Vloga za pridobitev fotokopij uradnih dokumentov

Datum

15.11.2024

Številka

07121-1/2024/1407

Kategorije

Pravica do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki, Upravne enote, Upravni postopki

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je po e-pošti v vednost prejel vaše elektronsko sporočilo. Posredovali ste nam odgovor upravne enote v zvezi z vašo vlogo za pridobitev fotokopij uradnih dokumentov za vsako obdelavo vaših osebnih podatkov na upravni enoti v letu 2024, ki se vodijo v CRP, vključno s konkretnim dokumentom, iz katerega izhaja, kdo je spremenil vaše stalno prebivališče. Prosite za usmeritev, kateri organ v RS vam mora po uradni dolžnosti posredovati navedene podatke.

* * *

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Posameznik lahko skladno s Splošno uredbo pri upravljavcu, ki obdeluje njegove osebne podatke, uveljavlja pravico do seznanitve (dostopa), v okviru katere lahko prejme tudi kopijo svojih osebnih podatkov, ki jih upravljavec obdeluje. Zahtevo za seznanitev je treba vložiti pri upravljavcu, ki je v primeru CRP Ministrstvo za notranje zadeve.

V kolikor bi bila vaša zahteva za seznanitev z lastnimi osebnimi podatki zavrnjena ali upravljavec nanjo ne bi odgovoril v enomesečnem roku, lahko pri IP podate pritožbo.

Prav tako ima posameznik pravico do vpogleda v upravni spis skladno z 82. členom Zakona o splošnem upravnem postopku, vendar v zvezi s to pravico IP ni pritožbeni ali inšpekcijski organ.

Obrazložitev

Uvodoma poudarjamo, da IP izven postopka inšpekcijskega nadzora oziroma drugega upravnega postopka konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati. V okviru nezavezujočega mnenja vam lahko podamo zgolj splošna pojasnila in priporočila.

Uvodoma pojasnjujemo, da prijavno obveznost stalnega oz. začasnega prebivališča določa Zakon o prijavi prebivališča (Uradni list RS, št. 52/16, 36/21, 3/22 – ZDeb in 62/24 – ZUOPUE, ZPPreb-1). Skladno s prvim odstavkom 5. člena ZPPreb-1 državljan in tujec z dovoljenjem za stalno prebivanje oziroma potrdilom o prijavi stalnega prebivanja upravni enoti prijavi stalno prebivališče v osmih dneh od dneva naselitve na naslov, kjer stalno prebiva. Peti odstavek istega člena med drugim nadalje določa, da posamezniku, ki ni poslovno sposoben, prijavita stalno prebivališče ali stalni naslov v tujini starša ali eden od staršev s soglasjem drugega oziroma drug zakoniti zastopnik na naslov, kjer posameznik stalno prebiva. Prijava stalnega prebivališča je nadalje opredeljena v 7. členu ZPPreb-1. Posameznik ob prijavi stalnega prebivališča, stalnega naslova v tujini ali spremembe stalnega naslova v tujini navede naslednje podatke:

1.ime in priimek,

2.datum rojstva ali enotno matično številko občana (EMŠO),

3.naslov, ki ga prijavlja,

4.naslov za vročanje, če ima prijavljeno tudi začasno prebivališče v Republiki Sloveniji.

Izpostavljamo tudi drugi odstavek 7. člena ZPPreb-1, ki določa, da če posamezniku stalno prebivališče, stalni naslov v tujini ali spremembo stalnega naslova v tujini prijavlja zakoniti zastopnik ali pooblaščena oseba, ob prijavi navede podatke iz prejšnjega odstavka ter svoje osebne podatke, in sicer ime in priimek, datum rojstva ali EMŠO.

V zvezi z obdelavo osebnih podatkov pojasnjujemo, da ima posameznik pravico do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki skladno s Splošno uredbo, ki je opredeljena v 15. členu Splošne uredbe.

Prvi odstavek 15. člena Splošne uredbe tako določa, da ima posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, pravico od upravljavca dobiti potrditev, ali se v zvezi z njim obdelujejo osebni podatki, in kadar je temu tako, dostop do osebnih podatkov ter naslednje informacije:

-namene obdelave;

-vrste zadevnih osebnih podatkov;

-uporabnike ali kategorije uporabnika, ki so jim bili ali jim bodo razkriti osebni podatki, zlasti uporabnike v tretjih državah ali mednarodnih organizacijah;

-kadar je mogoče, predvideno obdobje hrambe osebnih podatkov ali, če to ni mogoče, merila, ki se uporabijo za določitev tega obdobja;

-obstoj pravice, da se od upravljavca zahteva popravek ali izbris osebnih podatkov ali omejitev obdelave osebnih podatkov v zvezi s posameznikom, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali obstoj pravice do ugovora taki obdelavi;

-pravico do vložitve pritožbe pri nadzornem organu;

-kadar osebni podatki niso zbrani pri posamezniku, na katerega se ti nanašajo, vse razpoložljive informacije v zvezi z njihovim virom;

-obstoj avtomatiziranega sprejemanja odločitev, vključno z oblikovanjem profilov iz prvega in četrtega odstavka 22. člena, ter vsaj v takih primerih smiselne informacije o razlogih zanj, kot tudi pomen in predvidene posledice take obdelave za posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki.

Skladno s tretjim odstavkom 15. člena Splošne uredbe mora upravljavec posamezniku, na katerega se nanašajo osebni podatki, zagotoviti tudi kopijo osebnih podatkov, ki jih obdeluje. Ob tem pa je treba opozoriti, da lahko posameznik v okviru pravice dostopa prejme zgolj svoje osebne podatke (ne pa tudi podatke drugih oseb, ki jih mora upravljavec prekriti oz. drugače onemogočiti seznanitev z njimi).

Obrazec, ki ga lahko uporabite pri uveljavljanju svoje pravice je dostopen na https://www.ip-rs.si/obrazci/varstvo-osebnih-podatkov/ (Zahteva za seznanitev z lastnimi osebnimi podatki - obrazec SLOP). V kolikor bi bila vaša zahteva za seznanitev z lastnimi osebnimi podatki zavrnjena ali upravljavec nanjo ne bi odgovoril v enomesečnem roku, lahko pri IP podate pritožbo. Več informacij o pravici do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki in glede njenega uveljavljanja je dostopnih tudi na naši spletni strani: https://tiodlocas.si/zelim-vedeti-kaj-pocnejo-z-mojimi-podatki/.

V zvezi z vašo vlogo vam pojasnjujemo, da se mora zahtevo za seznanitev z lastnimi osebnimi podatki vedno vložiti pri upravljavcu, ki je v konkretnem primeru glede CRP Ministrstvo za notranje zadeve (navedeno izhaja iz 4. člena Zakona o centralnem registru prebivalstva, Uradni list RS, št. 72/06 – uradno prečiščeno besedilo, 3/22 – ZDeb in 32/24, ZCRP).

IP nadalje izpostavlja tudi določbo 82. člena Zakona o splošnem upravnem postopku (Uradni list RS, št. 24/06 – UPB, 105/06 – ZUS-1, 126/07, 65/08, 8/10, 82/13, 175/20 – ZIUOPDVE, 3/22 – ZDeb; v nadaljevanju: ZUP), ki opredeljuje procesno pravico do seznanitve z upravnim dokumentarnim gradivom v upravni zadevi pri organu, ki odloča po ZUP. Stranke in vsakdo drug, ki verjetno izkaže, da ima od tega pravno korist, ima pravico pregledovati dokumente zadeve in na svoje stroške prepisati ali preslikati potrebne dokumente v fizični ali elektronski obliki. Pregledovanje, prepisovanje in preslikovanje dokumentov nadzoruje določena uradna oseba, ali pa poteka v informacijskem sistemu organa ali v informacijskem sistemu za sprejem vlog, vročanje in obveščanje, v katerem stranka svojo istovetnost dokaže s svojim kvalificiranim potrdilom za elektronski podpis. Pregled in prepis dokumentov se lahko zahteva tudi ustno. Opozarjamo, da izvrševanje te pravice ne spada v pristojnost IP, zaradi česar IP ne more voditi pritožbenega, inšpekcijskega ali drugega nadzornega postopka v zvezi s tem in se tudi ni pristojen konkretno opredeljevati do primerov uveljavljanja te pravice.

Pojasnjujemo vam tudi razliko med 82. členom ZUP in 15. členom Splošne uredbe, ki je predvsem v namenu pravic. 82. člen ZUP omogoča strankam postopka in osebam, ki izkažejo pravno korist, da pregledujejo dokumente konkretne zadeve in lahko na svoje stroške prepišejo ali preslikajo potrebne dokumente v fizični ali elektronski obliki. Posamezniku po Splošni uredbi ni treba nastopati kot stranka v postopku in mu tudi ni treba izkazati pravnega ali drugega interesa za dostop do svojih podatkov. Posameznik pa lahko, kot smo pojasnili zgoraj, v okviru pravice do seznanitve dostopa zgolj do svojih osebnih podatkov (upravljavec mora osebne podatke drugih oseb prikriti). Nadzor nad določbami Splošne uredbe opravlja IP, ki nastopa kot pritožbeni organ v primeru molka ali zavrnitve zahteve za seznanitev z osebnimi podatki s strani upravljavca. Nadzor nad pravilnim izvajanjem ZUP pa opravlja upravna inšpekcija.

Dodatno poudarjamo, da se obe navedeni pravici ne izključujeta in lahko, če tako ocenite, uveljavljate tudi obe pravici, torej pravico dostopa do osebnih podatkov v CRP pri Ministrstvu za notranje zadeve in pravico do seznanitve z upravnim dokumentarnim gradivom v upravni zadevi pri organu, ki odloča po ZUP (konkretna upravna enota).

V upanju, da vam bodo naša napotila v pomoč, vas lepo pozdravljamo.

dr. Jelena Virant Burnik, informacijska pooblaščenka

Pripravila

Barbara Žurej, univ. dipl. prav., svetovalka pooblaščenca za preventivo