Navodila delodajalca glede poslovne korespondence

Datum

30.03.2026

Številka

07121-1/2026/308

Kategorije

Delovna razmerja, Elektronska pošta

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje glede skladnosti Notranjega navodila delodajalca z določbami s področja varstva osebnih podatkov.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, 40/25 – ZInfV-1, 10/26 – ZP-1L; v nadaljevanju: ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, 51/07 – ZUstS-A; ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Obdelava oziroma dostop do osebnih podatkov znotraj upravljavca je načeloma stvar odločitve vodstva in notranje organizacije posameznega upravljavca. Pri obdelavi mora upravljavec upoštevati temeljna načela iz 5. člena Splošne uredbe.

Obrazložitev

IP uvodoma poudarja, da lahko podaja neobvezujoča mnenja in pojasnila, ne sme pa izven nadzornih ali drugih postopkov presojati konkretnih obdelav osebnih podatkov. IP kot nadzorni organ na področju varstva osebnih podatkov v okviru mnenja tako ne more presojati skladnosti konkretnega akta (navodila), ki ste ga priložili vašemu zaprosilu za mnenje, s predpisi s področja varstva osebnih podatkov

IP pojasnjuje, da je obdelava oziroma dostop do osebnih podatkov znotraj upravljavca načeloma stvar odločitve vodstva ter posledično notranje organizacije upravljavca in ureditve v internih aktih. Pri obdelavi pa mora upravljavec upoštevati temeljna načela iz 5. člena Splošne uredbe. Upravljavec lahko torej v Notranjem navodilu (interni akt) sam predpiše načine varovanja osebnih podatkov in dostopna pravila posameznih zaposlenih, v kolikor s tem ne krši načel iz Splošne uredbe, kot je npr. načelo najmanjšega obsega podatkov. V zvezi z obdelavo osebnih podatkov znotraj upravljavca je IP že izdal nekaj mnenj (npr. št.: 07121-1/2025/874 z dne 15. 7. 2025).

IP dodatno pojasnjuje, da v okviru elektronske pošte predstavlja zbirko osebnih podatkov zgolj zbirka t.i. prometnih podatkov (npr. elektronski naslov, na katerega je posameznik poslal elektronsko sporočilo), vsebina komunikacije pa je varovana v okviru širše pravice do zasebnosti. Delodajalec lahko omeji uporabo službenega elektronskega naslova, če bi se izkazalo, da ga ne uporablja v skladu s politiko delodajalca glede uporabe službenih sredstev. Več informacij o ravnanju s službenim elektronskim naslovom lahko najdete v smernicah IP na:

https://www.ip-rs.si/publikacije/priročniki-in-smernice/smernice-po-splošni-uredbi-o-varstvu-podatkov-gdpr/varstvo-osebnih-podatkov-v-delovnih-razmerjih.

Lepo vas pozdravljamo.

Pripravil

Matej Sironič, Svetovalec pooblaščenca I

dr. Jelena Virant Burnik,

Informacijska pooblaščenka