjekt izpolnjevati, da se ga lahko izbere kot prejemnika in se mu podeli sredstva. Le tako prejemnik sredstev lahko ve, kaj mora storiti, da se bo štela njegova poraba javnih sredstev za zakonito in v kakšni meri lahko kasneje občina tudi opravlja nadzor nad njegovim delom.

IP tako meni, da občina lahko pridobiva in obdeluje tiste osebne podatke, ki jih potrebuje za izvedbo svojih zakonsko določenih nalog – tudi za izvedbo postopka dodelitve in nadzora nad podeljenimi sredstvi. Pri tem mora upoštevati načelo najmanjšega obsega podatkov iz 5. člena Splošne uredbe, ki določa, da morajo biti osebni podatki ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo. V konkretnem primeru je torej treba preveriti, ali so vsi podatki, ki jih občina zahteva, resnično potrebni za izvedbo nadzora nad podeljenimi sredstvi.

IP poudarja, da zgolj dejstvo sofinanciranja sklada ne opravičuje samo po sebi obdelave osebnih podatkov, v kolikor niso izpolnjene zgoraj navedene zahteve oziroma če ne obstaja za to ustrezna druga pravna podlaga.

Kot pojasnjeno že uvodoma, IP v okviru neobvezujočega mnenja ne more dokončno odgovoriti na vprašanje. IP Izpostavlja, da je področje posredovanja osebnih podatkov v ZVOP-2 urejeno v 5. poglavju. Postopek posredovanja osebnih podatkov določa 41. člen ZVOP-2, ki med drugim predpisuje vsebino zahteve za posredovanje (vsebovati mora tudi pravno podlago za posredovanje podatkov in navedbo namena obdelave oziroma razloge, ki izkazujejo potrebnost in primernost podatkov za dosego namena pridobitve), rok za posredovanje ter pravna sredstva. IP svetuje, da se javni sklad v primeru dvoma glede obstoja pravne podlage obrne neposredno na občino.

IP sklepno ponovno poudarja, da v okviru neobvezujočega mnenja ne more presojati, ali je zahteva občine za posredovanje osebnih podatkov v konkretnem primeru utemeljena. Konkretno presojo pa lahko oziroma mora opraviti izključno upravljavec osebnih podatkov, v konkretnem primeru torej javni sklad, ki nosi tudi odgovornost za tovrstno opravljeno presojo. IP se namreč ne more in ne sme postaviti v vlogo odločevalca (razsojevalca) v posameznih primerih in odločiti o upravičenosti posredovanja podatkov ali celo odrediti/prepovedati določenemu zavezancu posredovanje določenih podatkov.

Lepo vas pozdravljamo.

Pripravil

Matej Sironič, Svetovalec pooblaščenca za varstvo osebnih podatkov

dr. Jelena Virant Burnik, Informacijska pooblaščenka