Ime in priimek zaposlenega na izdanem računu

Datum

17.04.2026

Številka

07121-1/2026/359

Kategorije

Delovna razmerja, Pravica do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki, Pravne podlage

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje zapisane imena in priimka zaposlenega na izdanem računu.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, 40/25 – ZInfV-1, 10/26 – ZP-1L; v nadaljevanju: ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, 51/07 – ZUstS-A; ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Osebni podatki delavcev se v skladu  z 48. členom ZDR-1 lahko zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in posredujejo tretjim osebam samo, če je to določeno s tem ali drugim zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem.

Obvezne sestavine računov, ki jih mora davčni zavezanec navesti na računih, ki jih izda, so določene v 82. in 83. členu Zakona o davku na dodano vrednost (ZDDV-1).

Upravljavec osebnih podatkov (v vašem primeru delodajalec oziroma trgovsko podjetje) sme obdelovati le tiste osebne podatke, ki so ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo.

Obrazložitev

IP uvodoma poudarja, da lahko podaja neobvezujoča mnenja in pojasnila, ne sme pa izven konkretnih inšpekcijskih postopkov preverjati primernosti izbrane pravne podlage ali namenov oziroma obsega obdelave osebnih podatkov v konkretnem primeru. IP kot nadzorni organ na področju varstva osebnih podatkov v okviru mnenja tako ne more presojati skladnosti konkretnega ravnanja, ki ste ga opisali v vašem zaprosilu za mnenje, s predpisi s področja varstva osebnih podatkov.

IP nadalje pojasnjuje, da mora vsaka obdelava osebnih podatkov potekati transparentno in skladno z določbami Splošne uredbe. Ta v prvem odstavku 6. člena določa, da je obdelava osebnih podatkov zakonita le in kolikor je za konkretni namen obdelave izpolnjen eden od naslednjih pogojev:

(a)posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;

(b)obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;

(c)obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;

(d)obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe;

(e)obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu;

(f)obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok.

Ob tem je treba upoštevati, da se zadnja točka (f) ne more uporabljati za obdelavo s strani javnih organov pri opravljanju njihovih nalog.

IP pojasnjuje, da so obvezne sestavine računa določene v 82. in 83. členu ZDDV-1, kjer ime in priimek blagajnika ni predpisan kot obvezni podatek. Dodatne sestavine računa, izdanega z uporabo elektronske naprave za izdajo računov, določa 5. člen Zakona o davčnem potrjevanju računov (Uradni list RS, št. 57/15, 69/17, 3/22 – ZDDV-1M, 40/23, 100/24; v nadaljevanju: ZDavPR), v skladu s katerim mora račun vsebovati še naslednje podatke: čas izdaje računa (uro in minute), oznako fizične osebe, ki izda račun z uporabo elektronske naprave za izdajo računov, enkratno identifikacijsko oznako računa in zaščitno oznako izdajatelja računa. ZDavPR v 5.členu sicer določa dodatne sestavine elektronskega računa, med drugim tudi oznako izdajatelja, ki je povezana z njegovo davčno številko. Ti podatki se obdelujejo le za namene davčnega nadzora ter preverjanja zakonitosti zaposlitve in dela. Iz navedenih zakonskih določb tako izhaja, da ime in priimek fizične osebe, ki izda račun z uporabo elektronske naprave za izdajo računov, ni obvezna sestavina računa, v nasprotnem primeru bi bilo to namreč izrecno zakonsko določeno.

Glede na 92.člen ZVOP-2 osebe javnega ali zasebnega sektorja lahko javnosti posredujejo ali javno objavijo ime, naziv ali funkcijo ter službene kontaktne podatke vodilnih oseb in zaposlenih, ki so potrebni za poslovanje s strankami, če drug zakon ne določa drugače. IP ob tem poudarja, da le redki zakoni določajo obvezno posredovanje osebnih podatkov javnosti in po našem vedenju noben zakon ne določa, da bi morali biti imena in priimki zaposlenih pri podjetju, ki izdaja račun, navedeni na samem računu.

IP nadalje pojasnjuje, da je, čeprav ZVOP-2 razlikuje med javnim in zasebnim sektorjem, področje delovnega prava specialno urejeno za oba sektorja v posebnih zakonih, predvsem v Zakonu o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 21/13, 78/13 – popr., 47/15 – ZZSDT, 33/16 – PZ-F, 52/16, 15/17 – odl. US, 22/19 – ZPosS, 81/19, 203/20 – ZIUPOPDVE, 119/21 – ZČmlS-A, 202/21 – odl. US, 15/22, 54/22 – ZUPŠ-1, 114/23, 136/23 – ZIUZDS, 70/25 – ZUTD-I; v nadaljevanju: ZDR-1) in Zakonu o evidencah na področju dela in socialne varnosti (ZEPDSV; Uradni list RS, št. 40/06). Zaradi izrazite neenakosti moči strank v delovnopravnih razmerjih oziroma zaradi varstva delavca, ki je v razmerju do delodajalca zagotovo šibkejša stranka, je zakonodajalec to področje uredil strožje, zaradi česar na tem področju praviloma niti v zasebnem sektorju ne dopušča avtonomije strank v smislu, da bi delodajalec lahko brez podlage v zakonu od delavca zahteval katerekoli osebne podatke ali jih obdeloval na drugi pravni podlagi (npr. privolitev, pogodba, …). Delavec lahko namreč tudi na delovnem mestu utemeljeno pričakuje določeno stopnjo zasebnosti, delodajalec pa mora v skladu s 46. členom ZDR-1 varovati in spoštovati delavčevo osebnost ter upoštevati in ščititi delavčevo zasebnost.

ZDR-1 v 48. členu določa, da se lahko osebni podatki delavcev zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in posredujejo tretjim osebam samo, če je to določeno s tem ali drugim zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. Nadalje v tretjem odstavku 48. člena določa, da se morajo osebni podatki delavcev, za zbiranje katerih ne obstoji več zakonska podlaga, takoj zbrisati in prenehati uporabljati.

Upoštevajoč določbe ZDR-1 lahko torej delodajalec osebne podatke delavca obdeluje samo, če ima za to podlago v zakonu ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. Pri tem so mišljene pravic in obveznosti obeh, tako delavca kot delodajalca. Delodajalec mora natančno izkazati, za kaj takšne osebne podatke potrebuje. Če okoliščine delovnega razmerja tega ne terjajo oziroma če delodajalec ne izkaže, da je obdelava osebnih podatkov delavca potrebna zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem, jih ne sme obdelovati.

IP ob tem poudarja, da je eno temeljnih načel varstva osebnih podatkov načelo najmanjšega obsega podatkov, ki določa, da morajo biti osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo. Navedeno načelo pomeni, da je treba obdelovati samo toliko osebnih podatkov, kolikor je nujno potrebno za dosego zakonitega namena obdelave. V konkretnem primeru bi moral torej upravljavec (vaš delodajalec) izkazati, zakaj je za dosego želenega namena (izdaja računa) treba obdelovati tudi podatke, ki jih navajate v vašem zaprosilu za mnenje.

Od upravljavca osebnih podatkov lahko zahtevate, da vam sporoči namen obdelave, in sicer z uresničevanjem vaše pravice do dostopa do osebnih podatkov, ki vam jo daje 15. člen Splošne uredbe. Več o tem si lahko preberete na https://tiodlocas.si/kako-uveljavim-svoje-pravice/, obrazec zahteve za uveljavljanje te pravice pa je dostopen na https://www.ip-rs.si/obrazci/varstvo-osebnih-podatkov/ - obrazec "Zahteva za seznanitev z lastnimi osebnimi podatki".

IP je o tej temi že izdal nekaj neobvezujočih mnenje na katere vas napotujemo za več dodatnih informacij. Mnenje št. 07121-1/2024/124, z dne 12.02.2024, dostopno na: https://www.ip-rs.si/mnenja-zvop-2/ime-in-priimek-blagajnika-na-izdanem-ra%C4%8Dunu-1707898588 in mnenje št. 07121-1/2023/589, z dne 04.05.2023, dostopno na: https://www.ip-rs.si/mnenja-zvop-2/izdaja-ra%C4%8Duna-1683529793.

IP sklepno priporoča, da se na račune ne zapisujejo nepotrebni osebni podatki, ki niso zakonsko obvezni ali nujni ter poudarja, da mora upravljavec za vsako obdelavo osebnih podatkov zagotoviti ustrezno pravno podlago.

Lepo vas pozdravljamo.

Pripravil

Matej Sironič, Svetovalec pooblaščenca I

dr. Jelena Virant Burnik, Informacijska pooblaščenka