Posredovanje gradiva članom sveta zavoda

Datum

23.12.2025

Številka

07120-1/2025/546

Kategorije

Anonimizacija/psevdonimizacija, Obdelava OP javnih uslužbencev in funkcionarjev, Šolstvo, Varnost osebnih podatkov

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je po e-pošti prejel vaše zaprosilo za mnenje. Sprašujete, ali lahko dokument (zapisnik inšpektorata) posredujete članom sveta zavoda v tiskani ali elektronski obliki. Dokument med drugim vsebuje imena in priimke določenih učiteljev in podatke o posameznih finančnih prejemkih.

Prosite nas za naše mnenje glede naslednjih vprašanj:

-

-

-

-

-

-

***

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22 in 40/25 – ZInfV-1, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Upravljavec (javni zavod) mora presoditi, kdo znotraj upravljavca lahko oz. mora obdelovati posamezne osebne podatke za namene opravljanja dodeljenih ali zakonskih nalog. Presoditi je torej treba, ali svet zavoda oz. drug organ šole potrebuje naveden zapisnik za namen izvedbe katere od zakonsko določenih nalog oz. nalog, določenih v statutu zavoda ali pravilniku.

Opozarjamo tudi na določbe Zakona o dostopu do informacij javnega značaja, ki določa, da so osebni podatki javni, če gre za podatke o porabi javnih sredstev ali podatke, povezane z opravljanjem javne funkcije ali delovnega razmerja javnega uslužbenca, razen v izjemnih primerih.

Obrazložitev

Pri tem IP uvodoma poudarja, da izven postopka inšpekcijskega nadzora oziroma drugega upravnega postopka konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati. Dokončnega odgovora IP v okviru nezavezujočega mnenja ne more podati, podajamo pa vam usmeritve in splošna pojasnila.

Na podobno vprašanje, kot je vaše, je IP že odgovarjal z nezavezujočimi mnenji, npr. z mnenjem št.

07120-1/2021/202 z dne 16. 4. 2021. Mnenja IP so dostopna s pomočjo iskalnikov na www.ip-rs.si/vop.

Za vsako obdelavo osebnih podatkov mora obstajati ustrezna pravna podlaga po prvem odstavku 6. člena Splošne uredbe (npr. obdelava je zakonita, če je na podlagi točke (c) prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca). Pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov za osnovne šole izhajajo iz določb Zakona o osnovni šoli (ZOsn) in Zakona o organizaciji in financiranju vzgoje in izobraževanja (ZOFVI). Iz citiranega mnenja smiselno izhaja, da gre v primeru, kot ga opisujete, za obdelavo osebnih podatkov znotraj upravljavca, saj je svet zavoda del javnega zavoda in lahko obdeluje osebne podatke, ki jih za to potrebuje. Upravljavec, torej javni zavod, mora presoditi, kdo znotraj upravljavca lahko in mora obdelovati posamezne osebne podatke za namene opravljanja dodeljenih ali zakonskih nalog. Presoditi je torej treba, ali svet zavoda potrebuje zapisnik za namen izvedbe katere od zakonsko določenih nalog oz. nalog, določenih v statutu zavoda ali pravilniku. Izpostavljamo, da so naloge sveta zavoda določene v 30. členu Zakona o zavodih (ZZ) in sicer svet zavoda sprejema statut oziroma pravila in druge splošne akte zavoda, sprejema programe dela in razvoja zavoda ter spremlja njihovo izvrševanje, določa finančni načrt in sprejema zaključni račun zavoda, predlaga ustanovitelju spremembo ali razširitev dejavnosti, daje ustanovitelju in direktorju zavoda predloge in mnenja o posameznih vprašanjih in opravlja druge z zakonom ali aktom o ustanovitvi oziroma s statutom ali pravili zavoda določene zadeve. Skladno z ZOFVI lahko svet zavoda imenuje in razrešuje direktorja.

Šola mora torej sama presoditi, ali se je svet zavoda upravičen seznaniti z navedenim dokumentom v okviru izvajanja svojih pristojnosti (npr. zaradi odločanja o razrešitvi direktorja) in v kakšnem obsegu. Pri tem je treba upoštevati načelo sorazmernosti ter dolžnost varovanja osebnih podatkov, saj so člani sveta zavoda (oz. člani sveta staršev oz. drugih organov šole), ki prejmejo osebne podatke, dolžni varovati vse varovane osebne podatke (torej tiste, ki niso informacije javnega značaja), s katerimi se seznanijo in jih brez ustrezne pravne podlage ne smejo posredovati izven zavoda. S temi obveznostmi morajo biti člani sveta zavoda posebej seznanjeni, še posebej zaradi morebitne obdelave osebnih podatkov otrok.

V zvezi z zavarovanjem osebnih podatkov poudarjamo, da je upravljavec (šola) odgovorna za sprejem primernih ukrepov za zavarovanje osebnih podatkov, med katere sodi tudi zagotovitev njihove varnosti in IP vnaprej ne more presojati, kateri način morebitnega posredovanja podatkov je najbolj ustrezen. Pojasnjujemo tudi, da anonimizirani podatki sicer res ne štejejo za obdelavo osebnih podatkov, vendar anonimizacija dejansko pomeni, da je praktično nemogoče podatek pripisati določljivemu posamezniku (brez nesorazmerno velikega napora, sredstev ali časa). Ločiti je treba anonimizacijo in psevdonimizacijo – slednja pomeni obdelavo osebnih podatkov na tak način, da osebnih podatkov brez dodatnih informacij ni več mogoče pripisati specifičnemu posamezniku, na katerega se nanašajo osebni podatki, če se take dodatne informacije hranijo ločeno ter zanje veljajo tehnični in organizacijski ukrepi za zagotavljanje, da se osebni podatki ne pripišejo določenemu ali določljivemu posamezniku. Če se določen osebni podatek zgolj npr. prekrije, gre lahko za psevdonimizirane podatke, za katere pa je še vedno treba zagotoviti ustrezno pravno podlago. Zato vam predlagamo, da preučite, ali dokument lahko predstavlja informacijo javnega značaja, kot pojasnjujemo v nadaljevanju.

Izpostavljamo pa tudi možnost pridobitve informacije javnega značaja skladno z določbami Zakona o dostopu do informacij javnega značaja (Uradni list RS, št. 51/06 – uradno prečiščeno besedilo, 117/06 – ZDavP-2, 23/14, 50/14, 19/15 – odl. US, 102/15, 7/18 in 141/22, ZDIJZ). Vsakomur, torej ne glede na to, ali je član sveta zavoda ali ne, omogočen prost dostop in ponovna uporaba informacij javnega značaja, s katerimi razpolagajo državni organi, organi lokalnih skupnosti, javne agencije, javni skladi in druge osebe javnega prava, nosilci javnih pooblastil in izvajalci javnih služb, kamor sodi tudi vaš zavod. V citiranem mnenju smo pojasnili, da ZDIJZ določa, da so osebni podatki javni, če gre za podatke o porabi javnih sredstev ali podatke, povezane z opravljanjem javne funkcije ali delovnega razmerja javnega uslužbenca, razen v izjemnih primerih. Pri tem pa je treba upoštevati, kateri podatki so prosto dostopne informacije javnega značaja in kateri osebni podatki to niso, saj npr. niso povezani z opravljanjem javne funkcije (npr. EMŠO, davčna številka, domači naslov ipd.). Več lahko preberete tudi v pojasnilu IP št. 092-1-2025-84 z dne 17. 2. 2025.

Upamo, da smo vam s podanimi napotili uspeli pomagati.

dr. Jelena Virant Burnik,

informacijska pooblaščenka

Pripravila:

Barbara Žurej, univ. dipl. prav.,

Svetovalka pooblaščenca II

---

[1]Uradni list RS, št. 81/06 – uradno prečiščeno besedilo, 102/07, 107/10, 87/11, 40/12 – ZUJF, 63/13, 46/16 – ZOFVI-K, 76/23, 16/24 in 54/25.

[2]Uradni list RS, št. 16/07 – uradno prečiščeno besedilo, 36/08, 58/09, 64/09 – popr., 65/09 – popr., 20/11, 40/12 – ZUJF, 57/12 – ZPCP-2D, 47/15, 46/16, 49/16 – popr., 25/17 – ZVaj, 123/21, 172/21, 207/21, 105/22 – ZZNŠPP, 141/22, 158/22 – ZDoh-2AA, 71/23, 22/25 – ZZZRO-1 in 48/25.

[3]Uradni list RS, št. 12/91, 8/96, 36/00 – ZPDZC in 127/06 – ZJZP.

[4]Več o tem lahko preberete v mnenju IP št. 0712-1/2017/2497 z dne 18. 12. 2017, ki je dostopno na: https://www.ip-rs.si/mnenja-zvop/anonimizacija-psevodnimizacija-in-uporaba-osebnih-podatkov-v-znanstvene-in-raziskovalne-namene.

Financira Evropska unija. Izražena stališča in mnenja so izključno mnenja avtorja in ne odražajo nujno stališč in mnenj Evropske unije ali Evropske komisije. Niti Evropska unija niti organ, ki dodeljuje sredstva, zanje ne odgovarjata.