Sankcijske liste

Datum

20.02.2023

Številka

07121-1/2023/218

Kategorije

Delovna razmerja, Pravne podlage, Privolitev

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje glede preverjanja zaposlenih z vidika njihove uvrstitve na sankcijske liste.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22; v nadaljevanju: ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, 51/07 – ZustS-A; ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Uredba o omejevalnih ukrepih za boj proti terorizmu in izvajanju Uredbe Sveta (ES) št. 2580/2001 jasno določa, za katere osebe se v RS uporablja ta Uredba.

Osebni podatki delavcev se lahko zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in posredujejo tretjim osebam samo, če je to določeno s tem ali drugim zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem.

Obdelava delavčevih osebnih podatkov na podlagi njegove osebne privolitve je dopustna le izjemoma pod pogojem, da njena zavrnitev nima nikakršnih posledic na delovno razmerje oziroma na delavčev pravni položaj.

Obrazložitev

IP uvodoma poudarja, da lahko podaja neobvezujoča mnenja in pojasnila, ne sme pa izven konkretnih inšpekcijskih postopkov preverjati zakonitosti in primernosti obdelave osebnih podatkov v konkretnem primeru. Dokončno presojo zakonitosti obdelave osebnih podatkov lahko IP poda le v konkretnem inšpekcijskem postopku.

IP uvodoma pojasnjuje, da so omejevalni ukrepi oziroma sankcije ukrepi, s katerimi želi mednarodna skupnost od določenih držav ali drugih subjektov (entitet, oseb), ki ogrožajo mednarodni mir in varnost, brez uporabe sile doseči spremembo njihovega ravnanja tako, da to ne bo več ogrožalo mednarodnega miru in varnosti. Omejevalne ukrepe sprejemajo Varnostni svet OZN, Evropska unija (EU) in posamezne države. Za uvajanje oziroma izvajanje omejevalnih ukrepov je v RS pooblaščena Vlada RS. To področje sistemsko ureja Zakon o omejevalnih ukrepih, ki jih RS uvede ali izvaja v skladu s pravnimi akti in odločitvami, sprejetimi v okviru mednarodnih organizacij (ZOUPAMO, Uradni list RS, št. 127/06, 44/22). Na njegovi podlagi je bila sprejeta tudi Uredba o omejevalnih ukrepih za boj proti terorizmu in izvajanju Uredbe Sveta (ES) št. 2580/2001 (Uradni list RS, št. 22/13, 44/22 – ZOUPAMO-A), ki jasno določa, za katere osebe se v RS uporablja ta Uredba.

IP splošno pojasnjuje, da Splošna uredba v 6. členu določa različne pravne podlage za zakonito obdelavo osebnih podatkov. Obdelava je tako zakonita le in kolikor je za konkretni namen obdelave in konkretne osebne podatke izpolnjen eden od naslednjih pogojev:

(a) posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;

(b) obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;

(c) obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;

(d) obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe;

(e) obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu;

(f) obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok.

IP nadalje pojasnjuje, da glede obdelave osebnih podatkov zaposlenih delavcev veljajo načeloma enaka pravila za delodajalce v zasebnem in javnem sektorju, pri čemer so za ugotavljanje zakonitosti konkretne obdelave pomembni posamezni področni predpisi. Zakon o delovnih razmerjih (ZDR-1; Uradni list RS, št. 21/13, 78/13 – popr., 47/15 – ZZSDT, 33/16 – PZ-F, 52/16, 15/17 – odl. US, 22/19 – ZPosS, 81/19, 203/20 - ZIUPOPDVE, 119/21 - ZČmlS-A, 202/21 - odl. US, 15/22, 54/22 – ZUPŠ-1) tako v 48. členu določa, da se lahko osebni podatki delavcev zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in posredujejo tretjim osebam samo, če je to določeno s tem ali drugim zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. Nadalje v tretjem odstavku 48. člena določa, da se morajo osebni podatki delavcev, za zbiranje katerih ne obstoji več zakonska podlaga, takoj zbrisati in prenehati uporabljati. Navedene določbe se uporabljajo tudi za osebne podatke kandidatov.

Upoštevajoč določbe ZDR-1 lahko torej delodajalec osebne podatke delavca oziroma kandidata obdeluje samo, če ima za to podlago v zakonu ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. Pri tem so mišljene pravic in obveznosti obeh, tako delavca kot delodajalca. Delodajalec mora natančno izkazati, zakaj je potrebna takšna obdelava osebnih podatkov delavca. Pri tem mora delodajalec v skladu s 46. členom ZDR-1 varovati in spoštovati delavčevo osebnost ter upoštevati in ščititi delavčevo zasebnost. Delodajalec mora torej paziti tudi na spoštovanje zasebnosti in dostojanstva delavca, odgovornost delodajalca pa narašča z intenzivnostjo posega v zasebnost. Če okoliščine delovnega razmerja tega ne terjajo oziroma če delodajalec ne izkaže, da je obdelava osebnih podatkov delavca potrebna zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem, jih ne sme obdelovati.

IP ob tem dodaja, da če bi posamezen zakon od delodajalca zahteval določena preverjanja zaposlenih delavcev, potem bi lahko predstavljal pravno podlago za obdelavo njihovih osebnih podatkov v povezavi z ZDR-1. Določena preverjanja zaposlenih za točno določene namene sicer predvidevajo npr. določbe Zakona o preprečevanju pranja denarja in financiranja terorizma (ZPPDFT-2; Uradni list RS, št. 48/22) v okviru pregleda stranke in Zakona o tajnih podatkih (ZTP; Uradni list RS, št. 50/06 - UPB, 9/10, 60/11, 8/20, 18/23 – ZDU-1O) v okviru pridobitve dovoljenja za dostop do tajnih podatkov in v okviru pridobivanja varnostnega dovoljenja za organizacijo.

IP povzema, da je za vsako obdelavo osebnih podatkov treba torej najprej zagotoviti ustrezno pravno podlago. Izbor ustrezne pravne podlage za posamezno obdelavo je stvar ocene konkretnih okoliščin, odgovornost za izbiro pa nosi upravljavec (v konkretnem primeru delodajalec). Delodajalec mora torej zagotoviti zakonitost obdelave osebnih podatkov o zaposlenih s strani podjetja. IP ob tem pojasnjuje, da niti ZVOP-2 posebej ne določa možnosti preverjanja, ki jo opisujete v vašem zaprosilu za mnenje, niti IP ni znan kak drug zakon, ki bi delodajalcu eksplicitno nalagal pridobivanje osebnih podatkov na način, ki ga navajate v vašem zaprosilu za mnenje, za namen boja proti korupciji, drugemu nezakonitemu financiranju ali podobnemu namenu, zato bi moral delodajalec obseg teh podatkov določiti glede na to, ali in kateri podatki so potrebni zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem v konkretnem primeru. Pri presoji mora delodajalec vedno izhajati iz načela najmanjšega obsega podatkov, ki določa, da morajo biti pod pogojem, da obstaja pravna podlaga, osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo. Navedeno načelo pomeni, da je potrebno obdelovati samo toliko osebnih podatkov, kolikor je nujno potrebno za dosego zakonitega namena obdelave.

IP poudarja, da v okviru neobvezujočega mnenja ne more presojati skladnosti konkretne rešitve, ki ste jo opisali v vašem zaprosilu za mnenje, s predpisi s področja varstva osebnih podatkov. Presoja obstoja in ustreznosti pravne podlage je obveznost upravljavca. Ob tem IP posebej poudarja, da je obdelava delavčevih osebnih podatkov na podlagi njegove osebne privolitve dopustna le izjemoma pod pogojem, da njena zavrnitev nima nikakršnih posledic na delovno razmerje oziroma na delavčev pravni položaj. Osebna privolitev v delovnih razmerjih torej je oziroma naj bo bolj izjema kot pravilo, saj je delodajalec v razmerju do delavca močnejša stranka in so možnosti za zlorabo tega instituta v delovnih razmerjih toliko večje. Tudi smernice Evropskega odbora za varstvo podatkov (EDPB) glede privolitve kot pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov v delovnih razmerjih poudarjajo neprostovoljno naravo razmerja delavec - delodajalec, kar ovira veljavnost privolitve. Temeljni kriterij za dopustnost privolitve v delovnih razmerjih je po mnenju EDPB, da podaja ali zavrnitev privolitve za zaposlene nima nikakršnih negativnih posledic. Pri tem je treba upoštevati podrobnejša določila glede pogojev, po katerih se šteje, da je privolitev veljavna, ki so določeni v 7. členu Splošne uredbe. Privolitev posameznika mora biti konkretna, razumljiva izjava ali drugo nedvoumno pritrdilno dejanje in dokazljiva. Molk ali kakršnakoli nedejavnost tako ne pomeni privolitve. Posameznik mora torej jasno podati privolitev za zbiranje in obdelavo svojih osebnih podatkov za konkreten namen. Namen mora biti jasno in nedvoumno opredeljen, saj je konkreten, ekspliciten in legitimen namen obdelave predpogoj za pridobitev veljavne privolitve. Upravljavec mora biti zmožen dokazati, da je posameznik privolil v obdelavo svojih osebnih podatkov. Posameznik ima tudi pravico, da svojo privolitev kadarkoli prekliče.

Več informacij o privolitvi lahko najdete lahko najdete tudi na spletni strani IP:

https://www.ip-rs.si/?id=102

IP sklepno pojasnjuje še, da več informacij o varstvu osebnih podatkov v delovnih razmerjih lahko najdete tudi v smernicah, ki jih je pripravil IP in objavil na svoji spletni strani:

https://www.ip-rs.si/fileadmin/user_upload/Pdf/smernice/Smernice_-_Varstvo_OP_v_delovnih_razmerjih_verzija_1.1_koncna.pdf

Lepo vas pozdravljamo,

Pripravil

Matej Sironič, Svetovalec pooblaščenca za varstvo osebnih podatkov

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav., Informacijska pooblaščenka