Obdelava osebnih podatkov etažnih lastnikov

Datum

09.06.2023

Številka

07121-1/2023/782

Kategorije

Definicija OP, Stanovanjsko in nepremičninsko pravo

Pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo prejeli vaše zaprosilo za mnenje. Glede na to, da je prišlo do spremembe zakonodaje s področja varstva osebnih podatkov, sprašujete:

-ali je glede na veljavno zakonodajo podpisno listino dopustno obesiti na oglasno desko stavbe, pri čemer bi ta listina vsebovala predlog sklepa, navedbo vseh etažnih lastnikov z imeni in priimki, številko stanovanja in solastniški delež posameznega etažnega lastnika ter njihovo izjasnitev o posameznem sklepu;

-ali je dovoljeno v poročilu o dolžnikih rezervnega sklada poimensko navesti ime etažnega lastnika, ki je dolžnik rezervnega sklada stavbe.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22; v nadaljevanju ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A; v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašimi vprašanji.

Če upravnik ne razpolaga z osebno privolitvijo posameznikov za javno objavo podpisne listine, takšne listine ni dopustno javno objaviti na oglasni deski, ki je dostopna tudi tretjim osebam. Glasovanje je treba organizirati na način, ki onemogoča, da bi se s podatkom, kako je glasoval določen etažni lastnik, seznanile tretje osebe.

Upravnik lahko etažne lastnike večstanovanjske stavbe obvešča o tistih etažnih lastnikih, ki ne plačujejo sredstev v rezervni sklad, tudi o imenu in priimku dolžnika, vendar ne na način, da bi se s tem podatkom lahko seznanile nepooblaščene osebe.

Obrazložitev

IP uvodoma pojasnjuje, da se ustaljena stališča v zvezi z vašimi vprašanji s sprejemom ZVOP-2 niso bistveno spremenila. Na vprašanja, povezana z obdelavo osebnih podatkov etažnih lastnikov, je IP že večkrat odgovarjal, zato vas napotujemo na mnenja, ki so objavljena na spletni strani IP https://www.ip-rs.si/mnenja-zvop-2/ in https://www.ip-rs.si/mnenja-gdpr/ (kategorija »Stanovanjsko in nepremičninsko pravo«).

Stanovanjski zakon (Uradni list RS, št. 69/03, 18/04 – ZVKSES, 47/06 – ZEN, 45/08 – ZVEtL, 57/08, 62/10 – ZUPJS, 56/11 – odl. US, 87/11, 40/12 – ZUJF, 14/17 – odl. US, 27/17, 59/19, 189/20 – ZFRO, 90/21 in 18/23 – ZDU-1O; v nadaljevanju SZ-1) v 34. členu ureja način odločanja etažnih lastnikov. O poslih upravljanja večstanovanjske stavbe lahko etažni lastniki odločajo s podpisovanjem listine, na kateri je zapisan predlog sklepov, na zboru lastnikov ali z elektronskim glasovanjem. Postopek odločanja s podpisovanjem listine ali elektronskim glasovanjem lahko vodi upravnik, nadzorni odbor ali eden ali več etažnih lastnikov. 35. člen SZ-1 nadalje določa, da se pisno glasuje tako, da se podpiše listina, na kateri se odloča za ali proti predlaganemu sklepu. Na listini mora biti naveden predlog sklepov, obrazložitev sklepov, ime lastnika in datum podpisa listine ter navedena večina, potrebna za njihov sprejem.

IP meni, da v primeru, ko upravnik ne razpolaga z osebno privolitvijo posameznikov za javno objavo podpisne listine, le te ni dopustno objaviti na oglasni deski, ki je dostopna vsem, tako etažnim lastnikom kot obiskovalcem večstanovanjske stavbe. Podpisna listina namreč ne vsebuje zgolj imen in priimkov etažnih lastnikov, ki so podatki, dostopni iz javne evidence, kot navajate, temveč vsebuje tudi druge osebne podatke, med drugim podatek o odločitvi posameznega etažnega lastnika glede predlaganega sklepa. Glasovanje s podpisovanjem listine je torej treba organizirati na način, ki onemogoča, da bi se s podatkom, kako je glasoval določen etažni lastnik, seznanile tretje osebe. IP je v zvezi s tem v mnenju št. 07121-1/2020/545 tudi pojasnil, da imajo etažni lastniki pravico pridobiti celotno listino o glasovanju, skupaj s podpisi etažnih lastnikov, vendar pa lahko upravnik listino o glasovanju z osebnimi podatki objavi na oglasni deski le, če ta ni dostopna tretjim osebam, ki vstopajo v večstanovanjsko zgradbo (npr. na oglasni deski v prostorih, kjer se odvijajo zbori lastnikov, ali drugih skupnih prostorih, do katerih imajo dostop samo etažni lastniki), etažnim lastnikom pa lahko listino o glasovanju pošlje tudi na način, da ga v zaprti pisemski ovojnici vloži v njihove hišne predalčnike ali pa jim ga posreduje po elektronski pošti, pri čemer pa mora paziti, da posameznemu etažnemu lastniku ne bo razkril e-naslovov ostalih etažnih lastnikov (razen če je za razkritje pridobil njihovo vnaprejšnjo privolitev), kar pomeni, da bo e-naslove vnesel v skrito kopijo (v rubriko »Skp:« ali »Bcc:« in ne »Za:« oziroma «To:«). Če je obveščanje etažnih lastnikov določeno v pogodbi o medsebojnih razmerjih, upravnik upošteva način, določen v pogodbi.

Podobno velja za vaše drugo vprašanje. Upravnik lahko etažne lastnike večstanovanjske stavbe obvešča o tistih etažnih lastnikih, ki ne plačujejo sredstev v rezervni sklad, o višini in datumu zapadlosti dolga, vendar ne na način, da bi se s temi podatki seznanile tudi nepooblaščene osebe. V poročilu o dolžnikih rezervnega sklada pa je dopustno poimensko navesti etažnega lastnika, ki je dolžnik rezervnega sklada stavbe. Glede na določbe Stvarnopravnega zakonika (Uradni list RS, št. 87/02, 91/13 in 23/20) o solastnini imajo etažni lastniki namreč pravico vedeti, kateri etažni lastniki ne plačujejo sredstev v rezervni sklad, saj posledice neplačevanja nosijo vsi etažni lastniki. Bistveno pa je, da se s temi podatki ne seznanijo osebe, ki do tega niso upravičene.

Lepo vas pozdravljamo,

Pripravila

Tina Ivanc, univ. dipl. prav., svetovalka IP za varstvo osebnih podatkov

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav., informacijska pooblaščenka