Vpogled v dokumentacijo

Datum

14.08.2024

Številka

07121-1/2024/934

Kategorije

Pravica do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki, Upravni postopki

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je po e-pošti prejel vaše zaprosilo za mnenje. Navajate, da ste v okviru postopka pri CSD opravili več razgovorov. Bivši partner je na CSD naslovil nekaj dopisov, ki se nanašajo na vas in želite vpogled v celotno dokumentacijo. Prosite nas za posredovanje obrazca, s katerim bi podali zahtevek.

* * *

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Posameznik lahko skladno s Splošno uredbo pri upravljavcu, ki obdeluje njegove osebne podatke, uveljavlja pravico do seznanitve (dostopa), v okviru katere lahko prejme tudi kopijo svojih osebnih podatkov, ki jih upravljavec obdeluje. V kolikor bi bila vaša zahteva za seznanitev z lastnimi osebnimi podatki zavrnjena ali upravljavec nanjo ne bi odgovoril v enomesečnem roku, lahko pri IP podate pritožbo. Obrazci v zvezi z varstvom osebnih podatkov, ki jih lahko pri tem uporabite, so dostopni na: https://www.ip-rs.si/obrazci/.

Prav tako ima posameznik pravico do vpogleda v upravni spis skladno z 82. členom Zakona o splošnem upravnem postopku, vendar v zvezi s to pravico IP ni pritožbeni ali inšpekcijski organ.

Obrazložitev

Uvodoma poudarjamo, da IP izven postopka inšpekcijskega nadzora oziroma drugega upravnega postopka konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati. V okviru nezavezujočega mnenja vam lahko podamo zgolj splošna pojasnila in priporočila.

Pojasnjujemo, da ima posameznik pravico do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki skladno s Splošno uredbo, ki je opredeljena v 15. členu Splošne uredbe.

Prvi odstavek 15. člena Splošne uredbe tako določa, da ima posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, pravico od upravljavca dobiti potrditev, ali se v zvezi z njim obdelujejo osebni podatki, in kadar je temu tako, dostop do osebnih podatkov ter naslednje informacije:

-namene obdelave;

-vrste zadevnih osebnih podatkov;

-uporabnike ali kategorije uporabnika, ki so jim bili ali jim bodo razkriti osebni podatki, zlasti uporabnike v tretjih državah ali mednarodnih organizacijah;

-kadar je mogoče, predvideno obdobje hrambe osebnih podatkov ali, če to ni mogoče, merila, ki se uporabijo za določitev tega obdobja;

-obstoj pravice, da se od upravljavca zahteva popravek ali izbris osebnih podatkov ali omejitev obdelave osebnih podatkov v zvezi s posameznikom, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali obstoj pravice do ugovora taki obdelavi;

-pravico do vložitve pritožbe pri nadzornem organu;

-kadar osebni podatki niso zbrani pri posamezniku, na katerega se ti nanašajo, vse razpoložljive informacije v zvezi z njihovim virom;

-obstoj avtomatiziranega sprejemanja odločitev, vključno z oblikovanjem profilov iz prvega in četrtega odstavka 22. člena, ter vsaj v takih primerih smiselne informacije o razlogih zanj, kot tudi pomen in predvidene posledice take obdelave za posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki.

Skladno s tretjim odstavkom 15. člena Splošne uredbe mora upravljavec posamezniku, na katerega se nanašajo osebni podatki, zagotoviti tudi kopijo osebnih podatkov, ki jih obdeluje. Ob tem pa je treba opozoriti, da lahko posameznik v okviru pravice dostopa prejme zgolj svoje osebne podatke (ne pa tudi podatke drugih oseb, ki jih mora upravljavec prekriti oz. drugače onemogočiti seznanitev z njimi).

Obrazec, ki ga lahko uporabite pri uveljavljanju svoje pravice je dostopen na https://www.ip-rs.si/obrazci/varstvo-osebnih-podatkov/ (Zahteva za seznanitev z lastnimi osebnimi podatki - obrazec SLOP). V kolikor bi bila vaša zahteva za seznanitev z lastnimi osebnimi podatki zavrnjena ali upravljavec nanjo ne bi odgovoril v enomesečnem roku, lahko pri IP podate pritožbo.

Več informacij o pravici do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki in glede njenega uveljavljanja je dostopnih tudi na naši spletni strani: https://tiodlocas.si/zelim-vedeti-kaj-pocnejo-z-mojimi-podatki/.

IP nadalje izpostavlja določbo 82. člena Zakona o splošnem upravnem postopku (Uradni list RS, št. 24/06 – UPB, 105/06 – ZUS-1, 126/07, 65/08, 8/10, 82/13, 175/20 – ZIUOPDVE, 3/22 – ZDeb; v nadaljevanju: ZUP), ki opredeljuje procesno pravico do seznanitve z upravnim dokumentarnim gradivom v upravni zadevi pri organu, ki odloča po ZUP. Stranke in vsakdo drug, ki verjetno izkaže, da ima od tega pravno korist, ima pravico pregledovati dokumente zadeve in na svoje stroške prepisati ali preslikati potrebne dokumente v fizični ali elektronski obliki. Pregledovanje, prepisovanje in preslikovanje dokumentov nadzoruje določena uradna oseba, ali pa poteka v informacijskem sistemu organa ali v informacijskem sistemu za sprejem vlog, vročanje in obveščanje, v katerem stranka svojo istovetnost dokaže s svojim kvalificiranim potrdilom za elektronski podpis. Pregled in prepis dokumentov se lahko zahteva tudi ustno. Opozarjamo, da izvrševanje te pravice ne spada v pristojnost IP, zaradi česar IP ne more voditi pritožbenega, inšpekcijskega ali drugega nadzornega postopka v zvezi s tem in se tudi ni pristojen konkretno opredeljevati do primerov uveljavljanja te pravice.

Pojasnjujemo vam tudi razliko med 82. členom ZUP in 15. členom Splošne uredbe, ki je predvsem v namenu pravic. 82. člen ZUP omogoča strankam postopka in osebam, ki izkažejo pravno korist, da pregledujejo dokumente konkretne zadeve in lahko na svoje stroške prepišejo ali preslikajo potrebne dokumente v fizični ali elektronski obliki. Posamezniku po Splošni uredbi ni treba nastopati kot stranka v postopku in mu tudi ni treba izkazati pravnega ali drugega interesa za dostop do svojih podatkov. Posameznik pa lahko, kot smo pojasnili zgoraj, v okviru pravice do seznanitve dostopa zgolj do svojih osebnih podatkov (upravljavec mora osebne podatke drugih oseb prikriti). Nadzor nad določbami Splošne uredbe opravlja IP, ki nastopa kot pritožbeni organ v primeru molka ali zavrnitve zahteve za seznanitev z osebnimi podatki s strani upravljavca. Nadzor nad pravilnim izvajanjem ZUP pa opravlja upravna inšpekcija.

Predlagamo vam, da se glede na podana pojasnila odločite, katero pravico želite uveljavljati, ob tem pa dodajamo, da se pravici ne izključujeta in lahko, če tako ocenite, uveljavljate tudi obe pravici.

V upanju, da vam bodo naša napotila v pomoč, vas lepo pozdravljamo.

dr. Jelena Virant Burnik,

informacijska pooblaščenka

Pripravil:

Matej Sironič, Svetovalec pooblaščenca za varstvo osebnih podatkov