Vpogled v spisovno dokumentacijo uporabnika CSD

Datum

24.04.2026

Številka

07120-1/2026/170

Kategorije

Postopki na centrih za socialno delo, Pridobivanje OP iz zbirk, Upravni postopki, Uradni postopki

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je prejel dopis Skupnosti centrov za socialno delo Slovenije, v katerem pojasnjujete, da se v praksi centrov za socialno delo pojavljajo nejasnosti glede dopustnosti vpogleda v spisovno dokumentacijo uporabnika, kadar strokovni delavec za vodenje konkretnega postopka potrebuje določen podatek ali dokument iz drugega strokovnega področja znotraj istega CSD. Obenem nam v dopisu še podajate pobudo za posodobitev Smernic za centre za socialno delo iz leta 2017.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22 in 40/25 – ZInfV-1, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše nezavezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Vpogled strokovnega delavca CSD v dokumentacijo uporabnika z drugega strokovnega področja znotraj istega CSD ni avtomatično dopusten že zato, ker gre za istega upravljavca osebnih podatkov. Dopusten je lahko le, če je vezan na konkreten zakonit namen v okviru izvrševanja nalog CSD, če za tak dostop obstaja ustrezna pravna podlaga in če je omejen le na tiste podatke oziroma dokumente, ki so za dosego tega namena dejansko potrebni.

Kadar gre za vodenje in odločanje v konkretnem upravnem postopku, je treba upoštevati tudi določbe ZUP glede pridobivanja podatkov za potrebe postopka, v vsakem primeru pa tudi načelo najmanjšega obsega podatkov ter zahtevo po jasno omejenih in sledljivih dostopih.

Splošno ali rutinsko pregledovanje druge spisovne dokumentacije brez jasne povezave s konkretnim zakonitim namenom ni dopustno.

Obrazložitev

IP uvodoma poudarja, da konkretnega in dokončnega odgovora o zakonitosti obdelave osebnih podatkov v okviru mnenja v nobenem primeru ne more podati, saj lahko IP posamezne primere obdelave podatkov konkretno presoja zgolj znotraj inšpekcijskega ali drugega upravnega postopka.

Obdelava osebnih podatkov, kamor sodijo tudi vpogled v spisovno dokumentacijo, priklic dokumentov iz informacijskega sistema ter njihova uporaba v drugem upravnem postopku, je dopustna le, če za obdelavo osebnih podatkov obstaja ustrezna pravna podlaga.

V javnem sektorju (kamor sodijo tudi CSD) je obdelava osebnih podatkov za namene izvajanja zakonskih nalog praviloma dopustna zgolj na pravni podlagi iz točk (c) in (e) prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe, torej takrat, ko je obdelava potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti ali zaradi opravljanja naloge v javnem interesu oziroma pri izvajanju javne oblasti.

IP je v svojih preteklih mnenjih že večkrat poudaril, da mora CSD za obdelavo osebnih podatkov v okviru izvajanja javnopravnih nalog zagotoviti ustrezno zakonsko podlago.

Ob tem IP dodatno poudarja, da v primeru izvrševanja zakonskih pristojnosti, nalog ali oblastnih obveznosti CSD soglasje oziroma privolitev uporabnika praviloma ni ustrezna pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov. Tretji odstavek 6. člena ZVOP-2 namreč v javnem sektorju dopušča obdelavo osebnih podatkov na podlagi privolitve le, če tako možnost določa zakon, sicer pa le, če ne gre za izvrševanje zakonskih pristojnosti, nalog ali oblastnih obveznosti javnega sektorja. Poleg tega tudi uvodna izjava 43 Splošne uredbe in Smernice EDPB 05/2020 poudarjajo, da zaradi jasnega neravnotežja med posameznikom in javnim organom privolitve v takem razmerju praviloma ni mogoče šteti za prostovoljno dane.

Če strokovni delavec CSD za odločanje v konkretnem upravnem postopku potrebuje določen osebni podatek ali dokument, s katerim CSD že razpolaga v okviru druge upravne zadeve oziroma drugega strokovnega področja znotraj istega CSD, samo dejstvo, da gre za podatke "znotraj istega uporabnika", še ne pomeni, da je vsak vpogled avtomatično dopusten. Tudi v takem primeru mora za zakonito obdelavo osebnih podatkov biti izkazan:

(i)zakonit namen in s tem pravna podlaga za obdelavo osebnega podatka na ravni upravljavca;

(ii)potreba po podatku za vodenje konkretnega postopka in

(iii)zagotovljena omejitev dostopa na tiste osebe, ki tak podatek zares potrebujejo pri svojem delu.

Obdelava mora vsekakor biti skladna tudi z načelom najmanjšega obsega podatkov, kar pomeni, da se lahko obdelujejo le tisti podatki, ki so ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za konkretno zasledovan namen.

V obravnavanem primeru bi veljalo upoštevati tudi določbe Zakona o splošnem upravnem postopku (Uradni list RS, št. 24/06 – uradno prečiščeno besedilo, 105/06 – ZUS-1, 126/07, 65/08, 8/10, 82/13, 175/20 – ZIUOPDVE, 3/22 – ZDeb in 85/25; ZUP), kadar so osebni podatki oziroma posamezni dokumenti potrebni za vodenje in odločanje v konkretnem upravnem postopku. IP je v svojih mnenjih že pojasnil, da 34.a člen ZUP določa dolžnost upravljavcev zbirk osebnih podatkov, da na podlagi obrazložene zahteve organa posredujejo zahtevane podatke, če so ti potrebni za ugotovitev dejstev v zvezi z vodenjem in odločanjem v upravnem postopku, pri čemer mora zahteva vsebovati navedbo zahtevanih podatkov, pravno podlago za posredovanje, namen njihove uporabe in številko upravne zadeve. Nadalje tretji in četrti odstavek 139. člena ZUP določata, da si uradna oseba, ki vodi postopek, po uradni dolžnosti preskrbi podatke o dejstvih iz uradnih evidenc, peti odstavek istega člena pa dodatno omejuje pridobivanje določenih posebej varovanih podatkov, ki jih je mogoče pridobiti le, če tako določa zakon, ali na podlagi izrecne pisne privolitve. IP je ob tem izrecno poudaril, da je 139. člen ZUP specialnejši v razmerju do 34.a člena ZUP, ker se nanaša na uradne evidence, medtem ko se 34.a člen nanaša širše na katerekoli zbirke osebnih podatkov.

Ker gre v vašem primeru za obdelavo osebnih podatkov znotraj istega upravljavca, ne pa za klasično posredovanje podatkov med dvema različnima upravljavcema, določb 34.a člena ZUP ni mogoče uporabljati povsem mehanično. Kljub temu pa po presoji IP v obravnavanem primeru veljajo bistveno podobna izhodišča: dostop do osebnih podatkov iz druge upravne zadeve oziroma drugega strokovnega področja je lahko dopusten le, če je vezan na vodenje in odločanje v konkretni upravni zadevi, če obstaja ustrezna pravna podlaga za takšno obdelavo in če je dostop omejen na podatke, ki so dejansko potrebni za ugotovitev dejanskega stanja in za izdajo zakonite odločbe.

Če torej strokovni delavec za odločanje v konkretni zadevi potrebuje na primer sklep o postavitvi osebe pod skrbništvo, s katerim CSD že razpolaga, je treba v konkretnem primeru presoditi predvsem, ali je ta dokument potreben za odločanje v drugem konkretnem postopku, ali za dostop do tega podatka iz drugega upravnega spisa obstaja ustrezna pravna podlaga, ali se dostopa le do nujno potrebnega dokumenta oziroma podatka in ali je tak dostop ustrezno omejen in sledljiv.

IP sklepno tudi poudarja, da izven konkretnega postopka ne more dajati navodil glede organizacije dela in vodenja postopkov znotraj posameznih CSD. Pomembno je, da CSD kot upravljavec osebnih podatkov v vsakem konkretnem primeru zagotovi zakonitost obdelave ter ustrezne tehnične in organizacijske ukrepe glede varovanja osebnih podatkov, zlasti jasno določena pooblastila dostopa, omejitev dostopov glede na delovne naloge ter ustrezno sledljivost dostopov, tako da je mogoče naknadno preveriti, kdo je dostopal do katerih podatkov, kdaj in na kakšni podlagi. Tak poudarek izhaja tudi iz smernic IP za CSD (glej str. 18), kjer je posebej navedeno, da morajo CSD pri posredovanju oziroma uporabi podatkov upoštevati načelo sorazmernosti ter zagotoviti možnost naknadnega ugotavljanja, kateri osebni podatki so bili posredovani, komu, kdaj in na kakšni podlagi. Vsekakor ni dopustno splošno ali rutinsko pregledovanje druge spisovne dokumentacije brez jasne povezave s konkretnim postopkom.

Glede vaše pobude za posodobitev Smernic za centre za socialno delo se vam zahvaljujemo. IP zaenkrat zaradi velikega pripada zadev prenove teh smernic ne načrtuje.

Ob tem pa pojasnjujemo, da IP svoja nezavezujoča mnenja redno objavlja na naši spletni strani https://www.ip-rs.si/, kjer je za lažjo dostopnost - v iskalniku mnenj - na voljo tudi posebna kategorija "Postopki na centrih za socialno delo", kamor objavljamo vsa stališča IP glede zadevne teme, ki lahko centrom za socialno delo pomagajo pri enotnejšem in pravno skladnem ravnanju v zvezi z varstvom osebnih podatkov v praksi.

V upanju, da ste dobili odgovor na svoje vprašanje, vas lepo pozdravljamo.

Pripravil:

Grega Rudolf, mag.

svetovalec pooblaščenca za mednarodne odnose

dr. Jelena Virant Burnik

informacijska pooblaščenka