Osebni podatki delavca v postopki javnega naročanja

Datum

08.07.2024

Številka

07121-1/2024/778

Kategorije

Delovna razmerja, Pravne podlage, Uradni postopki

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je po elektronski pošti prejel vaš dopis, v katerem pojasnjujete, da pri javnem naročilu za storitve fizičnega in tehničnega varovanja naročnik v okviru meril (ne pogojev) od vas zahteva razkritje bruto plač varnostnikov, ki bodo delo opravljali pri naročniku. Namen tega naj bi bilo preverjanje izpolnjevanja naročnikovih kadrovskih in tehničnih pogojev, prav tako si je naročnik pridržal možnost, da dokazila zbira tudi od kadra samega. Naročnik je še pojasnil, da ker ne gre za pogoj, lahko izvajalec enostavno ne posreduje tega podatka, po pojasnilih naročnika pa naj bi se zanašal na privolitev delavcev. Konkretno vas torej zanima, kakšno je stališče Informacijskega pooblaščenca glede razkrivanja zajamčene bruto mesečne plače konkretnih delavcev, poleg tega pa še glede izkušen z intervencijami ter usposobljenosti za reševanje in evakuacijo iz dvigal.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba), ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

V opisanem primeru IP meni, da lahko naročnik zakonito zahteva (oziroma predvidi) posredovanje podatkov, ki jih navajate, če je sposoben utemeljiti, da podatke potrebuje za opravljanje naloge v javnem interesu (točka e prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe). Potrebnost podatkov se presoja z vidika 8. člena ZJU-3, po katerem mora biti izbira, določitev in uporaba pogojev, zahtev in meril "smiselno povezana s predmetom javnega naročila", po drugem odstavku 84. člena ZJU-3 pa se kot merilo lahko upoštevajo tudi socialni vidiki najugodnejše ponudbe.

IP žal ne more podati presoje v konkretnem primeru v mnenju, menimo pa, da bi bila takšna obdelava lahko zakonita, če bi bil upravljavec zgoraj opisano potrebnost zmožen ustrezno utemeljiti.

Obrazložitev

IP uvodoma poudarja, da konkretnega in dokončnega odgovora o zakonitosti obdelave osebnih podatkov v okviru mnenja v nobenem primeru ne more podati, saj lahko IP posamezne primere obdelave podatkov konkretno presoja zgolj v okviru inšpekcijskega ali drugega upravnega postopka.

Za vsako obdelavo osebnih podatkov je treba imeti ustrezno in zakonito pravno podlago. Te so določene v prvem odstavku 6. člena Splošne uredbe in so sledeče:

•privolitev

•sklenitev ali izvajanje pogodbe

•zakonska obveznost

•zaščita življenjskih interesov posameznika

•izvajanje javne naloge

•zakoniti interesi upravljavca, če ne prevladajo interesi in pravice oz. svoboščine posameznika

Ob tem je treba upoštevati, da se zadnja alineja ne more uporabljati za obdelavo s strani javnih organov pri opravljanju njihovih nalog.

V kolikor torej obstaja ena izmed zgoraj naštetih podlag za obdelavo osebnih podatkov, je takšna obdelava skladna z zakonodajo. Upravljavec pa mora pravno podlago natančno razčistiti že pred samo obdelavo osebnih podatkov in mora biti zmožen tudi dokazati zakonitost obdelave osebnih podatkov.

Zakonsko podlago v smislu točke c oziroma e (glede na posamezno določbo) prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe o varstvu podatkov v konkretnem primeru predstavlja Zakon o javnem naročanju (Uradni list RS, št. 91/15, s sprem. in dop.; v nadaljevanju ZJU-3), ki v členih 75 - 77 določa pogoje za sodelovanje ponudnikov v postopkih javnega naročanja. V prvem odstavku 76. člena ZJN-3 je tako določeno, da naročnik lahko določi objektivna pravila in pogoje za sodelovanje, ki se lahko nanašajo na ustreznost za opravljanje poklicne dejavnosti, ekonomski in finančni položaj ter tehnično in strokovno sposobnost. Naročnik v postopek javnega naročanja vključi le tiste zahteve, ki so potrebne za zagotovitev, da ima kandidat ali ponudnik ustrezne pravne in finančne zmogljivosti ter tehnične in strokovne sposobnosti za izvedbo javnega naročila, ki se oddaja. Vse zahteve morajo biti povezane in sorazmerne s predmetom javnega naročila.

Ker navajate, da naj bi šlo v vašem primeru za merila in ne pogoje, je treba nadalje preučiti 84. člen ZJU-3 v povezavi s točko e prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe (obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu). Drugi odstavek 84. člena ZJU-3 namreč določa, da se ekonomsko najugodnejša ponudba določi na podlagi cene ali stroškov, ob uporabi pristopa stroškovne učinkovitosti, na primer z izračunom stroškov v življenjski dobi, kot ga določa ta zakon, in lahko zajema tudi najboljše razmerje med ceno in kakovostjo, ocenjeno na podlagi meril, ki se nanašajo na kakovost ter okoljske ali socialne vidike, povezane s predmetom javnega naročila.

Iz vašega zaprosila za mnenje izhaja, da naj bi se naročnik skliceval na to, da je posredovanje podatka o zajamčenih bruto mesečnih plačah potrebno za presojo socialnih vidikov, povezanih s predmetom javnega naročila.

Ob tem IP opozarja na splošno načelo najmanjšega obsega podatkov, ki določa, da morajo biti pod pogojem, da obstaja pravna podlaga, osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo. Navedeno načelo pomeni, da je potrebno obdelovati samo toliko osebnih podatkov uporabnikov, kolikor je nujno potrebno za izpolnitev zakonitega namena obdelave (v konkretnem primeru torej dokazovanje izpolnjevanja meril javnega naročila s strani ponudnika). Načelo sorazmernosti vsebuje tudi ZJU-3 v 8. členu, ko določa, da se mora javno naročanje izvajati sorazmerno predmetu javnega naročanja, predvsem glede izbire, določitve in uporabe pogojev, zahtev in meril, ki morajo biti smiselno povezana s predmetom javnega naročila.

IP poudarja, da v okviru mnenja ne more dokončno presojati konkretnega ravnanja posameznega upravljavca. Presoja glede zakonitosti obdelave oziroma obstoja pravne podlage za posamezno obdelavo in odgovornost zanjo je vedno na upravljavcu osebnih podatkov. Tako žal ne bomo mogli v mnenju presoditi, ali je zahteva po podatku o plači potrebna oziroma povezana s predmetom javnega naročila. Naročnik je namreč tisti, ki pozna vse podrobnosti javnega naročila, poznan mu je način presoje ponudb (tudi z vidika presoje meril) in potrebnost podatkov za takšno presojo. IP teh informacij nima. Pri tem se mora naročnik kot upravljavec osebnih podatkov vsekakor držati zakona in splošnih načel (posebej načela sorazmernosti) in biti zmožen dokazati zakonitost obdelave osebnih podatkov ter sprejeti odgovornost za morebitno nezakonitost.

Za konec pa moramo poudariti, da se nam sklicevanje na privolitev posameznika (delavca) v postopku javnega naročanja nikakor ne zdi ustrezna pravna podlaga, kajti delavec je v izrazito podrejenem položaju do delodajalca, ki se prijavlja na javni razpis, in se takšna privolitev ne bi mogla šteti za svobodno. Seveda je glede na pojasnilo naročnika možno, da izvajalec ne posreduje podatkov, ki se obravnavajo kot merilo pri presoji, vendar IP meni, da mora biti v vsakem primeru naročnik zmožen dokazati, da so podatki, ki jih bo zbiral, smiselno povezani s predmetom javnega naročila (8. člen ZJU-3) in potrebni za opravljanje naloge v javnem interesu (točka e prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe).

V upanju, da ste dobili odgovor na svoje vprašanje, vas lepo pozdravljamo.

Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav., informacijska pooblaščenka

Pripravila

mag. Polona Merc, univ. dipl. prav., svetovalka IP za varstvo osebnih podatkov