Prenos elektronskih naslovov etažnih lastnikov novemu upravniku

Datum

16.06.2023

Številka

07121-1/2023/815

Kategorije

Elektronska pošta, Pravne podlage, Stanovanjsko in nepremičninsko pravo

Pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo 7. 6. 2023 prejeli vaše zaprosilo za mnenje glede predaje podatkov novemu upravniku večstanovanjskega objekta. V dopisu navajate, da ste članica nadzornega odbora večstanovanjskega objekta, kjer se je zamenjal upravnik. Star upravnik je posle predal novemu upravniku, ob čemer pa ni predal elektronskih naslovov etažnih lastnikov. Sprašujete, ali elektronska pošta spada med osebne podatke, zanima pa vas tudi, ali se pri primopredaji poslov predajo davčne številke in naslovi etažnih lastnikov, ki imajo stalno prebivališče drugje.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Elektronski naslov, ki pripada posamezniku, spada med njegove osebne podatke.

Med pooblastila upravnika večstanovanjskega objekta tudi obdelava osebnih podatkov, ki jih je upravnik dolžan zbirati, voditi in posredovati pristojnim organom. Zakon ne določa izrecno, katere osebne podatke je upravnik dolžan zbirati, zato je treba za vsak konkreten primer posebej presojati, ali ima upravnik katero izmed pravnih podlag in katere osebne podatke potrebuje za opravljanje posameznih nalog oziroma izvrševanje svojih pooblastil.

Bivši upravnik mora po prenehanju pogodbe o opravljanju upravniških storitev novemu upravniku izročiti vse pogodbe, dovoljenja in druge listine, ki se nanašajo na upravljanje večstanovanjske stavbe. Načeloma bi torej moral predati tudi kontaktne in druge podatke etažnih lastnikov, ki jih je zakonito imel za namene izvajanja nalog po pogodbi o opravljanju upravniških storitev.

Obrazložitev

IP uvodoma pojasnjuje, da je osebni podatek v skladu s 4. členom Splošne uredbe o varstvu osebnih podatkov katera koli informacija v zvezi z določenim ali določljivim posameznikom. Določljiv posameznik je tisti, ki ga je mogoče neposredno ali posredno določiti, zlasti z navedbo identifikatorja (npr. ime, identifikacijska številka, podatki o lokaciji, spletni identifikator), ali pa z navedbo enega ali več dejavnikov, ki so značilni za fizično, fiziološko, genetsko, duševno, gospodarsko, kulturno ali družbeno identiteto tega posameznika. Iz tega izhaja, da je tudi elektronski naslov, ki pripada posamezniku, njegov osebni podatek.

Nadalje IP pojasnjuje, da mora za vsako obdelavo osebnih podatkov obstajati pravna podlaga, in sicer kot to določa 1. odstavek 6. člena Splošne uredbe. Pravna podlaga je po citiranem členu lahko:

•privolitev posameznika (točka (a)),

•sklenitev ali izvajanje pogodbe (točka (b)),

•izpolnitev zakonske obveznosti (točka (c)),

•zaščita življenjskih interesov posameznika (točka (d)),

•izvajanje javne naloge (točka (e) v zvezi s četrtim odstavkom 9. člena ZVOP-1),

•zakoniti interesi upravljavca, če ne prevladajo interesi in pravice oz. svoboščine posameznika (točka (f)).

Področni zakon, ki ga je treba upoštevati v vašem primeru, je Stanovanjski zakon (Uradni list RS, št. 69/03, s sprem. in dop.; v nadaljevanju SZ-1). Ta v 50. členu določa pooblastila upravnika, kamor po tretjem odstavku tega člena sodi tudi obdelava osebnih podatkov, ki jih je upravnik dolžan zbirati, voditi in posredovati pristojnim organom v skladu s tem zakonom. Ker pa citiran odstavek ne določa izrecno, katere osebne podatke je upravnik dolžan zbirati, je treba za vsak konkreten primer posebej presojati, ali ima upravnik katero izmed pravnih podlag in katere osebne podatke potrebuje za opravljanje posameznih nalog oziroma izvrševanje svojih pooblastil. Ob tem je pomembno tudi upoštevanje načela najmanjšega obsega podatkov, po katerem morajo biti osebni podatki ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo.

Glede predaje posla in povezane dokumentacije novemu upravniku IP pojasnjuje, da SZ-1 v 2. odstavku 61. člena določa, da mora (bivši) upravnik po prenehanju pogodbe o opravljanju upravniških storitev novemu upravniku izročiti vse pogodbe, dovoljenja in druge listine, ki se nanašajo na upravljanje večstanovanjske stavbe, ter obvestiti tiste dobavitelje in izvajalce storitev, ki izvršujejo dobavo oziroma opravljajo storitve za večstanovanjsko stavbo, katere upravnik je bil. To pomeni, da mora upravnik sam presoditi, kateri podatki so nujni za izpolnjevanje njegovih nalog oziroma se nanašajo na dejansko upravljanje večstanovanjskega objekt in so s tem predmet predaje novemu upravniku.

V upanju, da smo odgovorili na vaše vprašanje, vas lepo pozdravljamo,

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.

informacijska pooblaščenka