Povezovanje zbirk OP

Datum

31.07.2023

Številka

07120-1/2023/372

Kategorije

Pridobivanje OP iz zbirk

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje glede povezovanja evidenc v luči priprav sprememb in dopolnitev ZIZ.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22; v nadaljevanju: ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, 51/07 – ZUstS-A; ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Povezovanje osebnih podatkov iz uradnih evidenc in javnih knjig, ki sodijo v okvir iz prvega odstavka 87. člena ZVOP-2, je dopustno pod pogojem, da tako povezovanje izrecno določa zakon. Veljavni ZIZ tega ne določa, ampak določa zgolj možnost pridobivanja oziroma posredovanja določenih podatkov.

Upravljavec oziroma obdelovalec mora pred začetkom povezovanja zbirk iz prejšnjega odstavka izdelati oceno učinka po 35. členu Splošne uredbe in se posvetovati z nadzornim organom po 36. členu Splošne uredbe.

Obrazložitev

IP uvodoma poudarja, da v okviru neobvezujočega mnenja ne more podajati celovite ocene predvidenih dejanj obdelave osebnih podatkov v konkretnem primeru. Dokončno presojo zakonitosti obdelave osebnih podatkov lahko IP poda le v konkretnem nadzornem ali drugem upravnem postopku. Odgovornost za zakonito in pošteno obdelavo osebnih podatkov je na upravljavcu osebnih podatkov.

IP pojasnjuje, da ZVOP-2 v prvem odstavku 87. člena določa, da kadar se posebne vrste osebnih podatkov, osebni podatki v zvezi s kazenskimi obsodbami in prekrški, podatki o dohodkih v skladu z zakonom, ki ureja dohodnino, podatki o premoženju posameznika v skladu z zakonom, ki ureja uveljavljanje pravic iz javnih sredstev, podatki o nepremičninah v lasti posameznika v skladu z drugimi zakoni, podatki oziroma informacije o kreditni sposobnosti v skladu z zakonom, ki ureja centralni kreditni register, ter uradne evidence v skladu z zakonom, ki ureja naloge in pooblastila policije, in zakonom, ki ureja preprečevanje pranja denarja in financiranja terorizma, obdelujejo v uradnih evidencah ali javnih knjigah, se jih lahko povezuje med seboj ali z drugimi zbirkami samo, če taka povezovanja izrecno določa zakon. V skladu z drugim odstavkom 87. člena mora upravljavec oziroma obdelovalec pred začetkom povezovanja zbirk iz prejšnjega odstavka izdelati oceno učinka po 35. členu Splošne uredbe in se posvetovati z nadzornim organom po 36. členu Splošne uredbe.

Ob tem IP opozarja, da v skladu z 12. točko drugega odstavka 5. člena ZVOP-2 povezovanje zbirk osebnih podatkov pomeni avtomatsko in elektronsko povezovanje zbirk, ki jih upravljajo upravljavci za različne namene ali po različnih pravnih podlagah, in sicer tako, da se določeni osebni podatki samodejno prenesejo ali vključijo v drugo povezano zbirko ali več povezanih zbirk, tudi če se izvaja le enosmeren pretok osebnih podatkov; zbirke so povezane, če se določeni osebni podatki iz ene zbirke neposredno vključijo v drugo zbirko in se tako druga zbirka poveča ali posodobi ali pa se osebni podatki v njej zaradi točnosti spremenijo. Povezovanje se torej izvede tako, da se določeni podatki samodejno (povezljivost v ožjem smislu) ali na zahtevo (povezljivost v širšem smislu) prenesejo ali vključijo v drugo povezano zbirko ali več povezanih zbirk. IP šteje, da sta zbirki osebnih podatkov povezani, če se določeni podatki iz ene zbirke neposredno vključijo v drugo zbirko, s čimer se druga zbirka spremeni (poveča, ažurira ipd.), pri tem pa gre lahko zgolj za enosmeren tok podatkov. Povezanost zbirk osebnih podatkov torej predpostavlja vključitev podatkov v drugo zbirko na način, da se določeni podatki iz ene ali več zbirk zaradi povezanosti zbirk prenesejo ali vključijo v drugo povezano zbirko.

Zakon o izvršbi in zavarovanju (Uradni list RS; št. 3/07 – UPB, 93/07, 37/08 –ZST-1, 45/08 – ZArbit, 28/09, 51/10, 26/11, 17/13 – odl. US, 45/14 – odl. US, 53/14, 58/14 – odl. US, 54/15, 76/15 – odl. US, 11/18, 53/19 – odl. US, 66/19 – ZDavP-2M, 23/20 – SPZ-B, 36/21, 81/22 – odl. US in 81/22 – odl. US; v nadaljevanju: ZIZ) v prvem odstavku 4. člena določa, da so državni organi, nosilci javnih pooblastil, druge pravne osebe, samostojni podjetniki posamezniki ter zasebniki za namene izvršbe dolžni na zahtevo sodišča ali izvršitelja brezplačno posredovati določene podatke, ki se nanašajo na dolžnika. Gre za 19 kategorij podatkov. Med njimi so tudi določene vrste podatkov (npr. podatki o višini plače, drugih osebnih prejemkov in njihovih izplačevalcih ter podatki o rubežih in administrativnih prepovedih na plačo in druge osebne prejemke; podatki o nepremičninah, na katerih ali glede katerih ima dolžnik premoženjske pravice; podatki o pokojninskem in zdravstvenem zavarovanju; podatki davčne uprave iz dohodninskih napovedi za zadnja tri leta, …), za katere IP meni, da je zelo verjetno, da sodijo oziroma da zbirke, ki vsebujejo te podatke, sodijo v okvir iz prvega odstavka 87. člena ZVOP-2. Možnost njihovega povezovanja bi bilo tako treba izrecno zakonsko določiti (trenutno veljavni ZIZ tega ne določa, ampak določa zgolj možnost pridobivanja oziroma posredovanja določenih podatkov, zato IP svetuje, da pripravljavcu sprememb in dopolnitev ZIZ predlagate vključitev možnosti povezovanja v zakonodajni predlog) ter pred izvedbo njihovega povezovanja izdelati tudi oceno učinka po 35. členu Splošne uredbe in se posvetovati z nadzornim organom (IP) po 36. členu Splošne uredbe.

IP sklepno ponovno poudarja, da v okviru neobvezujočega mnenja ne more podati dokončnega odgovora o tem, ali gre v primeru, opisanem v vašem zaprosilu za mnenje, za zbirke osebnih podatkov iz prvega odstavka 87. člena ZVOP-2, ampak dokončno presojo glede tega lahko poda le v konkretnem nadzornem ali drugem upravnem postopku.

Lepo vas pozdravljamo,

Pripravil

Matej Sironič, Svetovalec pooblaščenca za varstvo osebnih podatkov

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav., Informacijska pooblaščenka