Pridobitev osebnih imen vpisanih študentov na Medicinski fakulteti za leto 64/65

Datum

02.06.2023

Številka

07121-1/2023/749

Kategorije

Šolstvo, Pravne podlage, Pridobivanje OP iz zbirk

Pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo dne 26. 5. 2023 prejeli vaše zaprosilo za mnenje o tem, ali lahko za potrebe organizacije praznovanja jubilejne obletnice od Medicinske fakultete pridobite imena in priimke vpisanih študentov v 1. letnik v študijskem letu 1964/1965. Vpisna lista je bila takrat javno objavljena na oglasni deski. Vpisna lista je sedaj arhivirana na Medicinski fakulteti.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, ZVOP-2), 58. členom Splošne uredbe (EU) o varstvu podatkov (Splošna uredba), 76. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov na področju obravnavanja kaznivih dejanj (Uradni list RS, št. 177/20, ZVOPOKD) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašimi vprašanji. Pojasnjujemo še, da se IP lahko dokončno opredeljuje do konkretnih primerov obdelav osebnih podatkov le v nadzornih postopkih.

Pridobitev seznama vpisanih študentov z osebnimi imeni od fakultete za namen organizacije praznovanja obletnice ni dopustna, ne glede na leto vpisa in predhodno objavo v prostorih fakultete.

Pridobitev seznama je v skladu z določbami Zakona o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA) dopustna, če gre za arhivsko gradivo v pristojnem javnem arhivu ali če gre za arhivsko gradivo v lastni hrambi pod pogoji iz ZVDAGA.

Obrazložitev

Če je namen pridobitve poimenskega seznama vpisanih študentov od fakultete organizacija praznovanja obletnice, bi morala biti na voljo veljavna podana privolitev nekdanjih študentov ali podlaga v nekem zakonu ali višjem predpisu. Taka neposredna in izrecna zakonska podlaga nam ni znana, zaradi česar v konkretnem primeru pridobitev osebnih podatkov ni dopustna.

Dejstvo, da so bili seznami v preteklosti že objavljeni v prostorih fakultete ne vpliva na njihovo dostopnost v tem trenutku, ker je bila objava izvedena za drug namen in v skladu s takratno zakonodajo ter časovno in prostorsko omejeno, zaradi česar ne gre za prosto dostopne javne podatke. Seveda je možno, da so osebna imena posameznih študentov tudi javna (npr. objave dosežkov v medijih), vendar to ne velja za celotni seznam, ki bi ga fakulteta iz lastnega dokumentarnega gradiva razkrila skupini posameznikov za popolnoma zasebni namen. Ugotavljamo tudi, da v vašem primeru žal ne pridejo v poštev niti določbe 73. člena (npr. 3. in 7. točka drugega odstavka) ZVOP-2, ker ne gre za katerega od izrecno naštetih namenov uporabe (npr. obramba kakšne pravice, obveščanje javnosti s strani medijev, izobraževanje, resna kritika, umetniško ustvarjanje ipd.).

Sklicujemo se tudi na starejši in že objavljeni mnenji IP, ki sta dostopni na naslednji povezavi, ker se zakonodaja od objave mnenj na tem področju ni spremenila:

https://www.ip-rs.si/mnenja-gdpr/60489fb8e5013

https://www.ip-rs.si/mnenja-gdpr/60489fb8dd187

Če gre za arhivsko gradivo v arhivski hrambi v skladu z ureditvijo v ZVDAGA, so seznami vpisanih študentov (ne glede na to, na katerem dokumentu se nahajajo) dostopni javnosti za splošno rabo (63. člen ZVDAGA). Vendar to pride v poštev le, če je fakulteta to gradivo že predala v pristojni javni arhiv ali ga ima pod pogoji iz ZVDAGA v t.i. lastni hrambi (62. člen ZVDAGA).

Poseben primer dopustnega dostopa so tudi osebni podatki umrlih posameznikov, če je že poteklo 20 let od smrti (9. člen ZVOP-2).

Pripravil:

dr. Urban Brulc, univ. dipl. prav., samostojni svetovalec IP

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav., informacijska pooblaščenka