Objava urnika dela javnega uslužbenca

Datum

12.04.2024

Številka

07121-1/2024/441

Kategorije

Obdelava OP javnih uslužbencev in funkcionarjev, Pravne podlage, Vrtec

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je po elektronski pošti prejel vaš dopis, v katerem sprašujete, ali lahko javni vrtec kot delodajalec obesi urnik zaposlenega na vrata igralnice in ali oglasne deske. Pri tem pojasnjujete, da podatek ne služi informaciji o tem, kako lahko starši stopijo v stik z vzgojiteljico, saj so temu namenjene objave o govorilnih urah, telefoni in e-asistent. Menite tudi, da iz urnikov izhajajo tudi občutljivi podatki, na primer podatek zdravstvene narave za delavce, ki delo opravljajo v skrajšanem delovnem času zaradi bolniške ali delne upokojitve po ZPIZ itd.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba), ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

IP ne more podrobno komentirati predstavljenega primera, ker ni znano predvsem, kakšen je namen takšne objave urnika zaposlenih. Upravljavec pa mora za vsako obdelavo med drugim zagotoviti ustrezno pravno podlago (6. člen Splošne uredbe), spoštovanje načel obdelave osebnih podatkov (5. člen Splošne uredbe) ter informiranje posameznikov (13. in 14. člen Splošne uredbe). V kolikor niso podane zadostne informacije o obdelavi, lahko zaposleni vložijo tudi zahtevo za dostop do osebnih podatkov in informacij o obdelavi po 15. členu Splošne uredbe.

Obrazložitev

IP uvodoma poudarja, da konkretnega in dokončnega odgovora o zakonitosti obdelave osebnih podatkov v okviru mnenja v nobenem primeru ne more podati, saj lahko IP posamezne primere obdelave podatkov konkretno presoja zgolj v okviru inšpekcijskega ali drugega upravnega postopka.

Za vsako obdelavo osebnih podatkov je treba imeti ustrezno in zakonito pravno podlago. Te so določene v prvem odstavku 6. člena Splošne uredbe in so sledeče:

•privolitev

•sklenitev ali izvajanje pogodbe

•zakonska obveznost

•zaščita življenjskih interesov posameznika

•izvajanje javne naloge

•zakoniti interesi upravljavca, če ne prevladajo interesi in pravice oz. svoboščine posameznika

Za vsako obdelavo osebnih podatkov mora torej obstajati ustrezna pravna podlaga, ki jo mora že pred obdelavo osebnih podatkov natančno razčistiti upravljavec osebnih podatkov, ki mora biti zmožen tudi dokazati zakonitost obdelave osebnih podatkov.

Informacija o urniku oziroma delovnem času konkretnega zaposlenega velja za osebni podatek tega zaposlenega. Zato mora imeti upravljavec za takšno objavo urnika ustrezno pravno podlago. Glede vaše navedbe, da iz urnikov izhajajo tudi občutljivi osebni podatki navajamo, da so glede posebnih vrst osebnih podatkov določene še strožje zahteve glede pravnih podlag (9. člen Splošne uredbe), vendar pa pri tem pojasnjujemo, da sámo dejstvo, da je javni uslužbenec na urniku vpisan le za 4 ure (brez navedenega razloga) še ne pomeni nujno občutljivega osebnega podatka.

IP ne more podrobno komentirati predstavljenega primera, ker ni znano, kakšen je namen takšne objave urnika zaposlenih, poleg tega niso znane druge okoliščine, na katere bi se morda skliceval upravljavec. V zvezi s pravnimi podlagami lahko sicer navedemo, da je v določenih primerih in pod izpolnjenimi pogoji treba upoštevati tudi določbe Zakona o dostopu do informacij javnega značaja (Uradni list RS, št. 51/06 – UPB; s sprem. in dop.; v nadaljevanju ZDIJZ). Med drugim je treba preveriti, ali so objavljeni podatki (oziroma podatki, ki jih namerava upravljavec objaviti) povezani z opravljanjem delovnega razmerja javnega uslužbenca (gl. določbo tretjega odstavka 6. člena ZDIJZ). V tem primeru oziroma v obsegu, kolikor bi bili podatki povezani z delovnim razmerjem javnega uslužbenca, bi potencialno veljali za prosto dostopne informacije javnega značaja.

Nadalje poudarjamo, da je treba poleg obvezne pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov upoštevati tudi temeljna načela obdelave osebnih podatkov, predvsem načelo najmanjšega obsega podatkov, omejitve namena ter roka hrambe.

Načelo najmanjšega obsega podatkov (točka c) prvega odstavka 5. člena Splošne uredbe) pomeni, da morajo biti osebni podatki, ki jih obdeluje upravljavec ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo. Podatkov, ki bi presegali namene, zaradi katerih je upravljavec določil njihovo objavo, se torej ne sme objaviti. V zvezi s tem pa je treba najprej natančno poznati namen objave.

Načelo omejitve namena (točka b) prvega odstavka 5. člena Splošne uredbe) določa, da morajo biti osebni podatki zbrani za določene, izrecne in zakonite namene ter se ne smejo nadalje obdelovati na način, ki ni združljiv s temi nameni.

Načelo omejitve hrambe (točka e) prvega odstavka 5. člena Splošne uredbe) pa ureja, da morajo biti osebni podatki hranjeni v obliki, ki dopušča identifikacijo posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, le toliko časa, kolikor je potrebno za namene, za katere se osebni podatki obdelujejo.

Posamezniki morajo biti v skladu s 13. in 14. členom Splošne uredbe tudi ustrezno obveščeni o obdelavi njihovih osebnih podatkov, seveda če so predhodno sploh izpolnjeni pogoji za objavo.

Posebej če v skladu s 13. oziroma 14. členom Splošne uredbe posamezniki niso oziroma ne bodo pravočasno obveščeni o namenih, pravni podlagi, vrsti osebnih podatkov in drugih obveznih informacijah, jim lahko kot sindikat svetujete, da se obrnejo na upravljavca z zahtevo za dostop do informacij o obdelavi osebnih podatkov po 15. členu Splošne uredbe. Več o pravici do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki si lahko preberete na https://www.ip-rs.si/varstvo-osebnih-podatkov/pravice-posameznika/seznanitev-z-lastnimi-osebnimi-podatki. Sam vzorec zahteve za dostop do osebnih podatkov oziroma informacij o obdelavi pa je dostopen na spletni strani: https://www.ip-rs.si/obrazci/varstvo-osebnih-podatkov/.

V upanju, da ste dobili odgovor na svoje vprašanje, vas lepo pozdravljamo.

Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav., informacijska pooblaščenka

Pripravila

mag. Polona Merc, univ. dipl. prav., svetovalka IP za varstvo osebnih podatkov