04.11.2026
07121-1/2026/1135
Delovna razmerja, Pravica do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki
Pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo prejeli vaše zaprosilo za mnenje glede dostopa delavca do zapiskov, ki jih je njegova vodja med zagovorom pri delodajalcu zapisovala v svoj rokovnik. Navajate, da je delodajalec dostop zavrnil s pojasnilom, da gre za osebne zapiske vodje, ki niso del kadrovske dokumentacije. Zanima vas, ali se za takšne zapiske uporablja Splošna uredba in ali bi moral delodajalec pred zavrnitvijo preveriti njihovo vsebino, urejenost in uporabo pri pripravi zapisnika.
Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22 in 40/25 – ZInfV-1; v nadaljevanju ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A; v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.
Oznaka »osebni zapiski« in dejstvo, da zapiski niso vloženi v kadrovsko mapo, sama po sebi ne izključujeta uporabe Splošne uredbe. Pri ročnih, neavtomatiziranih zapisih, tudi če nastanejo v zvezi z delom, je odločilno, ali so osebni podatki del zbirke upravljavca oziroma namenjeni vključitvi vanjo. Nastanek zapiskov med zagovorom je pomembna okoliščina, vendar sam zase še ne razreši tega vprašanja.
Delodajalec mora zato pred odločitvijo opraviti konkretno presojo okoliščin nastanka, vsebine, načina urejanja in dejanskega namena ter uporabe zapiskov. Če se izkaže, da gre za neavtomatizirane pomožne zapiske, ki niso del zbirke osebnih podatkov niti niso namenjeni vključitvi vanjo, se zanje Splošna uredba ne uporablja. Če pa so izpolnjeni pogoji za uporabo Splošne uredbe in gre za obdelavo, za katero je odgovoren delodajalec kot upravljavec, ima delavec načeloma pravico do dostopa do svojih osebnih podatkov in njihove kopije po 15. členu Splošne uredbe, ob upoštevanju morebitnih zakonskih omejitev in pravic drugih oseb.
IP uvodoma pojasnjuje, da izven postopka inšpekcijskega nadzora oziroma drugega upravnega postopka nima zakonskih pooblastil za presojo zakonitosti konkretnih obdelav osebnih podatkov in morebitnih kršitev pravic posameznikov, na katere se podatki nanašajo. V nadaljevanju vam zato podajamo zgolj splošna pojasnila in pravna izhodišča v zvezi z vašim dopisom. Ker z vsebino in načinom vodenja obravnavanih zapiskov nismo seznanjeni, v okviru tega mnenja ne moremo ugotoviti, ali je bila zavrnitev dostopa v konkretnem primeru zakonita. Prav tako s tem mnenjem ne presojamo zakonitosti opozorila pred odpovedjo ali izvedbe zagovora po delovnopravnih predpisih.
Osebni podatki in področje uporabe Splošne uredbe
Osebni podatek je po 1. točki 4. člena Splošne uredbe informacija v zvezi z določenim ali določljivim posameznikom. Zapisi delavčevih izjav, opisi njegovega ravnanja in ocene vodje o njem zato lahko pomenijo njegove osebne podatke. Tudi subjektivnost, začasnost ali neformalnost zapisa tega ne izključujejo. Delavec je lahko določljiv iz okoliščin zagovora, čeprav njegovo ime v zapiskih ni navedeno. O širokem pojmovanju osebnih podatkov je IP pojasnila podal tudi npr. v mnenju št. 07121-1/2025/877 z dne 16. 7. 2025.
Ločeno je treba presoditi, ali obdelava teh podatkov spada na področje uporabe Splošne uredbe. Njen prvi odstavek 2. člena zajema v celoti ali delno avtomatizirano obdelavo, pri neavtomatizirani obdelavi pa podatke, ki so del zbirke ali so namenjeni vključitvi v zbirko. Po 6. točki 4. člena Splošne uredbe je zbirka strukturiran niz osebnih podatkov, dostopnih po posebnih merilih, pri čemer je lahko tudi decentralizirana ali funkcionalno razpršena. Dejstvo, da zapiski niso vloženi v kadrovsko mapo, samo po sebi ne izključuje uporabe Splošne uredbe. Preveriti je treba tudi, ali so del drugega strukturiranega niza osebnih podatkov oziroma ali so bili namenjeni vključitvi v takšen niz. Pri tem je bistveno, ali gre za zbirko, katere upravljavec je delodajalec, ali za »zbirko« oz. zapise v izključni domeni določenega delavca oziroma vodje. Pomembne okoliščine pri tem so na primer: ali so zabeležke obvezne, ali je delodajalec zanje predvidel posebne obrazce ali aplikacije, ali je odločitev o vodenju zabeležk in njihovem namenu bila v rokah delodajalca, ali ima delodajalec dejanski dostop do vsebine in druga upravljavska upravičenja (odločanje o obdelavi vsebine, uničenje gradiva, hramba itd.), kakšen je način in lokacija hrambe zabeležk ipd. Primeri delodajalčevih zabeležk so lahko CRM (Customer Relationship Management) aplikacija, dnevnik dogodkov (DDOKC) Policije in neformalna primerjalna tabela kandidatov za zaposlitev, če je bila dejansko uporabljena v konkretnem kadrovskem postopku. Primera osebnih zabeležk sta lahko neformalna pisna priprava vzgojiteljice za pogovorne ure s starši ter zdravnikov diktat na lastnem mobilnem telefonu po lastni odločitvi za potrebe kasnejše priprave zdravstvene dokumentacije, npr. izvida.
Sodišče Evropske unije je v sodbi C-25/17 z dne 10. 7. 2018 (zlasti v točkah 55–62) pri razlagi primerljive opredelitve zbirke poudarilo možnost preprostega priklica podatkov o posamezniku po določenih merilih. Posebna kartoteka ali seznam nista nujna. Tudi rokovnik je torej lahko zbirka osebnih podatkov, če njegova ureditev dejansko omogoča takšen dostop. Razvrstitev po datumih je lahko pomembna, če denimo datum zagovora v povezavi z drugimi evidencami omogoča preprosto najti podatke o konkretnem delavcu. Sama prisotnost datumov pa še ne zadošča za avtomatičen sklep, da gre za zbirko.
Zasebno lastništvo rokovnika prav tako ni enako obdelavi za povsem osebno ali domačo dejavnost iz točke (c) drugega odstavka 2. člena Splošne uredbe. Zapisovanje v okviru izvajanja nalog vodje na zagovoru delavca kaže na povezavo z delodajalčevimi dejavnostmi. Vendar je treba tudi ob takšni službeni povezavi pri povsem ročnih zapisih posebej preveriti prej navedeni pogoj zbirke oziroma nameravane vključitve vanjo.
Konkretna presoja zapiskov
IP je v mnenju št. 07120-1/2023/454 z dne 12. 10. 2023 o osebnih zapiskih psihologa opozoril, da njihove izključitve ni mogoče utemeljiti zgolj s poimenovanjem, temveč je potrebna presoja okoliščin posameznega primera. Mnenje se nanaša na zdravstveno dejavnost, zato pravil o zdravstveni dokumentaciji ni mogoče neposredno prenesti na delovno razmerje, vendar je izhodišče v njem glede presoje zbirke relevantno tudi za obravnavano vprašanje.
V opisanem primeru bi moral delodajalec ugotoviti predvsem, kaj je vodja zapisovala in v kakšni vlogi, kako je mogoče zapise povezati z delavcem, po katerih merilih jih ureja in najde ter za kaj jih hrani oziroma uporablja. Pomembno je zlasti, ali so bili namenjeni pripravi zapisnika zagovora ali druge dokumentacije o delavcu, ali so bili vanjo dejansko preneseni ter ali se vodja nanje opira pri nadaljnjih odločitvah delodajalca.
Če so bili osebni podatki v zapiskih že ob nastanku namenjeni vključitvi v strukturirano dokumentacijo zagovora ali kadrovsko zbirko, dejstvo, da prvotni listi ostajajo v rokovniku vodje, ne izključuje uporabe prvega odstavka 2. člena Splošne uredbe. Treba pa je razlikovati med uporabo zapiskov kot miselnega pripomočka pri pripravi uradnega dokumenta in namero, da se podatki iz zapiskov dejansko vključijo v zbirko. Pri presoji je treba ugotoviti dejansko povezavo med zapiski in končnim dokumentom, zato ni mogoče splošno trditi, da je vsak zapis v rokovniku že zaradi tega zajet v področje uporabe Splošne uredbe.
Nasprotno lahko posamezni neurejeni ročni zapiski, ki niso del nobene zbirke in niso namenjeni vključitvi vanjo, ostanejo zunaj stvarnega področja uporabe Splošne uredbe. V takšnem primeru pravice dostopa do teh zapisov ni mogoče utemeljiti na njenem 15. členu. To samo po sebi ne izključuje morebitnih drugih pravic delavca po delovnopravnih ali procesnih predpisih.
Iz navedenih izhodišč izhaja, da delodajalec zahteve zato ne more ustrezno obravnavati zgolj s povzemanjem trditve vodje, da gre za njen osebni rokovnik. Pridobiti mora dovolj podatkov o relevantnih zapisih, da lahko utemelji odločitev. Preverjanje naj omeji na službene zapise, povezane z zahtevo, in na nujne okoliščine njihovega vodenja, zahteva delavca pa ne upravičuje splošnega pregledovanja nepovezanih zasebnih vsebin vodje. Kadar vodja podatke obdeluje v okviru nalog za delodajalca, dejstvo, da jih hrani sama, delodajalca ne razbremeni odgovornosti upravljavca.
Če povzamemo, v primeru, ko se po presoji vseh relevantnih okoliščin izkaže, da gre za osebne oziroma pomožne zabeležke delavca, ki se ne obdelujejo avtomatizirano in niso del strukturirane zbirke osebnih podatkov niti niso namenjene vključitvi vanjo, se zanje Splošna uredba ne uporablja, zato posameznik ni upravičen do seznanitve z njihovo vsebino. Če pa gre za obdelavo osebnih podatkov, ki spada v področje uporabe Splošne uredbe in za katero je odgovoren delodajalec kot upravljavec, je posameznik ob odsotnosti drugih omejitev načeloma upravičen do seznanitve s svojimi osebnimi podatki.
Obseg dostopa in obravnava zahteve
Če gre za obdelavo, za katero velja Splošna uredba, lahko delavec po 15. členu od delodajalca zahteva potrditev obdelave, dostop do osebnih podatkov in informacije iz prvega odstavka tega člena. Tretji odstavek ureja zagotovitev kopije osebnih podatkov. Pravica do dostopa pa ne pomeni nujno dostopa do vsebine celotnega rokovnika. Sodišče Evropske unije je v sodbi C-487/21 z dne 4. 5. 2023 pojasnilo, da mora biti reprodukcija podatkov natančna in razumljiva, kopija izvlečka ali celotnega dokumenta je potrebna, kadar je bistvena za učinkovito uveljavljanje pravic. Zgolj posredovanje končnega zapisnika zato ne zadošča nujno, če zajeti prvotni zapiski vsebujejo še druge delavčeve osebne podatke.
Pri zagotavljanju kopije je treba po četrtem odstavku 15. člena varovati tudi pravice in svoboščine drugih. Delodajalec naj zato presodi možnost delnega dostopa oziroma prekritja nepovezanih podatkov. Zgolj navedba, da so v rokovniku tudi zasebne vsebine ali podatki drugih oseb, ne utemeljuje samodejne zavrnitve celotne zahteve.
Delodajalec mora zahtevo obravnavati brez nepotrebnega odlašanja, praviloma v enem mesecu od prejema. Zaradi kompleksnosti ali števila zahtev se lahko rok podaljša za največ dva dodatna meseca, o čemer mora delavca z razlogi obvestiti v prvem mesecu. Ob zavrnitvi mora navesti razloge in možnosti pravnega varstva skladno z 12. členom Splošne uredbe ter 13. oziroma 14. členom ZVOP-2 glede na vrsto upravljavca. Delavec lahko pri IP vloži pritožbo v 15 dneh od prejema zavrnilne odločitve, ob molku pa po poteku roka za odgovor. Zahtevi oziroma pritožbi je koristno priložiti podatke o datumu zagovora, zaprosilo za dostop in odgovor delodajalca.
Ob tem IP opozarja še na 21. člen ZVOP-2, ki od prejema zahteve prepoveduje izbris, odsvojitev ali spreminjanje zahtevanih osebnih podatkov in povezanih informacij do pravnomočne odločitve. Upravljavec zato zahtevka ne sme izničiti z uničenjem zapiskov, ki so predmet postopka.
V upanju, da ste dobili odgovore na vaša vprašanja, vas lepo pozdravljamo,
Pripravila: mag. Nuša Kavšek Kostevc, univ. dipl. prav. svetovalka pooblaščenca za varstvo osebnih podatkov
dr. Jelena Virant Burnik, informacijska pooblaščenka