Zbiranje in hramba osebnih podatkov članov prostovoljnih gasilskih društev

Datum

07.04.2023

Številka

07121-1/2023/471

Kategorije

Društva, EMŠO in davčna, Pravne podlage

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je prejel vaš dopis, v katerem ste zastavili več vprašanj v zvezi s pristopno izjavo za članstvo v prostovoljnem gasilskem društvu (v nadaljevanju PGD) in z vnosom teh podatkov v elektronsko evidenco VULKAN. Zanima vas:

1.ali se sme od tistega, ki vstopa v PGD in ni operativni gasilec, ampak postane samo član društva, zahtevati, da kot obvezen podatek na pristopni izjavi navede svoj datum rojstva?

2.ali se sme od tistega, ki vstopa v PGD in ni operativni gasilec, ampak postane samo član društva, zahtevati, da kot obvezen podatek na pristopni izjavi navede svoj podatek o EMŠO?

3.ali sme PGD nato zgolj na podlagi dejstva, da je nov član v pristopni izjavi v fizični obliki (prostovoljno ali obvezno, če to društvo sme zahtevati) navedel podatek o datumu rojstva, ta podatek nato prenesti v Program za vodenje evidenc v gasilskih organizacijah (t. i. program VULKAN) brez posebne izjave na pristopni izjavi, s katero bi nov član dal dovoljenje za prenos podatkov v program VULKAN?

4.ali sme PGD nato zgolj na podlagi dejstva, da je nov član v pristopni izjavi v fizični obliki (prostovoljno ali obvezno, če to društvo sme zahtevati) navedel podatek o EMŠO, ta podatek nato prenesti v Program za vodenje evidenc v gasilskih organizacijah (t. i. program VULKAN) brez posebne izjave na pristopni izjavi, s katero bi nov član dal dovoljenje za prenos tega podatka v program VULKAN?

5.kako je z vnašanjem zgornjih podatkov (rojstni datum in EMŠO) v to elektronsko evidenco VULKAN iz pristopne izjave v fizični obliki?

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, v nadaljevanju: ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba), 76. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov na področju obravnavanja kaznivih dejanj (Uradni list RS, št. 177/20, v nadaljevanju: ZVOPOKD) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, v nadaljevanju: ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi vašimi vprašanji.

1.Vrste osebnih podatkov, ki jih o prostovoljnih zbirajo in v svojih zbirkah vodijo Gasilska zveza Slovenije in prostovoljna gasilske organizacije (prostovoljna gasilska društva), so določene v 22.a členu Zakona o gasilstvu (ZGas), ki v prvem odstavku določa, da se v zbirki podatkov o prostovoljnih gasilcih zbirajo naslednji podatki: 1. ime in priimek, 2. spol, 3. datum in kraj rojstva, 4. ulica, kraj, pošta, občina bivališča, upravna enota bivališča, država, 5. stopnja izobrazbe, 6. poklic, 7. naziv delodajalca, 8. telefonska številka ali številka mobilnega telefona, 9. elektronski naslov, 10. leto vstopa v gasilsko društvo in funkcije v gasilstvu, 11. čin, 12. vrsta, način in periodičnost usposabljanja ali preizkusa na področju gasilstva, 13. vrsta gasilskih odlikovanj, 14. davčna številka, 15. enotna matična številka občana, 16. kategorija, številka in veljavnost vozniškega dovoljenja, 17. datum zdravniškega pregleda in pregleda psihofizičnih sposobnosti. V tretjem odstavku je nadalje še določeno, da o podpornih in častnih članih ter članih, ki so mlajši od 18 let, Gasilska zveza Slovenije ter prostovoljne gasilske organizacije v zbirki iz prvega odstavka tega člena vodijo le podatke iz 1. do 13. točke.

2.Prostovoljno gasilsko društvo lahko na podlagi prvega odstavka 22.a člena ZGas podatek o datumu rojstva kot obvezen podatek na pristopni izjavi zbira od vsakega kandidata za člana društva, podatka o enotni matični številki občana (EMŠO) ter ostalih osebnih podatkov iz 14. do 17. točke prvega odstavka 22.a člena ZGas pa ne sme zahtevati od podpornih članov, častnih članov ter članov, ki so mlajši od 18 let.

3.Prostovoljno gasilsko društvo za vnos podatka o datumu rojstva svojega člana v elektronsko zbirko podatkov o prostovoljnih gasilcih (v informacijskem sistemu VULKAN), ter za uporabo teh podatkov za namene, ki jih določa ZGas, ne potrebuje privolitve svojega člana. Enako velja tudi za vnos EMŠO, s to razliko, da EMŠO v zbirko ne sme vnesti za podporne člane, častne člane ter člane, ki so mlajši od 18 let. IP ob tem opozarja, da mora prostovoljno gasilsko društvo (kar sicer velja za vse upravljavce osebnih podatkov) posamezniku ob zbiranju osebnih podatkov zagotoviti vse informacije o obdelavi osebnih podatkov iz prvega in drugega odstavka 13. člena Splošne uredbe.

Obrazložitev

IP uvodoma poudarja, da izven konkretnih nadzornih ali drugih upravnih postopkov nima zakonskih pooblastil za presojo zakonitosti konkretnih obdelav osebnih podatkov, zato vam v tem mnenju podajamo zgolj splošna pojasnila in pravna izhodišča v zvezi z vašimi vprašanji.

IP še pojasnjuje, da je v zvezi z obdelavo osebnih podatkov v društvih izdal smernice »Društva in varstvo osebnih podatkov«, ki so objavljene na spletnih straneh IP, na naslovu: https://www.ip-rs.si/publikacije/priročniki-in-smernice/. Poleg smernic je IP v zvezi z obdelavo osebnih podatkov v društvih izdal tudi več mnenj, ki so skupaj z ostalimi mnenji IP objavljena na spletnih straneh IP, na naslovu: https://www.ip-rs.si/varstvo-osebnih-podatkov/iskalnik-po-mnenjih,

IP predlaga, da si pogledate zgoraj navedene smernice ter spodaj navedeni mnenji glede ustreznih pravnih podlag za obdelavo osebnih podatkov v društvih:

·mnenje št. 07121-1/2023/184 z dne 17. 1. 2022, ki je objavljeno na naslovu: https://www.ip-rs.si/mnenja-zvop-2/obdelava-osebnih-podatkov-s-strani-športnega-kluba-1676964462

·mnenje št. 0712-1/2018/622 z dne 14. 3. 2018, ki je objavljeno na naslovu: https://www.ip-rs.si/mnenja-zvop/splošno-glede-obdelave-osebnih-podatkov-v-društvih

Obdelava osebnih podatkov, kamor se po določbi 2. točke 4. člena Splošne uredbe med drugim šteje tudi zbiranje, beleženje in shranjevanje osebnih podatkov, je v skladu s členom 6(1) Splošne uredbe zakonita le in kolikor je izpolnjen vsaj eden od naslednjih pogojev:

(a)posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;

(b)obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;

(c)obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;

(d)obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe;

(e)obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu;

(f)obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok.

Kot izhaja iz zgoraj navedenih smernic in mnenj IP, se obdelava osebnih podatkov v društvu šteje za zakonito, če se osebni podatki obdelujejo za namene zakonitega delovanja društva in je torej odvisna od nalog in dejavnosti, ki jih določajo pravila za delovanje društva. Potencialne pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov članov društva tako predstavljajo:

-osebna privolitev člana društva ali drugega posameznika, v primeru, da gre za osebo, mlajšo od 15 let, pa njegovega zakonitega zastopnika (6(1)(a) člen Splošne uredbe);

-pogodba, če je obdelava podatkov nujna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se podatki nanašajo (6(1)(b) člen Splošne uredbe);

-zakon, ki določa obveznost društva glede zbiranja in nadaljnje obdelave določenih osebnih podatkov (6(1)(c) člen Splošne uredbe);

-obstoj zakonitega interesa, ki prevlada nad interesom ali temeljnimi pravicami in svoboščinami posameznika (6(1)(f) člen Splošne uredbe).

Gasilstvo je dejavnost posebnega družbenega pomena, ki je definirana kot obvezna lokalna javna služba, katere trajno in nemoteno opravljanje zagotavljajo občine in država, zato je zakonodajalec naloge, organizacijo in status gasilstva uredil v Zakonu o gasilstvu (ZGas; Uradni list RS, št. 113/05-UPB1, s sprem.). Zakonodajalec je v ZGas določil tudi obdelavo osebnih podatkov, ki jih za namene opravljanje svojih s predpisi določenih nalog, o poklicnih in prostovoljnih gasilcih zbirajo pristojno ministrstvo, Gasilska zveza Slovenije, prostovoljne gasilske organizacije ter Združenje slovenskih poklicnih gasilcev.

Evidenco Gasilske zveze Slovenije in prostovoljnih gasilskih organizacij in vrste osebnih podatkov, ki se o prostovoljnih gasilcih, podpornih in častnih članih ter članih, ki so mlajši od 18 let, zbirajo in vodijo v tej evidenci, ureja 22.a člen ZGas, ki določa:

(1)Gasilska zveza Slovenije in prostovoljne gasilske organizacije vodijo evidenco o prostovoljnih gasilskih enotah ter prostovoljnih gasilcih. V zbirki podatkov se o prostovoljnih gasilcih zbirajo naslednji podatki:

1.ime in priimek,

2.spol,

3.datum in kraj rojstva,

4.ulica, kraj, pošta, občina bivališča, upravna enota bivališča, država,

5.stopnja izobrazbe,

6.poklic,

7.naziv delodajalca,

8.telefonska številka ali številka mobilnega telefona,

9.elektronski naslov,

10.leto vstopa v gasilsko društvo in funkcije v gasilstvu,

11.čin,

12.vrsta, način in periodičnost usposabljanja ali preizkusa na področju gasilstva,

13.vrsta gasilskih odlikovanj,

14.davčna številka,

15.enotna matična številka občana,

16.kategorija, številka in veljavnost vozniškega dovoljenja,

17.datum zdravniškega pregleda in pregleda psihofizičnih sposobnosti.

(2)Pri podatku o stopnji izobrazbe je v elektronski obliki v zbirki pripeta tudi javna listina, iz katere podatek izhaja. Pri podatku o datumu zdravniškega pregleda in pregleda psihofizičnih sposobnosti je v elektronski obliki v zbirki pripeto tudi vsakokratno zdravniško spričevalo, iz katerega podatek izhaja.

(3)O podpornih in častnih članih ter članih, ki so mlajši od 18 let, Gasilska zveza Slovenije ter prostovoljne gasilske organizacije v zbirki iz prvega odstavka tega člena vodijo le podatke iz 1. do 13. točke.

Način zbiranja in hrambo osebnih podatkov v evidencah določa 22.c člen ZGas, ki določa, da ministrstvo in upravljavci iz 22.a in 22.b člena tega zakona podatke, ki jih vodijo v zbirkah, pridobijo neposredno od osebe, na katero se nanašajo. Podatki se hranijo in uporabljajo toliko časa, kot je potrebno za dosego namena, za katerega so bili zbrani.

V 22.č členu ZGas je določen še namen obdelave osebnih podatkov, in sicer je določeno, da osebne podatke, določene v 22., 22.a in 22.b členu tega zakona, smejo obdelovati upravljavci, določeni v tem zakonu, za opravljanje svojih nalog v skladu s predpisi, na podlagi katerih delujejo gasilske organizacije, Uprava Republike Slovenije za zaščito in reševanje za opravljanje nalog v skladu s tem zakonom, zakonom, ki ureja varstvo pred naravnimi in drugimi nesrečami, in zakonom, ki ureja varstvo pred požarom, ter občinski organi, pristojni za organiziranje javne gasilske službe občin, za organiziranje in opravljanje javne gasilske službe.

Zgoraj citirane določbe 22.a, 22.c in 22.č člena ZGas se z vidika določb drugega odstavka 6. člena ZVOP-2 štejejo kot neposredna zakonska podlaga, ki prostovoljnim gasilskim društvom nalaga zbiranje in nadaljnjo obdelavo določenih osebnih podatkov o prostovoljnih gasilcih, podpornih in častnih članih ter članih, ki so mlajši od 18 let. S citiranimi določbami ZGas je izpolnjen pogoj za zakonito obdelavo osebnih podatkov iz točke (c) prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe, zaradi česar prostovoljna gasilska društva ter Gasilska zveza Slovenije za zbiranje osebnih podatkov, določenih v 22.a členu ZGas, ter za uporabo teh podatkov za namene, določene v 22.č členu ZGas, ne potrebujejo nobene druge pravne podlage (npr. privolitve posameznike).

Kot izhaja iz prvega in tretjega odstavka 22.a člena ZGas, se osebni podatki, in sicer 1. ime in priimek, 2. spol, 3. datum in kraj rojstva, 4. ulica, kraj, pošta, občina bivališča, upravna enota bivališča, država, 5. stopnja izobrazbe, 6. poklic, 7. naziv delodajalca, 8. telefonska številka ali številka mobilnega telefona, 9. elektronski naslov, 10. leto vstopa v gasilsko društvo in funkcije v gasilstvu, 11. čin, 12. vrsta, način in periodičnost usposabljanja ali preizkusa na področju gasilstva ter 13. vrsta gasilskih odlikovanj, zbirajo od vseh članov prostovoljnih gasilskih društev, torej tudi od podpornih in častnih članov ter članov, ki so mlajši od 18 let. Osebni podatki, kot so: 14. davčna številka, 15. enotna matična številka občana (EMŠO), 16. kategorija, številka in veljavnost vozniškega dovoljenja ter 17. datum zdravniškega pregleda in pregleda psihofizičnih sposobnosti, pa se lahko zbirajo od vseh ostalih prostovoljnih gasilcev.

Določbe 22.a člena ZGas se štejejo tudi kot pravna (zakonska) podlaga, ki prostovoljna gasilska društva ter Gasilsko zvezo Slovenije pooblašča, da osebne podatke, določene v tem členu, vnesejo in vodijo tudi v elektronski zbirki osebnih podatkov (v informacijskem sistemu Vulkan). Prostovoljna gasilska društva ter Gasilska zveza Slovenije lahko na podlagi zgoraj navedenih določb ZGas osebne podatke iz 22.a člena ZGas uporabljajo oziroma obdelujejo le za namene, določene v 22.č členu ZGas, za obdelavo drugih vrst osebnih podatkov ali za uporabo osebnih podatkov iz 22.a člena ZGas za kakšen drug namen, pa morajo imeti drugo ustrezno pravno podlago iz 6. člena Splošne uredbe.

IP na koncu še opozarja, da mora prostovoljno gasilsko društvo (kar sicer velja za vse upravljavce osebnih podatkov) posamezniku ob zbiranju osebnih podatkov zagotoviti vse informacije o obdelavi osebnih podatkov iz prvega in drugega odstavka 13. člena Splošne uredbe. Z zagotovitvijo popolnih informacij o obdelavi ob zbiranju osebnih podatkov, se s strani društva kot upravljavca osebnih podatkov, posamezniku zagotavlja pravica do obveščenosti o obdelavi osebnih podatkov, ki se nanašajo nanj, kar je predpogoj za zagotovitev zakonite, poštene in pregledne obdelave osebnih podatkov ter za uveljavljanje vseh ostalih pravic posameznika, tj. pravice dostopa do lastnih osebnih podatkov, popravka, izbrisa, omejitve obdelave in ugovora. Posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, bo namreč z zagotovitvijo preglednih in razumljivih informacij iz 13. člena Splošne uredbe že ob zbiranju osebnih podatkov seznanjen o nekaterih temeljnih okoliščinah obdelave njihovih osebnih podatkov, predvsem kdo jih obdeluje, s kakšnim namenom in na kakšni pravni podlagi, kdo so uporabniki osebnih podatkov, obdobje hrambe osebnih podatkov, ….

Lep pozdrav,

Pripravil

Jože Bogataj, namestnik informacijske pooblaščenke

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.

informacijska pooblaščenka