Zahteva po posredovanju življenjepisa ob prijavi na podiplomski študij

Datum

01.08.2024

Številka

07121-1/2024/892

Kategorije

Informiranje posameznika, Pravne podlage

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je po e-pošti prejel vaše zaprosilo za mnenje. Navajate, da ste se vpisali na podiplomski (magistrski) študij na eni od zasebnih fakultet. Eden od pogojev za vpis je oddaja življenjepisa. Fakulteto ste vprašali, zakaj je to pogoj za vpis, vendar odgovora niste prejeli. Zanima vas, ali je zakonsko nujno, da posredujete podatke življenjepisa fakulteti (s podatki o vseh prejšnjih delovnih mestih), ali lahko oddate prijavo brez življenjepisa?

* * *

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Za vsako obdelavo osebnih podatkov mora upravljavec izkazati ustrezno pravno podlago po prvem odstavku 6. člena Splošne uredbe. Upravljavec mora upoštevati tudi t.i. načelo najmanjšega obsega podatkov, skladno s katerim morajo biti osebni podatki ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo. IP tako z nezavezujočim mnenjem ne more vnaprej odgovoriti na vprašanje, kateri osebni podatki so za namen vpisa na podiplomski študij nujno potrebni. O konkretni obdelavi bi lahko odločal zgolj v konkretnem inšpekcijskem postopku.

Posameznikom morajo biti pred posredovanjem osebnih podatkov zagotovljene informacije o obdelavi osebnih podatkov skladno s 13. členom Splošne uredbe (npr. nameni ter pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov, uporabniki osebnih podatkov, obdobje hrambe, itd.). Predlagamo vam, da se pred posredovanjem svojih osebnih podatkov vedno prepričate, v katere namene jih želi upravljavec prejeti.

Obrazložitev

IP uvodoma poudarja, da izven postopka inšpekcijskega nadzora oziroma drugega upravnega postopka konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati.

Uvodoma pojasnjujemo, da mora za zakonito obdelavo osebnih podatkov obstajati pravna podlaga skladno s prvim odstavkom 6. člena Splošne uredbe, npr.:

(a)posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;

(b)obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;

(c)obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;

(d)obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe;

(e)obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu;

(f)obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok.

Ob tem opozarjamo, da se točka (f) ne uporablja za obdelavo s strani javnih organov pri opravljanju njihovih nalog.

Fakulteta kot upravljavec osebnih podatkov mora zagotoviti ustrezno pravno podlago za zbiranje in nadaljnjo obdelavo osebnih podatkov. Pojasnjujemo, da tretji odstavek 38.a člena Zakona o visokem šolstvu (Uradni list RS, št. 32/12 – uradno prečiščeno besedilo, 40/12 – ZUJF, 57/12 – ZPCP-2D, 109/12, 85/14, 75/16, 61/17 – ZUPŠ, 65/17, 175/20 – ZIUOPDVE, 57/21 – odl. US, 54/22 – ZUPŠ-1, 100/22 – ZSZUN in 102/23, ZViS) določa, da se lahko z magistrskim študijskim programom kot pogoj za vpis določijo tudi posebne nadarjenosti oziroma psihofizične sposobnosti ali ustrezne delovne izkušnje. Vrste evidenc, ki jih vodijo visokošolski zavodi so nadalje opredeljene v prvem odstavku 81. člena ZViS. Med drugim visokošolski zavodi vodijo evidenco prijavljenih za vpis in vpisanih študentov ter vpisanih na študijske programe za izpopolnjevanje. Drugi odstavek 81. člena ZViS opredeljuje, katere podatke vsebujejo evidence iz prvega odstavka, npr. osebno ime, EMŠO, stalno in začasno prebivališče, državljanstvo, itd. Prav tako določa, da se lahko vodijo tudi drugi podatki, potrebni za odločanje o izpolnjevanju pogojev za vpis oziroma napredovanju v višji letnik ter za odločanje o pravicah študentov v skladu z zakonom.

IP se do vašega vprašanja v okviru nezavezujočega mnenja ne more dokončno opredeliti, saj bi se do konkretne obdelave lahko opredelil v konkretnem inšpekcijskem postopku. Na podlagi zgoraj navedenega pa IP meni, da v kolikor je pogoj o ustreznih delovnih izkušnjah opredeljen v konkretnem razpisu visokošolskega zavoda, potem bi bilo zbiranje podatkov o ustreznih delovnih izkušnjah po vsej verjetnosti zakonito. Ob tem pa je treba upoštevati tudi načela Splošne uredbe, npr. načelo najmanjšega obsega podatkov, skladno s katerim morajo biti osebni podatki ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo. Z drugimi besedami, upravljavec naj zbira in nadalje obdeluje zgolj tiste osebne podatke, ki so za dosego konkretnega cilja nujno potrebni - npr. opis konkretnih delovnih izkušenj, ki so relevantne za prijavo na konkreten razpis.

Poudarjamo pa, da preden posamezniki upravljavcu posredujejo svoje osebne podatke, morajo biti tudi podrobno informirani o obdelavi osebnih podatkov, kot to določa 13. člen Splošne uredbe. Tako morajo npr. prejeti informacije o namenih ter pravni podlagi za obdelavo osebnih podatkov; uporabnikih osebnih podatkov; obdobju hrambe osebnih podatkov; pravicah posameznika, itd. Predlagamo vam, da vedno zahtevate navedene informacije od upravljavca, preden mu posredujete svoje osebne podatke in preverite, v katere namene jih želi prejeti oz. nadalje obdelovati. Več informacij glede obveščanja posameznikov je dostopnih na: https://www.ip-rs.si/zakonodaja/reforma-evropskega-zakonodajnega-okvira-za-varstvo-osebnih-podatkov/ključna-področja-uredbe/obveščanje-posameznikov-o-obdelavi-osebnih-podatkov.

Če ste osebne podatke že posredovali, lahko skladno s Splošno uredbo uveljavljate tudi pravico dostopa skladno s 15. členom Splošne uredbe. Posameznik ima namreč od upravljavca pravico pridobiti potrditev, ali se v zvezi z njim obdelujejo osebni podatki, in v teh primerih tudi dostop do osebnih podatkov ter nekatere informacije, kot so npr. nameni obdelave. Več o tem lahko preberete na https://tiodlocas.si/zelim-vedeti-kaj-pocnejo-z-mojimi-podatki/.

V upanju, da ste prejeli odgovor na svoje vprašanje, vas lepo pozdravljamo.

dr. Jelena Virant Burnik, informacijska pooblaščenka

Pripravila

Barbara Žurej, univ. dipl. prav., svetovalka pooblaščenca za preventivo