Izbris podatkov v knjigi gostov

Datum

07.01.2026

Številka

07120-1/2025/557

Kategorije

Rok hrambe OP

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje glede izbrisa podatkov v knjigi gostov.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, 40/25 – ZInfV-1; v nadaljevanju: ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, 51/07 – ZUstS-A; ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Podatke o gostu gostitelj vodi za koledarsko leto. Po preteku enega leta po zaključku koledarskega leta gostitelj podatke izbriše iz elektronske knjige gostov oziroma jih uniči, če vodi knjigo gostov v fizični obliki.

Obrazložitev

IP uvodoma poudarja, da lahko podaja neobvezujoča mnenja in pojasnila, ne sme pa izven konkretnih nadzornih ali drugih upravnih postopkov preverjati primernosti izbrane pravne podlage ali namenov oziroma obsega obdelave osebnih podatkov v konkretnem primeru.

IP uvodoma pojasnjuje, da skladno s 16. točko 2. člena Zakona o prijavi prebivališča (Uradni list RS, št. 52/16, 36/21, 3/22 – ZDeb, 62/24 - ZUOPUE; v nadaljevanju: ZPPreb-1) knjiga gostov pomeni evidenco, v kateri se vodijo podatki o gostih in njihovih nastanitvah. ZPPreb-1 v prvem odstavku 39. člena določa, da mora gostitelj voditi knjigo gostov na območju Republike Slovenije v elektronski ali fizični obliki. Knjiga gostov vsebuje podatke, navedene v sedmem odstavku 39. člena ZPPreb-1. To so:

1.zaporedna številka prijave gosta,

2.podatki iz tretjega odstavka tega člena (skladno z navedenim odstavkom gost ob prihodu navede naslednje podatke: ime in priimek, datum rojstva, spol, državljanstvo in številko in vrsto identifikacijskega dokumenta),

3.datum prihoda in odhoda gosta,

4.ura prihoda in odhoda gosta,

5.datum prijave in odjave gosta,

6.podatki za namen obračuna in plačila turistične takse, če je gostitelj zavezan za plačilo turistične takse skladno z zakonom, ki ureja spodbujanje razvoja turizma,

7.podatki o gostitelju, in sicer ime in priimek oziroma naziv gostitelja, matično številko gostitelja oziroma EMŠO gostitelja, ki ni zavezan k vpisu v register nastanitvenih obratov skladno z zakonom, ki ureja gostinsko dejavnost, ter naslov oziroma sedež in poslovni naslov gostitelja,

8.podatki o nastanitvenem objektu oziroma obratu, in sicer naziv, naslov ter identifikacijsko številko nastanitvenega obrata iz registra nastanitvenih obratov, če je gostitelj zavezan k vpisu v register nastanitvenih obratov skladno z zakonom, ki ureja gostinsko dejavnost,

9.podatki za statistične namene, in sicer status poročanja, razpoložljive kapacitete, število prodanih kapacitet in število dni, ko je bil obrat odprt, če je gostitelj zavezan k vpisu v register nastanitvenih obratov skladno z zakonom, ki ureja gostinsko dejavnost,

10.drugi podatki, ki jih gostitelj vpisuje zaradi potreb poslovanja.

V skladu z desetim odstavkom 39. člena ZPPreb-1 podatke o gostu gostitelj vodi za koledarsko leto. Po preteku enega leta po zaključku koledarskega leta gostitelj podatke izbriše iz elektronske knjige gostov oziroma jih uniči, če vodi knjigo gostov v fizični obliki.

Iz navedenih določb ZPPreb-1 torej jasno izhaja, katere podatke mora gostitelj voditi v knjigi gostov ter po kolikšnem času se ti podatki izbrišejo oziroma uničijo. To pomeni, da je treba po preteku navedenega obdobja (to je preostanek koledarskega leta in eno leto po tem) knjigo gostov izbrisati, ne glede na to, ali se vodi v digitalni ali v fizični obliki. Gostitelj namreč skladno z 39. členom ZPPreb-1 nima več pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov svojih gostov. Osebne podatke bi lahko po tem obdobju hranil zgolj na podlagi ustrezne pravne podlage (npr. ustrezne privolitve ali če bi morda za določene podatke ali dokumentacijo kak drug področni predpis, npr. s področja računovodstva, obračuna davkov ali hrambe poslovne dokumentacije, to zahteval.). IP ni znana nobena druga pravna podlaga, skladno s katero bi lahko gostitelj še naprej hranil podatke o gostu, ki jih navajate v vašem zaprosilu za mnenje, ali druge njegove podatke. ZPPreb-1 celo določa prekršek in predvideva globo zanj, v kolikor gostitelj ne izbriše ali uniči podatkov knjige gostov, kakor mu to nalaga 10. odstavek 39. člena ZPPreb-1 (2. točka prvega odstavka 48. člena ZPPreb-1).

IP dodaja še, da Pravilnik o prijavi in odjavi gostov (Uradi list RS, št. 75/16) ne opredeljuje posebej načina, kako je treba izvesti izbris ali uničenje, določa pa (3. člen), da gostitelj o izbrisu podatkov iz elektronske knjige gostov oziroma o uničenju podatkov iz fizične knjige gostov napiše zapisnik, ki ga hrani pet let. IP splošno dodaja, da je pri izbrisu treba zagotoviti, da gre za trajno odstranitev ali uničenje osebnega podatka na način, da ga ni več mogoče obnoviti. Izbira sredstev za dosego tega cilja pa je stvar presoje upravljavca (v konkretnem primeru gostitelja), ki nosi tudi odgovornost za to presojo.

Lepo vas pozdravljamo.

Pripravil

Matej Sironič, Svetovalec pooblaščenca I

dr. Jelena Virant Burnik, Informacijska pooblaščenka