Posredovanje kadrovskih map ob delnem prenosu dejavnosti

Datum

13.06.2025

Številka

07121-1/2025/749

Kategorije

Delovna razmerja, Posredovanje osebnih podatkov

pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo prejeli dopis, v katerem pojasnjujete, da je družba A prenesla del dejavnosti na družbo B. Prevzemna družba B je določenim zaposlenim v vaši družbi A pred presečnim datumom ponudila nove pogodbe o zaposlitvi. Prevzemna družba B vas sedaj poziva, da jim posredujete celotne kadrovske mape zaposlenih, ki so prešli k njim, vi pa imate glede tega pomisleke. Zaprošate za mnenje, kako naj ravnate v tej situaciji.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba), ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Z dnem vpisa delitve v sodni register je mogoče utemeljiti prenos osebnih podatkov na novo ali prevzemno družbo v skladu z delitvenim načrtom na točki (b) prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe (izvajanje pogodbe). V določenih primerih pa je prenos mogoče utemeljiti tudi na podlagi točke (c) prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe (zakonska obveznosti). Z dnem vpisa v sodni register lahko delodajalec prenosnik posreduje delodajalcu prevzemniku kadrovske mape prenesenih delavcev.

V kolikor v konkretnem primeru ni šlo za spremembo delodajalca v smislu 75. člena ZDR-1 in torej do spremembe delodajalca zadevnih zaposlenih ni prišlo v okviru oddelitve dejavnosti, po mnenju IP, ni pravne podlage za posredovanje kadrovskih map teh zaposlenih družbi B. 

Obrazložitev

IP uvodoma poudarja, da lahko podaja neobvezujoča mnenja in pojasnila, ne sme pa izven nadzornih ali drugih postopkov presojati konkretnih obdelav osebnih podatkov.

IP glede na vaša pojasnila ugotavlja, da je v vašem primeru družba A prenesla posamezni del njenega premoženja na novo družbo B, ki se je ustanovila zaradi oddelitve (oddelitev z ustanovitvijo nove družbe). V skladu s šestim odstavkom 623. člena Zakona o gospodarskih družbah (Uradni list RS, št. 65/09 – uradno prečiščeno besedilo, 33/11, 91/11, 32/12, 57/12, 44/13 – odl. US, 82/13, 55/15, 15/17, 22/19 – ZPosS, 158/20 – ZIntPK-C, 18/21, 18/23 – ZDU-1O, 75/23 in 102/24; ZGD-1) z delitvijo preide na novo ali prevzemno družbo del premoženja prenosne družbe, določen z delitvenim načrtom, ter pravice in obveznosti prenosne družbe v zvezi s tem premoženjem. Nova ali prevzemna družba kot univerzalni pravni naslednik vstopi v vsa pravna razmerja v zvezi s tem premoženjem, katerih subjekt je bila prenosna družba. 635. člen ZGD-1 v prvem odstavku določa, da registrski organ po sedežu prenosne družbe v [sodni] register hkrati vpiše delitev in ustanovitev novih družb. V drugem odstavku pa omenjeni člen nadalje določa, da z vpisom delitve v register med drugim premoženje prenosne družbe skupaj z obveznostmi preide na nove družbe v skladu z delitvenim načrtom. Prvi odstavek 75. člena Zakona o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 21/13, 78/13 – popr., 47/15 – ZZSDT, 33/16 – PZ-F, 52/16, 15/17 – odl. US, 22/19 – ZPosS, 81/19, 203/20 – ZIUPOPDVE, 119/21 – ZČmIS-A, 202/21 – odl. US, 15/22, 54/22 – ZUPŠ-1, 114/23 in 136/23 – ZIUZDS; ZDR-1) določa, da če pride zaradi pravnega prenosa podjetja ali dela podjetja, izvedenega na podlagi zakona, drugega predpisa, pravnega posla oziroma pravnomočne sodne odločbe ali zaradi združitve ali delitve do spremembe delodajalca, preidejo pogodbene in druge pravice ter obveznosti iz delovnih razmerij, ki so jih imeli delavci na dan prenosa pri delodajalcu prenosniku, na delodajalca prevzemnika.

Za vsako obdelavo osebnih podatkov (vključno s posredovanjem) mora obstajati ena od pravnih podlag iz 6. člena Splošne uredbe. Obdelava je tako zakonita le in kolikor je za konkretni namen obdelave in konkretne osebne podatke izpolnjen eden od naslednjih pogojev:

a)posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;

b)obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;

c)obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;

d)obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe;

e)obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu;

f)obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok.

Po mnenju IP je z dnem vpisa delitve v sodni register mogoče utemeljiti prenos osebnih podatkov na novo ali prevzemno družbo v skladu z delitvenim načrtom na točki (b) prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe (izvajanje pogodbe). V določenih primerih pa je prenos mogoče utemeljiti tudi na podlagi točke (c) prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe (zakonska obveznosti). Če pride zaradi prenosa dejavnosti na novo ali prevzemno družbo tudi do prenosa zaposlenih, gre za spremembo delodajalca v smislu določbe 75. člena ZDR-1. V takšnem primeru preidejo pogodbene in druge pravice ter obveznosti iz delovnih razmerij, ki so jih imeli delavci na dan prenosa pri delodajalcu prenosniku, na delodajalca prevzemnika. Z dnem vpisa v sodni register lahko delodajalec prenosnik posreduje delodajalcu prevzemniku kadrovske mape prenesenih delavcev.

IP je vpogledal v Delitveni načrt družbe A, ki je javno dostopen na spletnih straneh AJPES. Iz točke 14 Delitvenega načrta izhaja, da pri oddelitvi obrata iz prenosne družbe A na prevzemno družbo B do prenosa zaposlenih ne bo prišlo. Nadalje iz Delitvenega načrta izhaja, da bo izvajanje vseh potrebnih poslovnih aktivnosti z namenom izvajanja ekonomske dejavnosti v prvi fazi prevzela odgovorna oseba prevzemne družbe, v kolikor pa se bo v bodoče pojavila potreba po dodatnih človeških resursih, bo družba to potrebo zapolnila z dodatno zaposlitvijo. Iz Delitvenega načrta torej izhaja, da zaposleni niso bili predmet prenosa v okviru oddelitve, ki je potekala v letu 2023. Tudi iz vaših pojasnil je mogoče razumeti, da so se zadevni zaposleni pri prevzemni družbi B zaposlili že pred prenosom dejavnosti na družbo B – tj. pred dnem vpisa delitve v sodni register -, saj v dopisu pojasnjujete, da je družba B določenim zaposlenim v vaši družbi A ponudila nove pogodbe o zaposlitvi pred datumom obračuna oddelitve (»pred presečnim datumom«), ta pa je bil glede na podatke Delitvenega načrta določen približno 6 mesecev pred vpisom delitve v sodni register. Kdaj so bile nove pogodbe o zaposlitvi dejansko sklenjene, pa iz vašega dopisa ne izhaja. V kolikor v konkretnem primeru torej ni šlo za spremembo delodajalca v smislu 75. člena ZDR-1 in do spremembe delodajalca zadevnih zaposlenih ni prišlo v okviru oddelitve dejavnosti, po mnenju IP, ni pravne podlage za posredovanje kadrovskih map teh zaposlenih družbi B. 

Lepo vas pozdravljamo.

Pripravila

Sandra Kajtazović, univ. dipl. prav.

dr. Jelena Virant Burnik,

informacijska pooblaščenka