Javna objava odločb na spletni strani organa

Datum

26.02.2024

Številka

07120-1/2024/73

Kategorije

Pravne podlage, Svetovni splet, Upravni postopki

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je po elektronski pošti prejel vaš dopis, v katerem pojasnjujete, da bi želeli kot javni organ, ki izdaja upravne odločbe, na svojih spletnih straneh objavljati izdane odločbe. Gre za postopke registracije znamke in posledični vpis v register znamk. Zanima vas predvsem, kako je z objavo odločb, kadar so vložniki fizične osebe in ali bi z objavo takšnih odločb kršili zakonodajo s področja varstva osebnih podatkov. Ko je odločba izdana, se podatki iz odločb vodijo v javnem registru, ki si ga lahko vsakdo pogleda. Pojasnjujete tudi, da je mogoče iz številke znamke in znaka dobiti točne podatke o prijavitelju ali vložniku ugovora zoper registracijo znamke.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba), ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Pred morebitno objavo upravnih odločb morate natančno preučiti, za katere vrste osebnih podatkov obstaja pravna podlaga za javno objavo (torej podlaga v zakonu), katere podatke pa morate anonimizirati na način, da se onemogoči kakršna koli povratna določljivost posameznika. Pomembno je tudi, da zagotovite primerno informiranje posameznikov o nameravani obdelavi osebnih podatkov v skladu s 13. ali 14. členom Splošne uredbe.

Obrazložitev

IP uvodoma poudarja, da konkretnega in dokončnega odgovora o zakonitosti obdelave osebnih podatkov v okviru mnenja v nobenem primeru ne more podati, saj lahko IP posamezne primere obdelave podatkov konkretno presoja zgolj v okviru inšpekcijskega ali drugega upravnega postopka.

Poudarjamo tudi, da gre v opisanem primeru za preplet dveh pravnih področij, s katerima se ukvarja Informacijski pooblaščenec, in sicer za področje dostopa do informacij javnega značaja (in s tem povezane proaktivne transparentnosti in tudi ponovne uporabe informacij javnega značaja) ter področje varstva osebnih podatkov. Opozoriti moramo, da je na področju dostopa do informacij javnega značaja (na zahtevo) IP pritožbeni organ, zato smo omejeni v tem, kako konkretno lahko odgovarjamo na vprašanja, povezana s tem področjem, na "podpodročju" proaktivne objave informacij javnega značaja na svetovnem spletu pa ima svetovalno vlogo MJU in ne IP, zato smo tudi v tem smislu omejeni pri svetovanju.

Vseeno lahko na tem mestu navedemo, da ZDIJZ spodbuja javno objavo informacij javnega značaja in tudi njihovo objavo na spletni strani organov (gl. 10. člen ZDIJZ). Zavedati pa se je treba, da se lahko objavijo le prosto dostopne informacije javnega značaja, to so tiste, ki niso podvržene kateri od izjem od prostega dostopa. Izjeme so v temeljnem smislu opredeljene v prvem odstavku 6. člena ZDIJZ, in sicer je ena od izjem tudi izjema varstva osebnih podatkov (kar je temelj vašega vprašanja).

Izjema varstva osebnih podatkov je urejena v 3. točki prvega odstavka 6. člena ZDIJZ, ki določa, da organ prosilcu zavrne dostop do zahtevane informacije (in posledično to tudi ne more biti javno dostopna informacija za objavo na spletni strani), če se zahteva nanaša na "osebni podatek, katerega razkritje bi pomenilo kršitev varstva osebnih podatkov v skladu z zakonom, ki ureja varstvo osebnih podatkov".

Če je podana pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov, potem takšna obdelava (na primer objava) ne bi pomenila kršitve varstva osebnih podatkov.

Pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov so v splošnem smislu opredeljene v prvem odstavku 6. člena Splošne uredbe in so sledeče:

•privolitev

•sklenitev ali izvajanje pogodbe

•zakonska obveznost

•zaščita življenjskih interesov posameznika

•izvajanje javne naloge

•zakoniti interesi upravljavca, če ne prevladajo interesi in pravice oz. svoboščine posameznika

Za vsako obdelavo osebnih podatkov mora torej obstajati ustrezna pravna podlaga, ki jo mora že pred obdelavo osebnih podatkov natančno razčistiti upravljavec osebnih podatkov, ki mora biti zmožen tudi dokazati zakonitost obdelave osebnih podatkov.

IP vedno v tovrstnih primerih poudarja, da mora upravljavec sam v prvi vrsti razčistiti, ali ima za določeno obdelavo osebnih podatkov ustrezno pravno podlago ali ne. Sami najbolje poznate tako svoje interne procese kot tudi zakonodajo, ki ureja vaše delovanje.

Na splošno lahko navedemo, da je treba v javnem sektorju za obdelavo osebnih podatkov pravno podlago praviloma iskati znotraj določene sektorske zakonodaje. V vašem primeru in glede na opisano situacijo je to v prvi vrsti Zakon o industrijski lastnini (Uradni list RS, št. 51/06 – UPB, s sprem. in dop.; v nadaljevanju: ZIL), Pravilnik o registrih prijav in pravic industrijske lastnine ter potrdilu o prednostni pravici (Uradni list RS, št. 102/01, s sprem. in dop.; v nadaljevanju: Pravilnik o registrih) in Pravilnik o znamki (Uradni list RS, št. 93/20 in 9/24).

105. člen ZIL določa, da urad vodi register znamk in register prijav znamk. Določa tudi, da so ti registri javni, razen če ta zakon določa drugače. Četrti odstavek 106. člena ZIL natančneje določa vsebino registra znamk, in sicer navaja, da se vpišejo "predvsem" naslednji podatki: registrska številka, datum vložitve prijave, zahtevana prednostna pravica, podatki o pravilniku iz 46. člena tega zakona in njegovi spremembi, datum objave prijave in registracije znamke, podatki o nasprotujočem mnenju tretjih, podatki o ugovoru in vložniku ugovora, datum vpisa v register, podatki o imetniku oziroma nosilcu (priimek, ime in naslov oziroma firma in sedež), videz znamke, seznam blaga oziroma storitev in razvrstitev blaga oziroma storitev po Nicejski klasifikaciji, podatki o delitvi znamke, podatki o mednarodni registraciji, podatki o obnovitvi znamke, podatki o razveljavitvi znamke, podatki o ugotovitvi ničnosti znamke, datum prenehanja znamke.

Iz navedenega načeloma izhaja, da so javno objavljeni le podatki o imetniku oziroma nosilcu znamke (njegov priimek, ime in naslov oziroma firma in sedež), ne pa tudi podatki o vlagatelju oziroma prijavitelju. Pri tem sicer navajamo, da sami sicer najbolje poznate sektorsko zakonodajo, ki ureja vaše delovanje, zato vam svetujemo natančno preučitev relevantnih določb.

Nadalje IP ugotavlja, da materijo urejata še dva pravilnika, in sicer Pravilnik o znamki določa, da Urad v uradnem glasilu objavi prijavo znamke (vključno s podatki o prijavitelju), Pravilnik o registrih pa določa vsebino registra prijav znamk (register vsebuje tudi podatke o prijavitelju: priimek, ime in naslov, če gre za fizično osebo, oziroma firma in sedež, če gre za pravno osebo) in vsebino registra znamk. Težava teh podzakonskih aktov, ki določajo javnost objave, je v tem, da bi moral po določbi 6. člena ZVOP-2 obdelavo osebnih podatkov (na primer javno objavo) določati sam zakon.

IP torej meni, da morate v prvi vrsti izhajati iz določb zakonov, ki v nekaterih primerih na vašem področju že določajo javno objavo v registru, ki je dostopen vsem.

Seveda pa je pri objavi upravnih odločb na spletu mogoče pristopiti tudi k anonimizaciji teh dokumentov na način, da posameznik iz njih ni (več) določljiv, kar zagotovi, da se z javno objavo ne obdelujejo osebni podatki posameznikov. Pri tem v opisani situaciji opozarjamo, da je potrebna previdnost pri obravnavi vsakega podatka posebej in zagotoviti, da se posameznika po objavljenih podatkih ne da določiti niti posredno, na primer po številki znamke ali znaka in podobno.

Pred morebitno objavo upravnih odločb morate torej natančno preučiti, za katere vrste osebnih podatkov obstaja pravna podlaga za javno objavo (torej podlaga v zakonu), katere podatke pa morate anonimizirati na način, da se onemogoči kakršna koli povratna določljivost posameznika.

Za zaključek naj še poudarimo, da morate pri morebitni obdelavi osebnih podatkov zagotoviti tudi ustrezno informiranje posameznikov o obdelavi njihovih osebnih podatkov v skladu z določbami 13. in 14. člena Splošne uredbe. To lahko storite tudi na svoji spletni strani v rubriki o informacijah za posameznike, vendar morate v vsakem primeru zagotoviti (če so za to izpolnjeni pogoji, ki jih določata 13. in 14. člen Splošne uredbe), da so posamezniki obveščeni o nameravani obdelavi osebnih podatkov še pred samo obdelavo.

V upanju, da ste dobili odgovor na svoje vprašanje, vas lepo pozdravljamo.

Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav., informacijska pooblaščenka

Pripravila

mag. Polona Merc, univ. dipl. prav., svetovalka IP za varstvo osebnih podatkov