Odprtje novega službenega elektronskega naslova

Datum

12.02.2025

Številka

07121-1/2025/145

Kategorije

Delovna razmerja, Elektronska pošta

Pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo dne 15. 1. 2025 prejeli vaše zaprosilo za mnenje glede odprtja novega službenega elektronskega naslova s strani vašega delodajalca. Pojasnjujete, da je prejšnji ravnatelj od vas pridobil potrdilo za odprtje arnesovega maila, ki je postal vaš službeni mail. Novi ravnatelj pa je sedaj v drugi aplikaciji (Microsoft 365) brez vašega soglasja oblikoval nove službene maile in vas le obvestil, da imate nove mail naslove, ki so vezani na ime in priimek posameznika ter da naj si ob prvi prijavi zamenjate gesla. Zanima vas, ali lahko to stori brez vašega privoljenja. Glede na to, da ste plačilne liste dobivali na arnesov mail, vas zanima, ali delodajalec lahko samoiniciativno spremeni sprejemanje plačilnih list na nov službeni mail.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba), ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Vprašanje, ali sme delodajalec ukiniti službeni elektronski naslov in brez soglasja delavca odpreti nov službeni elektronski naslov, na katerega ta prejema tudi plačilne liste, neposredno ne sodi na področje varstva osebnih podatkov. To vprašanje se primarno nanaša na vprašanje izpolnjevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja.

Obrazložitev

IP uvodoma poudarja, da sme v skladu z načelom zakonitosti ravnati samo v okviru svojih pooblastil, za katera ima neposredno podlago v 55. členu ZVOP-2, 58. členu Splošne uredbe in 2. členu ZInfP. Na podlagi navedenega IP ugotavlja, da ste nanj naslovili zaprosilo, ki ne sodi v njegovo pristojnost, saj vprašanje, ali sme delodajalec ukiniti službeni elektronski naslov in brez vašega soglasja odpreti nov službeni elektronski naslov, na katerega prejemate tudi plačilne liste, neposredno ne sodi na področje varstva osebnih podatkov. To vprašanje se primarno nanaša na vprašanje izpolnjevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja.

Elektronski naslov in elektronski predal, ki ste ga uporabljali kot lasten službeni elektronski naslov (uporabljali in do njega ste dostopali samo vi), pa je tudi zbirka osebnih podatkov, ki se nanašajo na vas. Zbirko osebnih podatkov v tem primeru sestavljajo prometni podatki iz sporočil (naslov pošiljatelja, prejemnika in drugi atributi sporočila), ne pa tudi celotna vsebina elektronskih sporočil. To zbirko osebnih podatkov vodi delodajalec kot upravljavec osebnih podatkov. Posameznik (npr. zaposleni), pa ima v razmerju do upravljavca določene pravice na področju varstva osebnih podatkov (členi 12-22 Splošne uredbe).

1. pravica biti informiran glede obdelave osebnih podatkov (13. in 14. člen Splošne uredbe). V okviru te pravice se zahteva od delodajalca, da pred obdelavo osebnih podatkov pojasni posamezniku namene, čas hrambe, pravno podlago, itd. v zvezi z obdelavo osebnih podatkov. Če je pri ukinitvi elektronskega naslova prišlo tudi do izbrisa elektronskega predala, gre za obdelavo osebnih podatkov, o kateri bi morali biti ustrezno obveščeni. Več o tem: MORAM BITI OBVEŠČEN na spletni strani tiodlocas.si.

2. pravica dostopa (15. člen Splošne uredbe). V okviru te pravice lahko pridobite tudi kopijo osebnih podatkov, ki se nanašajo na vas. Več o pravici dostopa: ŽELIM VEDETI, KAJ POČNEJO Z MOJIMI PODATKI na spletni strani tiodlocas.si.

3. pravica do prenosljivosti (20. člen Splošne uredbe). V okviru te pravice lahko pridobite svoje osebne podatke v strojno berljivi obliki in jih prenesete drugemu upravljavcu. Ob tem dodajamo, da če bi od delodajalca zahtevali prenos celotnega predala elektronskih sporočil (prometne podatke o sporočilih in njihovo vsebino), do tega v celoti najverjetneje ne bi bili upravičeni. Prenos je namreč v okviru te pravice mogoče doseči le za osebne podatke, kadar obdelava temelji na privolitvi v skladu s točko (a) člena 6(1) ali točko (a) člena 9(2) Splošne uredbe ali na pogodbi v skladu s točko (b) člena 6(1) Splošne uredbe, in se obdelava izvaja z avtomatiziranimi sredstvi. Ta pravica se ne uporablja za obdelavo, potrebno za opravljanje naloge, ki se izvaja v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu. Dostop pa bi bil lahko omejen tudi, če bi to negativno vplivalo na pravice in svoboščine drugih. Več o pravici do prenosljivosti: ŽELIM PRENESTI SVOJE PODATKE K SEBI ALI K DRUGIM UPRAVLJAVCEM na tiodlocas.si.

4. pravica do omejitve obdelave (18. člen Splošne uredbe). V okviru te pravice lahko zahtevate omejitev obdelave osebnih podatkov (npr. omejitev, da upravljavec ne izbriše osebnih podatkov), tudi v primeru ko upravljavec osebnih podatkov ne potrebuje več za namene obdelave, temveč jih posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, potrebuje za uveljavljanje, izvajanje ali obrambo pravnih zahtevkov. Več o pravici do omejitve obdelave: ŽELIM OMEJITI OBDELAVO SVOJIH PODATKOV na tiodlocas.si.

Rok za odgovor delodajalca v zvezi z uveljavljanjem posamezne pravice je en mesec. Če upravljavec ne odgovori oziroma zavrne vaše zahteve pa lahko pritožbo naslovite na Informacijskega pooblaščenca.

Pri uveljavljanju pravic in morebitnem vlaganju pritožb lahko uporabite tudi ustrezen neobvezujoč obrazec, dostopen na spletni strani IP.

Lepo vas pozdravljamo.

Pripravil

Sandra Kajtazović, univ. dipl. prav.

dr. Jelena Virant Burnik, informacijska pooblaščenka