Dostop delodajalca do vsebine elektronske pošte, službenega telefona in računalnika brez vednosti zaposlenega

Datum

18.07.2024

Številka

0712-1/2024/825

Kategorije

Delovna razmerja, Elektronska pošta, Telekomunikacije in pošta

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je po elektronski pošti prejel vaše vprašanje, če lahko delodajalec brez vednosti zaposlenega dostopa, bere in nadzira elektronsko pošto delavca na službenem elektronskem naslovu. Zanima vas tudi, ali lahko delodajalec nadzira klice in SMS-e delavca, opravljene ali poslane s službenega telefona ter ali lahko informatik brez vednosti delavca prek oddaljenega dostopa dostopa do vsebin na računalniku delavca?

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše nezavezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

1.1. Osebni podatki delavcev se lahko zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in posredujejo tretjim osebam samo, če je to določeno z ZDR-1 ali drugim zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. Izbor ustrezne pravne podlage za posamezno obdelavo je stvar ocene konkretnih okoliščin, odgovornost za izbiro pa nosi upravljavec (v konkretnem primeru delodajalec).

2.2. Vpogled v elektronski predal, telefonsko napravo ali računalnik zaposlenega brez njegove vednosti je lahko dopusten zgolj v skrajno izjemnih okoliščinah, ko se namenov, zaradi katerih se pregled opravi, ne more doseči na drug, milejši način (torej v primeru, ko zakoniti interes delodajalca očitno prevlada nad interesi posameznikov, na katere se osebni podatki nanašajo).

3.3. Najustreznejši način za vpogled je vezan na pridobitev sodne odredbe. Takšni primeri dopustnega vpogleda so zelo redki in izjemni (npr. realno grozeča poslovna škoda zaradi nezmožnosti pridobitve podatka, ki se nahaja v predalu dolgotrajno odsotnega ali pokojnega delavca). IP poudarja, da bi bilo tudi v izjemnih primerih najprimerneje vpogled v elektronsko pošto, telefon ali računalnik delavca dopustiti le do ravni t.i. prometnih podatkov, v vsebino pa vpogledovati zgolj na podlagi odredbe sodišča.

4.4. Izjemne okoliščine, ko je dopusten vpogled brez vednosti zaposlenega, mora biti sposoben izkazati delodajalec, vpogled pa mora biti praviloma predviden tudi v internih aktih delodajalca, s katerimi morajo biti zaposleni seznanjeni.

5.5. Uporaba funkcionalnosti programske opreme za nadzor nad zaposlenimi, kot je spremljanje aktivnosti zaposlenega oz. dostop do vsebine na računalniku zaposlenega bi glede na normativno ureditev in sodno prakso bila zelo sporna in v neskladju z načelom sorazmernosti, pri čemer pa je treba vedno upoštevati konkretne okoliščine posameznega primera.

Obrazložitev

IP uvodoma poudarja, da konkretnega in dokončnega odgovora o zakonitosti obdelave osebnih podatkov v okviru mnenja v nobenem primeru ne more podati, saj lahko IP posamezne primere obdelave podatkov konkretno presoja zgolj v okviru inšpekcijskega ali drugega upravnega postopka.

Glede na to, da se je IP že večkrat opredeljeval do vprašanj, ki jih izpostavljate v vašem dopisu, vas napotujemo, da si preberete naša številna že objavljena nezavezujoča mnenja:

--mnenje št. 07121-1/2022/427 z dne 20. 4. 2024;

--mnenje št. 07121-1/2023/1146 z dne 15. 9. 2023;

--mnenje št. 07120-1/2023/483 z dne 10. 11. 2023;

--mnenje št. 07121-1/2023/1519 z dne 4. 12. 2023;

--mnenje št. 07121-1/2022/972 z dne 14. 9. 2022;

--mnenje št. 07121-1/2022/488 z dne 5. 5. 2022;

--mnenje št. 07121-1/2022/479 z dne 5. 5. 2022;

--mnenje št. 07121-1/2022/148 z dne 10. 2. 2022;

--mnenje št. 07121-1/2021/2655 z dne 11. 1. 2022;

--mnenje št. 07121-1/2020/38 z dne 14. 1. 2020;

--mnenje št. 0712-1/2019/112 z dne 21. 1. 2019;

--mnenje št. 0712-1/2019/1646 z dne 9. 7. 2019.

Informacijski pooblaščenec je o temi nadzora na delovnem mestu tudi sicer že večkrat podajal stališča, ki jih najdete v zgoraj naštetih mnenjih in mnenjih objavljenih na naši spletni strani ter v Smernicah o varstvu osebnih podatkov v delovnih razmerjih (glej zlasti str. 22-25). Na pomen ustrezne predhodne obveščenosti zaposlenih, uporabe milejših ukrepov in nujnosti posega v pravico zaposlenih do varstva osebnih podatkov na delovnem mestu pa opozarjajo tudi priporočila Sveta Evrope in številne sodbe Evropskega sodišča za človekove pravice npr. sodba Bărbulescu proti Romuniji št. 61496/08 z dne 12. 1. 2016.

V upanju, da ste dobili odgovor na vaše vprašanje, vas lepo pozdravljamo.

Pripravil

Grega Rudolf, asistent svetovalca pri IP

dr. Jelena Virant Burnik, informacijska pooblaščenka