Vpogled v osebni dokument s strani izvajalca javne službe

Datum

25.07.2025

Številka

07121-1/2025/944

Kategorije

Pravne podlage

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje glede tega, ali je izvajalcu javne službe, ki na podlagi koncesijske pogodbe upravlja zbirni center, dovoljeno za namen nadzora nad upravičenostjo do uporabe storitev zbirnega centra od oseb, ki pripeljejo odpadke, zahtevati vpogled v identifikacijski dokument, preveriti stalno prebivališče ter zabeležiti njihovo ime, priimek in odjemno mesto z namenom ugotavljanja, ali gre za občana zadevne občine.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22; ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, 51/07 – ZUstS-A; ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

IP v okviru neobvezujočega mnenja ne more presojati zakonitosti obdelav osebnih podatkov, ki jih navajate v vašem zaprosilu za mnenje, niti njihove skladnosti s temeljnimi načeli varstva osebnih podatkov.

Upravljavec, obdelovalec ali uporabnik sme za namen identifikacije posameznika ali za namen zagotavljanja točnosti in posodobljenosti osebnih podatkov vpogledati v njegove uradne identifikacijske dokumente. Upravljavec, ki izvaja z zakonom predpisano nalogo, sme za namen identifikacije posameznika podatke iz osebnega dokumenta tudi prepisati, kopirati ali drugače obdelati.

Drugi odstavek 94. člena ZVOP-2 lahko predstavlja pravno podlago za kopiranje in druge oblike obdelave (npr. hrambo) osebnih podatkov iz uradnih identifikacijskih dokumentov v povezavi z ustreznim področnim predpisom, ki v tem primeru določa naloge upravljavca, ki zahtevajo tovrstno obdelavo osebnih podatkov.

Uredba o obvezni občinski gospodarski javni službi zbiranja komunalnih odpadkov v 5. členu določa, da občina s svojim predpisom uredi podrobnosti prepuščanja odpadkov izvajalcu javne službe v skladu s to uredbo in na način, določen v predpisu občine.

Obrazložitev

IP uvodoma poudarja, da lahko podaja neobvezujoča mnenja in pojasnila, ne sme pa izven konkretnih inšpekcijskih postopkov preverjati zakonitosti in primernosti obdelave osebnih podatkov v konkretnem primeru. Dokončno presojo zakonitosti obdelave osebnih podatkov lahko IP poda le v konkretnem inšpekcijskem postopku. IP tako ne more presojati zakonitosti obdelav osebnih podatkov, ki jih navajate v vašem zaprosilu za mnenje, niti njihove skladnosti s temeljnimi načeli varstva osebnih podatkov.

IP splošno pojasnjuje, da Splošna uredba v 6. členu določa različne pravne podlage za zakonito obdelavo osebnih podatkov. Obdelava je tako zakonita le in kolikor je za konkretni namen obdelave in konkretne osebne podatke izpolnjen eden od naslednjih pogojev:

(a)posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;

(b)obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;

(c)obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;

(d)obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe;

(e)obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu;

(f)obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok.

IP pojasnjuje, da vpogled, kopiranje in prepisovanje podatkov iz osebnih dokumentov podrobneje urejata Zakon o potnih listinah državljanov Republike Slovenije (Uradni list RS, št. 29/11 – UPB, 112/24 – ZNDM-2I in 15/25 – ZPL; v nadaljevanju: ZPLD-1) in Zakon o osebni izkaznici (Uradni list RS, št. 35/11, 41/21, 199/21, 17/25; v nadaljevanju: ZOIzk-1). ZOIzk-1 v četrtem odstavku 4. člena določa, da je vpogled v osebno izkaznico dopusten za ugotavljanje istovetnosti in državljanstva njenega imetnika. kadar je to potrebno, pa je mogoč tudi prepis osebnih podatkov z nje. Podobno določa tudi ZPLD-1 v četrtem odstavku 4.a člena. Več o kopiranju in prepisovanju podatkov iz osebnih dokumentov si lahko preberete na: Kopiranje osebnih dokumentov in prepisovanje podatkov iz osebnih dokumentov - IPRS in v mnenju št. 07121-1/2025/765.

IP nadalje pojasnjuje, da ZVOP-2 v prvem odstavku 94. člena določa, da smejo upravljavec, obdelovalec ali uporabnik za namen identifikacije posameznika, ali za namen zagotavljanja točnosti in posodobljenosti osebnih podatkov, vpogledati v njegove uradne identifikacijske dokumente. Drugi odstavek istega člena določa, da sme upravljavec, ki izvaja z zakonom predpisano nalogo, za namen identifikacije posameznika tudi prepisati, kopirati ali drugače obdelati podatke iz njegovih uradnih identifikacijskih dokumentov. Slednja določba torej velja v primerih, ko upravljavec izvaja z zakonom predpisano nalogo in širi dopustne oblike obdelave (vseh) osebnih podatkov iz uradnih identifikacijskih dokumentov za namene identifikacije tudi na prepisovanje, kopiranje ali (vse) druge oblike obdelave, s čimer dopolnjuje in širi določbe ZOIzk‑1 in ZPLD‑1. Več o tem si lahko preberete v zgoraj omenjenem mnenju št. 07121-1/2025/765.

IP ob tem splošno opozarja tudi na načelo najmanjšega obsega podatkov, ki določa, da morajo biti pod pogojem, da obstaja pravna podlaga, osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo. Navedeno načelo pomeni, da je potrebno obdelovati samo toliko osebnih podatkov, kolikor je nujno potrebno za dosego zakonitega namena obdelave.

IP nadalje pojasnjuje, da Uredba o obvezni občinski gospodarski javni službi zbiranja komunalnih odpadkov (Uradni list RS, št. 33/17, 60/18, 44/22 – ZVO-2; v nadaljevanju: uredba) med drugim ureja tudi dejavnost izvajalcev javne službe in zbirne centre. IP ob tem poudarja, da ni pristojen za tolmačenje pravnih predpisov izven njegove pristojnosti, opozarja pa na 5. člen uredbe, ki ureja obveznosti uporabnika, ki je posameznik in v prvem odstavku napotuje na predpis občine, ki določa način prepuščanja odpadkov. Nadalje 7. člen uredbe v drugem in tretjem odstavku določa, da izvajalec javne službe prevzema komunalne odpadke, ki jih zbira, brez evidenčnega lista iz predpisa, ki ureja odpadke in da izvajalec javne službe za vse komunalne odpadke, ki jih zbere, vodi evidenco v skladu s predpisom, ki ureja odpadke.

IP poudarja, da je izvajalec javne službe upravičen do obdelave določenih osebnih podatkov, če so ti podatki ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo (v konkretnem primeru za preverjanje upravičenosti uporabe zbirnega centra). Iz vašega zaprosila za mnenje sicer ne izhaja, za kateri občinski zbirni center gre in posledično ni mogoče ugotoviti, kateri občinski predpis ureja storitev zbiranja komunalnih odpadkov, kljub temu pa IP poudarja, da v okviru neobvezujočega mnenja ne more presojati, ali konkretna ureditev z vidika varstva osebnih podatkov zadosti načelu sorazmernosti oziroma najmanjšega obsega podatkov glede na namen njihovega zbiranja in obdelave.

IP sklepno povzema, da iz vašega zaprosila za mnenje izhaja, da v konkretnem primeru izvajalec javne službe vpogleduje v osebne dokumente zaradi preverjanja upravičenosti uporabe storitev zbirnega centra. Do tega so namreč upravičeni le uporabniki storitve javne službe ravnanja s komunalnimi odpadki iz konkretne občine. Vpogled v osebni dokument je tako najverjetneje potreben za potrditev istovetnosti uporabnika, ki je odpadke pripeljal v zbirni center, ter njegovega stalnega prebivališča. Če pa bi upravljavec (izvajalec javne službe) v osebne podatke posameznikov vpogledal ali jih drugače obdeloval izven navedenega namena, bi lahko šlo za kršitev varstva osebnih podatkov. Če menite, da gre v konkretnem primeru za kršitev, vam IP predlaga, da vložite prijavo (več o tem dostopno na:

Vložitev prijave - IPRS

IP sklepno ponovno poudarja, da izven konkretnega inšpekcijskega postopka ne more presojati zakonitosti konkretnih obdelav osebnih podatkov in povzema, da je za vsako obdelavo osebnih podatkov treba torej najprej zagotoviti ustrezno pravno podlago. Izbor ustrezne pravne podlage za posamezno obdelavo je stvar ocene konkretnih okoliščin, odgovornost za izbiro pa nosi upravljavec (v konkretnem primeru izvajalec javne službe).

Lepo vas pozdravljamo,

Pripravil:

Matej Sironič,

Svetovalec pooblaščenca I

dr. Jelena Virant Burnik,

Informacijska pooblaščenka