Uveljavljanje pravice dostopa do osebnih podatkov po pooblaščencu

Datum

23.07.2025

Številka

07120-1/2025/328

Kategorije

Pravica do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki, Upravni postopki

pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo prejeli vaše zaprosilo za mnenje glede dostopa do lastnih osebnih podatkov. Pojasnjujete, da ste prejeli zahtevo za dostop do osebnih podatkov s strani osebe, ki se na podlagi pooblastila predstavlja za zakonito zastopnico oziroma skrbnico določene osebe in zaproša za izpis validacije na medkrajevnem avtobusnem linijskem potniškem prometu za to osebo. Nadalje pojasnjujete, da je iz zahtevi priloženih dokumentov razvidno, da prosilka ni zakonita zastopnica oziroma skrbnica osebe, na katero se nanašajo osebni podatki. Zaprošate za mnenje IP, ali prosilki zahtevane podatke lahko posredujete.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba), ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Niti ZVOP-2 niti Splošna uredba ne urejata podrobneje postopka uveljavljanja pravice preko pooblaščenca, zato se v skladu s 1. členom Zakona o splošnem upravnem postopku in 13. členom ZVOP-2 v zvezi z vprašanji uveljavljanja pravice preko pooblaščenca pri ministrstvu kot upravljavcu uporabljajo določbe 53. do 61. člena ZUP. ZUP obličnost pooblastila ureja v 55. členu, in sicer določa, da se pooblastilo lahko da pisno ali ustno na zapisnik.

Nadalje lahko upravljavec v skladu s 56. členom ZUP v primeru, da je pooblastilo v obliki zasebne listine, pa nastane dvom o njegovi pristnosti, naloži, naj se predloži overjeno pooblastilo ali da pooblastilo ustno na zapisnik.

Naloga in odgovornost za preverjanje veljavnosti pooblastila je v skladu s predpisi na upravljavcu, zato IP ne more in ne sme presojati, ali so v konkretnem primeru izpolnjeni pogoji za dostop do osebnih podatkov po pooblaščencu.

Obrazložitev

IP uvodoma poudarja, da lahko podaja nezavezujoča mnenja in pojasnila, ne more pa v mnenju presojati, ali so v konkretnem primeru izpolnjeni pogoji za dostop do lastnih osebnih podatkov na podlagi zahteve, vložene preko pooblaščenca. To lahko stori le v nadzornem postopku.

Posameznik lahko svojo pravico dostopa do osebnih podatkov, ki se nanašajo nanj, uveljavlja sam, preko zakonitega zastopnika ali preko pooblaščenca. Vsebina te pravice je podrobneje opredeljena v 15. členu Splošne uredbe, procesne zahteve postopka za njeno uveljavljanje pa v 12. členu Splošne uredbe ter 12. do 21. členu ZVOP-2. Niti ZVOP-2 niti Splošna uredba podrobneje postopka uveljavljanja pravice preko pooblaščenca ne določata, zato se v skladu s 1. členom Zakona o splošnem upravnem postopku (Uradni list RS, št. 24/06 – uradno prečiščeno besedilo, 105/06 – ZUS-1, 126/07, 65/08, 8/10, 82/13, 175/20 – ZIUOPDVE in 3/22 – ZDeb; ZUP) in 13. členom ZVOP-2 v zvezi z vprašanji uveljavljanja pravice preko pooblaščenca pri ministrstvu (kot upravljavcu) uporabljajo določbe 53. do 61. člena ZUP. Organ pa mora v skladu z 49. členom ZUP med postopkom ves čas po uradni dolžnosti paziti na to, ali je tisti, ki nastopa kot stranka, lahko stranka v postopku, in ali zastopa procesno nesposobno stranko njen zakoniti zastopnik. Nadalje četrti odstavek 47. člena ZUP določa, da lahko organ od osebe, ki nastopa kot zakoniti zastopnik, zahteva, da predloži dokazila, da je strankin zakoniti zastopnik. V prvem odstavku 53. člena ZUP je tudi določeno, da lahko stranka oziroma njen zakoniti zastopnik določi pooblaščenca, ki jo zastopa v postopku.

ZUP obličnost pooblastila ureja v 55. členu, in sicer določa, da se pooblastilo lahko da pisno ali ustno na zapisnik. Uradna oseba, ki vodi postopek ali opravlja posamezna dejanja v postopku, lahko izjemoma dovoli, da opravi posamezno dejanje v imenu stranke kot njen pooblaščenec brez pooblastila član njene družine ali gospodinjstva, oseba, ki je pri njej zaposlena ali pa kdo drug, če ga pozna in ne dvomi o obstoju in obsegu pooblastila. V skladu s petim odstavkm 55. člena ZUP lahko organ dovoli, da opravi procesna dejanja za stranko oseba, ki ni predložila pooblastila, vendar ji naloži, da v določenem roku predloži pooblastilo in izkaže v pooblastilu odobritev že opravljenih dejanj. Do predložitve pooblastila ni dovoljeno izdati odločbe (v tem primeru torej posredovati osebnih podatkov posameznika). Če po izteku roka ni predloženo pooblastilo, se opravljena dejanja ne upoštevajo. V skladu s šestim odstavkom 55. člena ZUP lahko organ zavrže vlogo, če oseba iz četrtega ali petega odstavka 55. člena ZUP v roku, ki ga določi organ, ne predloži pooblastila za vloženo zahtevo oziroma za vloženo pritožbo ali izredno pravno sredstvo, razen če je dolžan nadaljevati postopek po uradni dolžnosti. Organ zavrže vlogo s sklepom, zoper katerega je dovoljena pritožba.

Nadalje se lahko v skladu s 56. členom ZUP v primeru, da je pooblastilo v obliki zasebne listine, pa nastane dvom o njegovi pristnosti, naloži, naj se predloži overjeno pooblastilo ali da pooblastilo ustno na zapisnik. Pravilnost pooblastila se preizkusi po uradni dolžnosti. V primeru, da ugotovi pomanjkljivosti pooblastila, organ pozove stranko ali pooblaščenca, naj te pomanjkljivosti odpravi. Organ v takšnem primeru ravna po petem in šestem odstavku 55. člena ZUP. Naloga in odgovornost za preverjanje veljavnosti pooblastila je torej na upravljavcu, zato IP ne more in ne sme namesto ministrstva presojati, ali so v konkretnem primeru izpolnjeni pogoji za posredovanje osebnih podatkov zadevnega posameznika. To lahko stori, kot pojasnjeno že uvodoma, le v nadzornem postopku.

Lepo vas pozdravljamo.

Pripravila

Sandra Kajtazović, univ. dipl. prav.

dr. Jelena Virant Burnik, informacijaska pooblaščenka