Navedba imena in priimka predstavnika sveta staršev v zapisniku

Datum

15.11.2023

Številka

07120-1/2023/492

Kategorije

Elektronska pošta, Šolstvo, Zbirke osebnih podatkov

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je po e-pošti prejel vaše zaprosilo za mnenje glede zapisnika sveta staršev. Sprašujete, ali gre za kršitev pri pisanju zapisnika sveta staršev z navedbo imena in priimka v primeru, ko izvoljeni predstavnik oddelka v svetu staršev ne želi podpisati izjav o varovanju osebnih podatkov in soglasja k zbiranju in obdelavi osebnih podatkov? Zapisnik ste poslali članom sveta staršev v skriti kopiji.

***

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Upravljavec mora za vsako obdelavo osebnih podatkov zagotoviti ustrezno pravno podlago, določeno s prvim odstavkom 6. člena Splošne uredbe, npr. privolitev posameznika, izvajanje pogodbe ali izpolnitev zakonske obveznosti.

Prav tako izpostavljamo določbo 93. člena ZVOP-2, ki določa, da lahko oseba iz javnega ali zasebnega sektorja uporablja kontaktne podatke posameznikov, ki jih je zbrala iz javno dostopnih virov ali v okviru izvrševanja svojih javnih nalog ali so ji jih posamezniki, na katere se nanašajo, prostovoljno razkrili ali dali privolitev, med drugim za namene določanja sestav ali delovanje komisij, svetov, delegacij in drugih podobnih dejavnosti javnega sektorja. Za navedene namene pa lahko uporablja zgolj nekatere osebne podatke.

Obrazložitev

Uvodoma poudarjamo, da IP izven postopka inšpekcijskega nadzora oziroma drugega upravnega postopka konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati.

Pojasnjujemo, da mora biti za vsako obdelavo osebnih podatkov podana ustrezna pravna podlaga skladno s prvim odstavkom 6. člena Splošne uredbe:

(a) posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;

(b) obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;

(c) obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;

(d) obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe;

(e) obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu;

(f) obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok.

Pri tem opozarjamo, da se točka (f) ne uporablja za obdelavo s strani javnih organov pri opravljanju njihovih nalog.

Kot upravljavec morate zagotoviti obstoj pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov, glede konkreten namen obdelave osebnih podatkov staršev. Načeloma bi lahko bile pravne podlage za obdelavo osebnih staršev npr. njihova privolitev po (a) točki prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe, izvajanje pogodbe o medsebojnih pravicah in obveznostih med vrtcem in starši po (b) točki prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe ali izpolnitev zakonske obveznosti po točki (c) prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe. Glede na vaše vprašanje izpostavljamo predvsem slednjo.

Pristojnosti sveta staršev so določene v 66. členu Zakona o organizaciji in financiranju vzgoje in izobraževanja (Uradni list RS, št. 16/07 – uradno prečiščeno besedilo, 36/08, 58/09, 64/09 – popr., 65/09 – popr., 20/11, 40/12 – ZUJF, 57/12 – ZPCP-2D, 47/15, 46/16, 49/16 – popr., 25/17 – ZVaj, 123/21, 172/21, 207/21, 105/22 – ZZNŠPP, 141/22, 158/22 – ZDoh-2AA in 71/23), ki določa, da se za organizirano uresničevanje interesa staršev v javnem vrtcu oziroma šoli oblikuje svet staršev. Določene so tudi pristojnosti sveta staršev (npr. obravnava pritožbe staršev v zvezi z vzgojno-izobraževalnim delom, voli predstavnike staršev v svet vrtca oziroma šole in druge organe šole, itd.). Skladno s tretjim odstavkom 44. člena Zakona o vrtcih (Uradni list RS, št. 100/05 – uradno prečiščeno besedilo, 25/08, 98/09 – ZIUZGK, 36/10, 62/10 – ZUPJS, 94/10 – ZIU, 40/12 – ZUJF, 14/15 – ZUUJFO, 55/17 in 18/21, v nadaljevanju: ZVrt) vrtec vzpostavi evidenco vključenih otrok, ko starši podpišejo pogodbo o vključitvi otroka v vrtec. Evidenca vključenih otrok med drugim vsebuje tudi osebno ime ter naslov prebivališča otroka in staršev, EMŠO otrok in staršev naslov za stike in telefonsko številko osebe ali naslov elektronske pošte osebe, ki je vzgojitelju dosegljiva med otrokovim bivanjem v vrtcu. Nadalje je izrecno določeno, da vrtec zbira osebne podatke v evidenci vključenih otrok zaradi ustreznega dela z otrokom pri izvedbi programov, zaradi sodelovanja s starši in zaradi spremljanja plačil staršev za program vrtca. Pravno podlago za obdelavo navedenih osebnih podatkov v tem primeru torej že določa sam zakon (v povezavi z zgoraj citirano točko (c) prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe) in sicer zgolj za navedene namene.

Izpostavljamo tudi določbo 93. člena ZVOP-2, ki določa, da lahko oseba iz javnega ali zasebnega sektorja uporablja kontaktne podatke posameznikov, ki jih je zbrala iz javno dostopnih virov ali v okviru izvrševanja svojih javnih nalog ali so ji jih posamezniki, na katere se nanašajo, prostovoljno razkrili ali dali privolitev, za namene organiziranja uradnih srečanj, izobraževanj, usposabljanj in dogodkov, določanja sestav ali delovanje komisij, svetov, delegacij in drugih podobnih dejavnosti javnega sektorja, dajanja izjav za javnost, razen izvajanja neposrednega trženja. Zbirke osebnih podatkov, ki nastanejo na tej podlagi, morajo biti ločene od drugih zbirk osebnih podatkov, ki nastanejo pri izvrševanju zakonitih pristojnosti, nalog ali obveznosti. Nadalje zakon določa, da lahko za namene iz prejšnjega odstavka oseba javnega sektorja uporablja le naslednje osebne podatke: osebno ime, telefonsko številko, naslov elektronske pošte ali drugo komunikacijsko številko oziroma oznako, podatke o delodajalcu ali organizaciji ter podatke o področju dela, položaju, funkciji, članstvu v klubu ali hobiju posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki. Na podlagi privolitve posameznika lahko oseba javnega sektorja za iste namene obdeluje tudi naslov stalnega ali začasnega prebivališča in druge osebne podatke, posebne vrste osebnih podatkov pa le izjemoma in če ima za to izrecno privolitev posameznika.

Konkretnega odgovora vam IP v okviru nezavezujočega mnenja ne more podati, načeloma pa bi vrtec lahko ime in priimek starša, ki ga vodi v evidenci vključenih otrok, na podlagi 93. člena ZVOP-2 uporabil tudi za namene določanja sestave oz. delovanja sveta staršev. Navedeno velja tudi glede kontaktnega podatka starša, razen če se njegov podatek ne vodi v navedeni evidenci – v tem primeru bi morala obstajati druga ustrezna pravna podlaga, npr. privolitev. Več o privolitvi lahko preberete na: https://www.ip-rs.si/zakonodaja/reforma-evropskega-zakonodajnega-okvira-za-varstvo-osebnih-podatkov/ključna-področja-uredbe/privolitev.

Opozarjamo, da mora upravljavec tudi spoštovati tudi t.i. načelo najmanjšega obsega podatkov, skladno s katerim morajo biti osebni podatki ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo. Prav tako morajo starši prejeti ustrezne informacije o obdelavi osebnih podatkov, kot to določa 13. člen Splošne uredbe (med drugim tudi glede namena in pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov). Več informacij je dostopnih na spletni strani IP: https://www.ip-rs.si/zakonodaja/reforma-evropskega-zakonodajnega-okvira-za-varstvo-osebnih-podatkov/ključna-področja-uredbe/obveščanje-posameznikov-o-obdelavi-osebnih-podatkov.

V zvezi z morebitnimi vprašanji, ki se nanašajo na objavo zapisnika sveta staršev, lahko preberete mnenje št. 0712-1/2019/1326 z dne 28. 5. 2019 (mnenja IP so dostopna s pomočjo iskalnikov na www.ip-rs.si/vop). IP je v mnenju poudaril, da lahko zakonsko podlago za obdelavo osebnih podatkov članov sveta staršev predstavlja Zakon o dostopu do informacij javnega značaja, zato je (z upoštevanjem izjem od prostega dostopa) objava tistih delov zapisnikov sej sveta staršev, ki vsebujejo zgolj prosto dostopne informacije javnega značaja, dopustna.

V upanju, da vam bodo naši napotki v pomoč, vas lepo pozdravljamo.

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav., informacijska pooblaščenka

Pripravil:

Barbara Žurej, univ. dipl. prav., svetovalka pooblaščenca za preventivo