Uporaba osebnih podatkov v zvezi s prijavo trpinčenja na delovnem mestu

Datum

21.10.2025

Številka

07121-1/2025/1238

Kategorije

Delovna razmerja, Telekomunikacije in pošta

pri Informacijskem pooblaščencu (v nadaljevanju IP) smo 16. 10. 2025 prejeli vaše zaprosilo za mnenje glede uporabe vaših osebnih podatkov v postopku pred delodajalcem. Navajate, da sta sodelavki zoper vas podali prijavo, da izvajate trpinčenje na delovnem mestu. Kot dokazni material sta uporabili vaša sporočila v zasebni skupini na platformi Messenger, iz katere pa sta izbrisali svoja sporna sporočila. Glede na to, da je šlo za pogovor na zasebnem telefonu izven delovnega mesta in izven delovnega časa, vas zanima, ali je res lahko uporabljen proti vam v disciplinskem postopku.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22 in 40/25 – ZInfV-1, v nadaljevanju ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Za obdelavo osebnih podatkov v delovnih razmerjih je pomemben 48. člen ZDR-1, ki določa, da sme delodajalec osebne podatke delavcev zbirati, obdelovati, uporabljati in posredovati tretjim osebam, če je to določeno z zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem.

IP ni pristojen presojati vodenja disciplinskih postopkov po ZDR-1 in se posledično ne more opredeliti do tega, ali je določen tovrsten postopek voden zakonito. Odločitev o tem, kateri podatki in dokazi bodo v disciplinskem postopku uporabljeni, lahko sprejme le delodajalec.

Glede na to, da so bila v dokaznem postopku uporabljena vaša zasebna sporočila, pa bi lahko prišlo do posega v vašo komunikacijsko zasebnost, vendar presoja o tem presega pristojnosti IP.

Obrazložitev

Uvodoma poudarjamo, da IP izven postopka inšpekcijskega nadzora oziroma drugega upravnega postopka ni pristojen presojati zakonitosti posamičnih obdelav osebnih podatkov. V okviru neobvezujočega mnenja lahko zgolj pojasni splošen pravni okvir s področja varstva osebnih podatkov, ki se nanaša na vaše vprašanje.

Vsaka obdelava osebnih podatkov (na primer razkritje s posredovanjem, razširjanje ali drugačno omogočanje dostopa, uporaba in podobno) mora imeti pravno podlago v prvem odstavku 6. člena in 9. členu Splošne uredbe (prvi odstavek 6. člena ZVOP-2), kar pomeni, da je zakonita zgolj, če je izpolnjen eden od naslednjih pogojev:

(a)posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;

(b)obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;

(c)obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;

(d)obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe;

(e)obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu;

(f)obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok.

Poleg tega v delovnih razmerjih velja 48. člen Zakona o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 21/13, 78/13 – popr., 47/15 – ZZSDT, 33/16 – PZ-F, 52/16, 15/17 – odl. US, 22/19 – ZPosS, 81/19, 203/20 – ZIUPOPDVE, 119/21 – ZČmIS-A, 202/21 – odl. US, 15/22, 54/22 – ZUPŠ-1, 114/23, 136/23 – ZIUZDS in 70/25 – ZUTD-I, v nadaljevanju ZDR-1), ki določa, da sme delodajalec osebne podatke delavcev zbirati, obdelovati, uporabljati in posredovati tretjim osebam, če je to določeno z zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. To je pogoj, ki ga mora biti delodajalec vedno sposoben dokazati in je za to tudi odgovoren. Za več podrobnosti v zvezi z obdelavo osebnih podatkov v delovnih razmerjih vas napotujemo na Smernice o varstvu osebnih podatkov v delovnih razmerjih.

Poudarjamo pa, da IP ni pristojen presojati vodenja disciplinskih postopkov po ZDR-1 in se posledično ne more opredeliti do tega, ali je določen tovrsten postopek voden zakonito oziroma ali je dopustno utemeljiti odločitev na določenem dokazu. Odločitev o tem, kateri podatki in dokazi bodo v disciplinskem postopku uporabljeni, lahko v konkretnem primeru sprejme le delodajalec.

Ob tem opozarjamo, da nezakonito zbiranje osebnih podatkov za namene dokazovanja v disciplinskem postopku lahko pomeni nedopusten poseg v osebnostne pravice posameznika. Glede na to, da so bila v dokaznem postopku uporabljena vaša zasebna sporočila, bi lahko prišlo do posega v vašo komunikacijsko zasebnost. Če menite, da sta sodelavki neupravičeno posredovali vašo zasebno komunikacijo delodajalcu oziroma da je delodajalec to komunikacijo neupravičeno uporabil kot dokazni material, vam svetujemo, da to uveljavljate v okviru disciplinskega postopka ali pred pristojnimi sodišči. Kot omenjeno pa vam pri tem IP ne more pomagati, saj to presega njegove pristojnosti.

Na podobna vprašanja je IP v preteklosti že odgovarjal, npr. v mnenju št. 07121-1/2025/218 z dne 24. 2. 2025 in št. 07121-1/2024/857 z dne 24. 7. 2024, ki sta dostopni na https://www.ip-rs.si/mnenja-zvop-2/.

V upanju, da smo odgovorili na vaše vprašanje, vas lepo pozdravljamo.

dr. Jelena Virant Burnik, informacijska pooblaščenka