Posredovanje podatkov o imenih sošolcev

Datum

25.04.2025

Številka

07120-1/2025/192

Kategorije

Privolitev, Posredovanje osebnih podatkov, Šolstvo

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je po e-pošti prejel vaše zaprosilo za mnenje. Navajate, da se je na vas obrnil posameznik, ki želi imena in priimke sošolk in sošolcev njegovega letnika ... Povedal je, da potrebuje te podatke v imenu društva, vendar zaprosila s strani društva niste prejeli. Napotili ste ga na zgodovinski arhiv, ki s temi podatki ne razpolaga. Prosite nas za informacijo, na kateri podlagi in katere podatke mu lahko posredujete.

* * *

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Šola bi lahko posredovala osebne podatke posameznikov, ki so v določenem letu obiskovali osnovno šolo zgolj, če bi za to posredovanje obstajala ustrezna pravna podlaga, v tem primeru soglasje posameznikov.

Obrazložitev

Uvodoma poudarjamo, da IP izven postopka inšpekcijskega nadzora oziroma drugega upravnega postopka konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati.

Na podobna vprašanja, kot je vaše, je IP v nezavezujočih mnenjih že odgovarjal, npr. v izdanem mnenju https://www.ip-rs.si/mnenja-gdpr/60489fb8e5013 št. 0712-3/2018/2770 z dne 9.1.2019. Mnenja so dostopna s pomočjo iskalnika na http://www.ip-rs.si/vop.

Pojasnjujemo, da mora biti za vsako obdelavo osebnih podatkov podana ustrezna pravna podlaga skladno s prvim odstavkom 6. člena Splošne uredbe:

(a)posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;

(b)obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;

(c)obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;

(d)obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe;

(e)obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu;

(f)obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok.

Ob tem opozarjamo, da se točka (f) ne uporablja za obdelavo s strani javnih organov pri opravljanju njihovih nalog.

Skladno s tretjim odstavkom 6. člena ZVOP-2 se lahko v javnem sektorju v skladu s prvim odstavkom tega člena obdelujejo osebni podatki posameznika, ki je dal privolitev za obdelavo svojih osebnih podatkov za enega ali več določenih namenov, če tako možnost določa zakon, sicer pa na podlagi privolitve, če ne gre za izvrševanje zakonskih pristojnosti, nalog ali oblastnih obveznosti javnega sektorja. Nadalje četrti odstavek določa, da se ne glede na določbe drugega odstavka tega člena za izvrševanje točke e) prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe lahko v javnemu sektorju izjemoma obdelujejo tisti osebni podatki, ki so nujno potrebni za izvrševanje zakonitih pristojnosti, nalog ali obveznosti javnega sektorja, če se s to obdelavo ne poseže v upravičen interes posameznika, na katerega se osebni podatki nanašajo.

Pojasnjujemo tudi, da pomeni osebni podatek katero koli informacijo v zvezi z določenim ali določljivim posameznikom; določljiv posameznik je tisti, ki ga je mogoče neposredno ali posredno določiti, zlasti z navedbo identifikatorja, kot je ime, identifikacijska številka, podatki o lokaciji, spletni identifikator, ali z navedbo enega ali več dejavnikov, ki so značilni za fizično, fiziološko, genetsko, duševno, gospodarsko, kulturno ali družbeno identiteto tega posameznika (1. točka 4. člena Splošne uredbe).

Kot smo poudarili v citiranem mnenju, lahko osnovna šola skladno z Zakonom o osnovni šoli (Uradni list RS, št. 81/06 – uradno prečiščeno besedilo, 102/07, 107/10, 87/11, 40/12 – ZUJF, 63/13, 46/16 – ZOFVI-K, 76/23 in 16/24, v nadaljevanju: ZOsn) zbira, obdeluje, shranjuje, posreduje in uporablja podatke, vsebovane v zbirkah podatkov, ki jih vodi v skladu s predpisi o varstvu osebnih podatkov, če s tem zakonom ni drugače določeno (94. člen). Med drugim osnovna šola vodi npr. zbirko podatkov o učencih, vpisanih v osnovno šolo, in njihovih starših in zbirko podatkov o napredovanju učencev, izdanih spričevalih, vzgojnih opominih in drugih listinah (1. in 2. alineja prvega odstavka 95. člena ZOsn). Podatki iz zbirk podatkov se zbirajo, obdelujejo, shranjujejo in uporabljajo za potrebe obveznega izobraževanja (prvi odstavek 97. člen ZOsn). Zbiranje osebnih podatkov je bolj podrobno urejeno v Pravilniku o zbiranju in varstvu osebnih podatkov na področju osnovnošolskega izobraževanja (Uradni list RS, št. 80/04 in 76/08, v nadaljevanju: pravilnik). Pravilnik tako določa, da se smejo osebni podatki o učencih in njihovih starših zbirati, uporabljati, shranjevati in posredovati samo za namene, določene v zakonu, oziroma za namene, razvidne iz privolitve posameznika, in ne smejo biti uporabljeni na način, ki ni združljiv s temi nameni (tretji odstavek 5. člena pravilnika).

Prosilec sicer ni navedel, za kakšen namen bi obdeloval osebne podatke, vendar opozarjamo, da bi lahko šola posredovala osebne podatke o učencih, ki so v določenem letu končali izobraževanje na osnovni šoli zgolj v primeru, če bi obstajala ustrezna pravna podlaga – to je soglasje posameznikov.

Posredovanje osebnih podatkov pa je sicer določeno v ZVOP-2 in sicer v 39. členu (postopek posredovanja osebnih podatkov, ki ga izvedejo osebe javnega sektorja), ki v prvem odstavku odloča, da osebe javnega sektorja posredujejo osebne podatke drugim osebam javnega sektorja ali drugim fizičnim ali pravnim osebam, če je za posredovanje dana pravna podlaga v skladu s 6. členom tega zakona, ter na podlagi zahteve iz prvega odstavka 41. člena tega zakona, razen če drug zakon določa drugače. Prejemnik podatkov sme osebne podatke obdelovati samo za namen, za uresničevanje katerega se mu posredujejo. Postopek posredovanja osebnih podatkov je nadalje urejen v 41. členu ZVOP-2.

V upanju, da vam bodo naša napotila v pomoč, vas lepo pozdravljamo.

dr. Jelena Virant Burnik,

informacijska pooblaščenka

Pripravila:

Barbara Žurej, univ. dipl. prav., svetovalka pooblaščenca za preventivo