Potrditev verodostojnosti spričevala

Datum

26.09.2025

Številka

07120-1/2025/426

Kategorije

Posredovanje osebnih podatkov, Privolitev, Šolstvo

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje glede dopustnosti potrjevanja verodostojnosti šolskega spričevala.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, 40/25 – ZInfV-1; v nadaljevanju: ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, 51/07 – ZUstS-A; ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

IP v okviru neobvezujočega mnenja ne more odločati o tem, ali so v konkretnem primeru podani pogoji za posredovanje osebnih podatkov, temveč lahko zgolj opozori na relevantno pravno podlago ter pogoje, ki morajo biti izpolnjeni, da je določeno posredovanje podatkov zakonito. Konkretno presojo pa lahko oziroma mora opraviti izključno upravljavec osebnih podatkov, ki nosi tudi odgovornost za tovrstno opravljeno presojo.

Dopustnost preverjanja spričevala za potrebe zaposlovanja delavcev je odvisna od konkretnih okoliščin vsakega primera. Če delodajalec vloži vlogo po 41. členu ZVOP-2, ki vsebuje vse obvezne sestavine, najverjetneje lahko potrdite verodostojnost spričevala, pri čemer IP opozarja, da je nujna natančna presoja, ali vlagatelj razpolaga z ustrezno pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov posameznika (kandidata za delo).

Obrazložitev

IP uvodoma poudarja, da lahko podaja neobvezujoča mnenja in pojasnila, ne sme pa izven konkretnih nadzornih ali drugih upravnih postopkov preverjati namenov oziroma obsega obdelave osebnih podatkov v konkretnem primeru.

IP uvodoma pojasnjuje, da spričevalo vsekakor vsebuje osebne podatke posameznika. Upravljavec mora za vsako obdelavo osebnih podatkov, tudi za njihovo posredovanje, imeti zakonito in ustrezno pravno podlago. Splošna uredba v prvem odstavku 6. člena določa različne pravne podlage za zakonito obdelavo osebnih podatkov. Obdelava je tako zakonita le in kolikor je za konkretni namen obdelave in konkretne osebne podatke izpolnjen eden od naslednjih pogojev:

(a)posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;

(b)obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;

(c)obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;

(d)obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe;

(e)obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu;

(f)obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok.«.

Privolitev v smislu točke (a) je torej ena od možnih pravnih podlag za zakonito obdelavo osebnih podatkov. Pravno podlago za dostop do osebnih podatkov, vsebovanih v potrdilu o verodostojnosti spričevala, bi delodajalec torej lahko imel, če bi pridobil veljavno privolitev kandidata za delo. Privolitev mora biti prostovoljna, specifična, informirana, nedvoumna ter dokazljiva. Več informacij o privolitvi je dostopnih na spletni strani IP:

https://www.ip-rs.si/?id=102

Glede 41. člen ZVOP-2 IP pojasnjuje, da ta določa pogoje, pod katerimi lahko nekdo zahteva osebne podatke od upravljavca (v konkretnem primeru od vas kot izdajatelja spričevala). Vloga mora med drugim vsebovati tudi utemeljitev pravne podlage za pridobitev zahtevanih podatkov ter obrazložitev namena obdelave osebnih podatkov oziroma razloge, ki izkazuje potrebnost in primernost osebnih podatkov za dosego namena pridobitve.

IP povzema, da je dopustnost preverjanja spričevala za potrebe zaposlovanja delavcev torej odvisna od konkretnih okoliščin posameznega primera. Če delodajalec vloži vlogo po 41. členu ZVOP-2, ki vsebuje vse obvezne sestavine, najverjetneje lahko potrdite verodostojnost spričevala, pri čemer IP opozarja, da je nujna natančna presoja, ali vlagatelj razpolaga z ustrezno pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov posameznika (kandidata za delo).

IP ob tem ponavlja, da v okviru neobvezujočega mnenja ne more odločati o tem, ali so v konkretnem primeru podani pogoji za posredovanje osebnih podatkov, temveč lahko zgolj opozori na relevantno pravno podlago ter pogoje, ki morajo biti izpolnjeni, da je določeno posredovanje podatkov zakonito. Konkretno presojo pa lahko oziroma mora opraviti izključno upravljavec osebnih podatkov (v konkretnem primeru vaša šola), ki nosi tudi odgovornost za tovrstno opravljeno presojo.

Lepo vas pozdravljamo.

Pripravil

Matej Sironič, Svetovalec pooblaščenca I

dr. Jelena Virant Burnik, Informacijska pooblaščenka