Označevanja odsotnosti zaposlenih v mesečnem planu dela

Datum:

03.09.2026

Številka:

07120-1/2026/879

Kategorije:

Varnost osebnih podatkov, Delovna razmerja

Pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo prejeli vaše zaprosilo za mnenje obdelave osebnih podatkov zaposlenih v okviru organizacije (izvajalec osebne asistence) in razporejanja delovnega časa. Zanima vas zlasti:

ali je dopustno, da se v skupnem planu dela pri posameznem zaposlenem navede zgolj splošna oznaka »Odsoten« oziroma »Odsotnost«;

ali je za takšno obdelavo osebnih podatkov podana ustrezna pravna podlaga, kadar je namen obdelave organizacija dela in razporejanje zaposlenih;

ali je pri tem pomembno, da razlog odsotnosti ni naveden in ostane drugim zaposlenim neznan;

ali priporočate kakšen drugačen način označevanja odsotnosti, ki bi bil z vidika varstva osebnih podatkov ustreznejši.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22 in 40/25 – ZInfV-1; v nadaljevanju ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A; v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

ZEPDSV izrecno določa vrste in vsebino evidenc na področju dela in socialne varnosti, način zbiranja podatkov, način vodenja in povezovanja evidenc in način posredovanja podatkov, pri čemer ZDR-1 v prvem odstavku 48. člena še na splošno določa, da se osebni podatki delavcev lahko zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in dostavljajo tretjim osebam samo, če je to določeno s tem ali drugim zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem.

Če je seznanitev zaposlenih, ki so vključeni v mesečni plan dela, s prisotnostjo/odsotnostjo posameznega zaposlenega v mesečnem planu dela potrebna zaradi potreb organizacije dela, je to lahko skladno tudi z ukrepi za zavarovanje osebnih podatkov iz 24., 25. in 32. člena Splošne uredbe in načelom najmanjšega obsega podatkov.

Obrazložitev

IP uvodoma pojasnjuje, da izven postopka inšpekcijskega nadzora oziroma drugega upravnega postopka nima zakonskih pooblastil za presojo zakonitosti konkretnih obdelav osebnih podatkov in morebitnih kršitev pravic posameznikov, na katere se podatki nanašajo. V nadaljevanju vam zato podajamo zgolj splošna pojasnila in pravna izhodišča v zvezi z vašim dopisom.

Obdelava osebnih podatkov je dopustna le, če zanjo obstaja ustrezna pravna podlaga. V členu 6 Splošne uredbe so tako določene pravne podlage, in sicer:

1.posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;

2.obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;

3.obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;

4.obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe;

5.obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti , dodeljene upravljavcu;

6.obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok.

V delovnih razmerjih se osebni podatki obdelujejo primarno na podlagi zakonske določbe, in sicer pravno podlago v smislu člena 6(1)(c) predstavljata Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti (Ur. l. RS, št. 40/06, 50/23 in 24/25, v nadaljevanju ZEPDSV) in Zakon o delovnih razmerjih (Ur. l. RS, št. 21/13, s spremembami in dopolnitvami, v nadaljevanju ZDR-1).

ZEPDSV izrecno določa vrste in vsebino evidenc na področju dela in socialne varnosti, način zbiranja podatkov, način vodenja in povezovanja evidenc in način posredovanja podatkov, pri čemer ZDR-1 v prvem odstavku 48. člena še na splošno določa, da se osebni podatki delavcev lahko zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in dostavljajo tretjim osebam samo, če je to določeno s tem ali drugim zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem.

Tako so evidence, ki jih morajo delodajalci voditi v skladu ZEPDSV, izrecno določene v 12. členu tega zakona (med njimi je tudi evidenca o izrabi delovnega časa), 13. člen pa določa še njihovo vsebino. Ker pa prvi odstavek 48. člena ZDR-1 dopušča obdelavo osebnih podatkov tudi brez dodatne podlage v drugem zakonu, lahko delodajalec od delavca sicer zahteva/obdeluje tudi druge osebne podatke kot tiste določene z ZEPDSV, vendar le pod pogojem, če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem.

Samo evidentiranje prisotnosti na delu in napoved morebitnih odsotnosti tako ni v nasprotju s Splošno uredbo, saj je takšno evidentiranje potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja oz. je v zvezi z delovnim razmerjem. Prav tako napoved (pričakovanih) odsotnosti za potrebe izdelave skupnega plana dela. Zaposleni namreč na tak način dokazuje prisotnost na delovnem mestu oz. izpolnjevanje pogodbenih obveznosti.

Delodajalec mora sprejeti določene ukrepe za zavarovanje osebnih podatkov skladno s 24., 25. in 32. členom Splošne uredbe tako, da npr. zagotovi dostop do podatkov delavca zgolj pooblaščenim osebam, ki so do podatkov upravičene zaradi organizacije dela oz. delovnega procesa (npr. do podatkov, ki so kadrovske narave, lahko dostopa kadrovik ipd.). S tem ukrepom onemogoči, da bi se osebe, ki niso za to pooblaščene, vpogledovale v podatke, ki so sicer zbrani na zakoniti pravni podlagi. Dodajamo še, da morajo biti dostopne pravice ažurno upravljane (ažurno dodeljevane, spremenjene in ukinjene, v tem primeru nabor naslovnikov, ki jim je plan dela posredovan), hierarhične in dokumentirane. Ob tem mora delodajalec upoštevati tudi načelo najmanjšega obsega podatkov, skladno s katerim morajo biti osebni podatki ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo. Dostopnost do posamezne zbirke (o prisotnosti zaposlenih na delovnem mestu v okviru mesečnega plana dela) znotraj delodajalca oziroma upravljavca je torej stvar odločitve upravljavca. Povedano drugače, odločitev o tem, ali bodo zaposleni imeli dostop do zbirke podatkov o prisotnosti, ni pravica zaposlenih, temveč je stvar organizacije in vodenja dela znotraj upravljavca. Zaposleni, ki so upravičeni do seznanitve z osebnimi podatkov, pa so jih dolžni varovati in jih brez ustrezne pravne podlage ne smejo posredovati tretjim osebam.

Če je torej seznanitev zaposlenih, ki so vključeni v mesečni plan dela, s prisotnostjo/odsotnostjo posameznega zaposlenega v mesečnem planu dela potrebna zaradi potreb organizacije dela (kot navajate), je to lahko skladno z zgoraj navedenim. Odgovornost za odločitev in presojo utemeljenosti je na strani delodajalca. Dodajamo še, da je pravilna odločitev, da razlog odsotnosti zaposlenega širšemu krogu zaposlenih ni razviden, saj bi takšno obdelavo osebnih podatkov težko utemeljili kot (nujno) potrebno. Opozarjamo še, da je dodatna previdnost potrebna pri obdelavi osebnih podatkov, povezanih z zdravjem (npr. bolniška odsotnost), zato je v tem primeru še toliko bolj pomembno, da (po nepotrebnem) ni razkrit razlog odsotnosti.

V upanju, da ste dobili odgovor na vaša vprašanja, vas lepo pozdravljamo.

Lepo vas pozdravljamo,

Pripravila: mag. Nuša Kavšek Kostevc, svetovalka pooblaščenca I

dr. Jelena Virant Burnik, informacijska pooblaščenka