Prisotnost tretje osebe pri timskem sestanku v šoli

Prisotnost tretje osebe pri timskem sestanku v šoli

Datum

Datum

15.05.2025

15.05.2025

Številka

Številka

07121-1/2025/602

07121-1/2025/602

Kategorije

Kategorije

Šolstvo, Pravne podlage

Šolstvo, Pravne podlage

pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo dne 11. 4. 2025 prejeli vaše zaprosilo za mnenje o tem, ali je dopustno, da je na timskem sestanku v osnovni šoli, ki je vezan na problematiko učenca, poleg staršev prisotna tudi zunanja oseba, ki se v popoldanskem času ukvarja z otrokom. Prisotnost tretje osebe želijo starši. Individualni sestanki na ravni starši-šola namreč vključujejo obravnavo občutljivih osebnih podatkov otroka.

pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo dne 11. 4. 2025 prejeli vaše zaprosilo za mnenje o tem, ali je dopustno, da je na timskem sestanku v osnovni šoli, ki je vezan na problematiko učenca, poleg staršev prisotna tudi zunanja oseba, ki se v popoldanskem času ukvarja z otrokom. Prisotnost tretje osebe želijo starši. Individualni sestanki na ravni starši-šola namreč vključujejo obravnavo občutljivih osebnih podatkov otroka.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, ZVOP-2), 58. členom Splošne uredbe (EU) o varstvu podatkov (Splošna uredba), 76. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov na področju obravnavanja kaznivih dejanj (Uradni list RS, št. 177/20, ZVOPOKD) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. Pojasnjujemo še, da se IP lahko dokončno opredeljuje do obdelav osebnih podatkov le v nadzornih postopkih.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, ZVOP-2), 58. členom Splošne uredbe (EU) o varstvu podatkov (Splošna uredba), 76. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov na področju obravnavanja kaznivih dejanj (Uradni list RS, št. 177/20, ZVOPOKD) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. Pojasnjujemo še, da se IP lahko dokončno opredeljuje do obdelav osebnih podatkov le v nadzornih postopkih.

Po mnenju IP je dopustno, da se v šoli na individualnem timskem sestanku glede problematike otroka, poleg staršev, z osebnimi podatki otroka seznani tudi tretja oseba, ki je tam prisotna po volji staršev.

Obrazložitev

Po mnenju IP je dopustno, da se v šoli na individualnem timskem sestanku glede problematike otroka, poleg staršev, z osebnimi podatki otroka seznani tudi tretja oseba, ki je tam prisotna po volji staršev.

Po mnenju IP je presoja siceršnje smiselnosti in primernosti sodelovanja staršev in s tem tretjih oseb na sestanku v rokah šole. Sama prisotnost zunanjih oseb na sestankih ni stvar varstva osebnih podatkov in se IP do nje ne more opredeljevati, pač pa je stvar varstva osebnih podatkov lahko le posledična seznanitev z osebnimi podatki otrok.

Obrazložitev

Tretje osebe se lahko na sestankih ali pisno seznanjajo z občutljivimi ali »navadnimi« osebnimi podatki otroka le, če je za to na voljo ustrezna pravna podlaga v smislu 6. ali 9. člena Splošne uredbe ali če po volji staršev izvršujejo podlago, ki jo imajo starši.

Po mnenju IP je presoja siceršnje smiselnosti in primernosti sodelovanja staršev in s tem tretjih oseb na sestanku v rokah šole. Sama prisotnost zunanjih oseb na sestankih ni stvar varstva osebnih podatkov in se IP do nje ne more opredeljevati, pač pa je stvar varstva osebnih podatkov lahko le posledična seznanitev z osebnimi podatki otrok.

Ker imajo pravno podlago starši na primer v 15. členu Splošne uredbe (ta ureja pravico do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki, ki jo starši uresničujejo v imenu oziroma za otroka kot zakoniti zastopniki), lahko starši to pravico po lastni volji prenesejo na tretjo osebo s pooblastilom. Če gre za pooblastilo, pomeni, da tretja oseba ni upravičena le do seznanitve z otrokovimi osebnimi podatki, ki se obravnavajo na sestanku, temveč lahko tudi nastopa (npr. daje relevantne izjave) v imenu staršev, seveda odvisno od obsega pooblastila. Za tako pooblastilo na neformalnem sestanku ni nujno, da je pisno, temveč je to priporočljivo, lahko pa se zgolj zapiše v zabeležko sestanka.

Tretje osebe se lahko na sestankih ali pisno seznanjajo z občutljivimi ali »navadnimi« osebnimi podatki otroka le, če je za to na voljo ustrezna pravna podlaga v smislu 6. ali 9. člena Splošne uredbe ali če po volji staršev izvršujejo podlago, ki jo imajo starši.

Tudi če ne gre za pooblastilo iz prejšnjega odstavka, je tretja oseba, ki jo povabijo starši lahko upravičena do seznanitve z osebnimi podatki otroka na podlagi:

Ker imajo pravno podlago starši na primer v 15. členu Splošne uredbe (ta ureja pravico do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki, ki jo starši uresničujejo v imenu oziroma za otroka kot zakoniti zastopniki), lahko starši to pravico po lastni volji prenesejo na tretjo osebo s pooblastilom. Če gre za pooblastilo, pomeni, da tretja oseba ni upravičena le do seznanitve z otrokovimi osebnimi podatki, ki se obravnavajo na sestanku, temveč lahko tudi nastopa (npr. daje relevantne izjave) v imenu staršev, seveda odvisno od obsega pooblastila. Za tako pooblastilo na neformalnem sestanku ni nujno, da je pisno, temveč je to priporočljivo, lahko pa se zgolj zapiše v zabeležko sestanka.

-

Tudi če ne gre za pooblastilo iz prejšnjega odstavka, je tretja oseba, ki jo povabijo starši lahko upravičena do seznanitve z osebnimi podatki otroka na podlagi:

v razmerju do šole oziroma glede razkritja podatkov s strani šole: strinjanja staršev za razkritje osebnih podatkov, saj gre za osebo, ki je prisotna na njihovo željo oziroma jo povabijo sami, zaradi česar ne gre poseg v zasebnost staršev in otroka, in

-v razmerju do šole oziroma glede razkritja podatkov s strani šole: strinjanja staršev za razkritje osebnih podatkov, saj gre za osebo, ki je prisotna na njihovo željo oziroma jo povabijo sami, zaradi česar ne gre poseg v zasebnost staršev in otroka, in

-

-v zasebnem (notranjem) razmerju med starši in tretjo osebo: privolitve staršev za seznanitev s podatki.

v zasebnem (notranjem) razmerju med starši in tretjo osebo: privolitve staršev za seznanitev s podatki.

V tem primeru tretja oseba ne nastopa kot pooblaščenec staršev, kar pomeni, da ne more na primer dajati relevantnih izjav v imenu staršev, pač pa le v svojem imenu. Za tako strinjanje in privolitev ni nujno, da sta v pisni obliki, lahko pa se vsebino zapiše v zabeležko sestanka.

V tem primeru tretja oseba ne nastopa kot pooblaščenec staršev, kar pomeni, da ne more na primer dajati relevantnih izjav v imenu staršev, pač pa le v svojem imenu. Za tako strinjanje in privolitev ni nujno, da sta v pisni obliki, lahko pa se vsebino zapiše v zabeležko sestanka.

Nepomembno je, kdo je tretja oseba, na primer varuška, stari starši ali drugi svojci, otrokov psihoterapevt, otrokov zaupnik in podobno.

Nepomembno je, kdo je tretja oseba, na primer varuška, stari starši ali drugi svojci, otrokov psihoterapevt, otrokov zaupnik in podobno.

Čeprav v vašem primeru ne gre za postopek po ZUP, zgolj informativno navajamo še, da ZUP v 61. členu, poleg pooblaščencev, pozna tudi institut »strokovnega pomočnika«, ki je prav tako tretja oseba, ki je prisotna in ki pomaga stranki pri nastopanju na ustni obravnavi v upravnem postopku, pri čemer ima tako vlogo brez posebnega pooblastila.

Čeprav v vašem primeru ne gre za postopek po ZUP, zgolj informativno navajamo še, da ZUP v 61. členu, poleg pooblaščencev, pozna tudi institut »strokovnega pomočnika«, ki je prav tako tretja oseba, ki je prisotna in ki pomaga stranki pri nastopanju na ustni obravnavi v upravnem postopku, pri čemer ima tako vlogo brez posebnega pooblastila.

Pojasnjujemo še, da je v vsakem primeru smiselno vse prisotne na sestanku opozoriti na zaupnost sestanka ter obveznost varovanja zaupnih informacij.

Pojasnjujemo še, da je v vsakem primeru smiselno vse prisotne na sestanku opozoriti na zaupnost sestanka ter obveznost varovanja zaupnih informacij.

Prijazen pozdrav.

Prijazen pozdrav.

Pripravil:

Pripravil: dr. Urban Brulc, univ. dipl. prav.

dr. Urban Brulc, univ. dipl. prav.

samostojni svetovalec IP

samostojni svetovalec IP

dr. Jelena Virant Burnik

dr. Jelena Virant Burnik

informacijska pooblaščenka

informacijska pooblaščenka

Financira Evropska unija. Izražena stališča in mnenja so izključno mnenja avtorja in ne odražajo nujno stališč in mnenj Evropske unije ali Evropske komisije. Niti Evropska unija niti organ, ki dodeljuje sredstva, zanje ne odgovarjata.

Financira Evropska unija. Izražena stališča in mnenja so izključno mnenja avtorja in ne odražajo nujno stališč in mnenj Evropske unije ali Evropske komisije. Niti Evropska unija niti organ, ki dodeljuje sredstva, zanje ne odgovarjata.