Obdelava osebnih podatkov kandidatov za zaposlitev

Datum

10.07.2025

Številka

07121-1/2025/859

Kategorije

Delovna razmerja, Pravne podlage

Pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo prejeli vaše zaprosilo za mnenje, ali potencialni delodajalci od kandidata za delovno mesto lahko zahtevajo določene osebne podatke že ob sami prijavi na delovno mesto oz. ali ne bi bilo bolje zahtevanih dokazil, ki vsebujejo podatke, prinesti na razgovor za delovno mesto, če bi do njega prišlo.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba), ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Delodajalec mora imeti za vsako obdelavo osebnih podatkov kandidatov za zaposlitev, torej med drugim za njihovo zbiranje in uporabo, zakonito in ustrezno pravno podlago iz prvega odstavka 6. in 9. člena Splošne uredbe. Vsi osebni podatki kandidatov za zaposlitev, ki jih zahteva delodajalec, morajo biti ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo, kar med drugim pomeni, da se zasledovanega namena z milejšimi sredstvi ne da doseči. V skladu z 29. členom ZDR-1 je pri sklepanju pogodbe o zaposlitvi kandidat dolžan predložiti delodajalcu dokazila o izpolnjevanju pogojev za opravljanje dela in ga obvestiti o vseh njemu znanih dejstvih, pomembnih za delovno razmerje, kot tudi o njemu znanih drugih okoliščinah.

Obrazložitev

IP uvodoma poudarja, da lahko podaja neobvezujoča mnenja in pojasnila, ne sme pa izven konkretnih nadzornih ali drugih upravnih postopkov preverjati primernosti izbrane pravne podlage ali namenov oziroma obsega obdelave osebnih podatkov v konkretnem primeru. IP v okviru tega mnenja torej ne more in ne sme ocenjevati, katere konkretne osebne podatke oziroma dokazila delodajalec potrebuje za oceno ustreznosti konkretne prijave kandidata za zaposlitev.

IP pojasnjuje, da mora imeti upravljavec (v konkretnem primeru delodajalec) za vsako obdelavo osebnih podatkov kandidatov za zaposlitev, torej med drugim za njihovo zbiranje in uporabo, zakonito in ustrezno pravno podlago iz prvega odstavka 6. in 9. člena Splošne uredbe. Izbor ustrezne pravne podlage za posamezno obdelavo je stvar ocene konkretnih okoliščin, odgovornost za izbiro pa nosi upravljavec (delodajalec). Delodajalec mora pri zbiranju in obdelavi osebnih podatkov vedno izhajati iz načela najmanjšega obsega podatkov, ki določa, da morajo biti pod pogojem, da obstaja pravna podlaga, osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo. Navedeno načelo pomeni, da je potrebno obdelovati samo toliko osebnih podatkov, kolikor je nujno potrebno za dosego zakonitega namena obdelave.

Področje delovnega prava je specialno urejeno v posebnih zakonih tako za javni kot tudi za zasebni sektor, tj. predvsem v Zakonu o evidencah na področju dela in socialne varnosti (ZEPDSV) in Zakonu o delovnih razmerjih (ZDR-1). Zaradi izrazite neenakosti moči strank v delovnopravnih razmerjih oziroma zaradi varstva delavca kot tudi kandidata, ki je v razmerju do delodajalca šibkejša stranka, je zakonodajalec to področje uredil strožje. Zato na tem področju praviloma obdelava osebnih podatkov na podlagi privolitve (točka (a) prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe) pride v praksi v poštev zgolj izjemoma in če lahko posameznik resnično brez kakršnihkoli posledic za delovno razmerje privolitev odkloni.

Delodajalec lahko obdeluje tiste delavčeve osebne podatke, ki jih določa ZEPDSV in v skladu z 48. členom ZDR-1 tiste osebne podatke, za katere izkaže, da jih potrebuje zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. Pri tem so mišljene pravice in obveznosti obeh, torej delavca (in kandidata) ter delodajalca.

V skladu z 28. členom ZDR-1 sme delodajalec od kandidata zahtevati le predložitev dokazil o izpolnjevanju pogojev za opravljanje dela in pri sklepanju pogodbe o zaposlitvi ne sme od kandidata zahtevati podatkov o družinskem oziroma zakonskem stanu, podatkov o nosečnosti, o načrtovanju družine oziroma drugih podatkov, če niso v neposredni zvezi z delovnim razmerjem. V skladu z 29. členom ZDR-1 pa je pri sklepanju pogodbe o zaposlitvi kandidat dolžan predložiti delodajalcu dokazila o izpolnjevanju pogojev za opravljanje dela in ga obvestiti o vseh njemu znanih dejstvih, pomembnih za delovno razmerje, kot tudi o njemu znanih drugih okoliščinah, ki ga kakorkoli onemogočajo ali bistveno omejujejo pri izvrševanju obveznosti iz pogodbe ali ki ogrožajo življenje oseb, s katerimi pri izvrševanju svojih obveznosti prihaja v stik. Kandidat ni dolžan odgovarjati na vprašanja, ki niso v neposredni zvezi z delovnim razmerjem.

V postopku izbire kandidatov za zaposlitev na razpisano delovno mesto je treba rok hrambe dokumentacije praviloma določiti glede na potek rokov za uveljavljanje pravic in upoštevaje morebitne področne predpise. V skladu s petim odstavkom 200. člena ZDR-1 lahko neizbrani kandidat, ki meni, da je bila pri izbiri kršena zakonska prepoved diskriminacije, v roku 30 dni po prejemu obvestila delodajalca zahteva sodno varstvo pred pristojnim delovnim sodiščem.

Prvi odstavek 30. člena ZDR-1 določa, da mora delodajalec neizbranega kandidata v osmih dneh po zaključenem postopku izbire pisno obvestiti o tem, da ni bil izbran. Delodajalec je dolžan neizbranemu kandidatu na njegovo zahtevo vrniti vse dokumente, ki mu jih je predložil kot dokaz za izpolnjevanje zahtevanih pogojev za opravljanje dela. Originalna dokazila se po poteku roka za vložitev pravnega sredstva v skladu s 30. členom ZDR-1 vrne neizbranemu kandidatu (če gre za originalna dokazila ali če kandidat to zahteva).

Podrobnejše informacije glede obdelave osebnih podatkov v okviru delovnih razmerji so vam na voljo v Smernicah Informacijskega pooblaščenca – Varstvo osebnih podatkov v delovnih razmerjih, ki so dostopne na: https://www.ip-rs.si/fileadmin/user_upload/Pdf/smernice/Smernice_-_Varstvo_OP_v_delovnih_razmerjih_verzija_1.1_koncna.pdf.

Lepo vas pozdravljamo.

dr. Jelena Virant Burnik,

informacijska pooblaščenka