Posredovanje osebnih podatkov kandidatov občini v okviru javnega razpisa

Datum

2.12.2024

Številka

07120-1/2024/385

Kategorije

Občine, Pravica do izbrisa - pozabe, Rok hrambe OP

Pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo 29. 10. 2024 prejeli vaše zaprosilo za mnenje, v katerem sprašujete, ali lahko kot javni zavod posredujete dokumentacijo kandidatov Komisiji za mandatna vprašanja, volitve in imenovanja za podajo mnenja navedene občine. Zanima vas, ali lahko posredujete dokumentacijo vseh (tudi neizbranih) kandidatov.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Občina sme v skladu z 21.a členom Zakona o lokalni samoupravi pridobivati podatke, ki jih potrebuje za opravljanje nalog iz svoje pristojnosti ter jih za te namene nadalje obdelovati. Če je na podlagi statuta in poslovnika občine mogoče ugotoviti, da člani delovnega telesa občinskega sveta za sprejem odločitve v konkretnem kandidacijskem postopku potrebujejo dokumentacijo vseh prijav kandidatov z dokazili, se smatra, da je takšna obdelava potrebna v smislu 21.a in 31. člena ZLS ter posledično zakonita v skladu s Splošno uredbo.

Komisija občine lahko od javnega zavoda, katerega ustanoviteljica je, pridobi tiste podatke oziroma gradivo, ki je nujno potrebno za izvajanje njenih pristojnosti glede na 29., 30. in 31. člen ZLS v zvezi z statusom in akti občine.

Glede vrnitve dokumentacije neizbrani kandidatki pojasnjujemo, da je treba dokazila, ki so jih predložili neizbrani kandidati, po zaključku izbirnega postopka hraniti najmanj do roka, ko je mogoče pričakovati, da bo zoper odločitev o izbiri vloženo pravno sredstvo, naprej pa glede na veljavne predpise. Originalna dokazila se po poteku roka za vložitev pravnega sredstva vrne neizbranemu kandidatu, kopije pa se hrani glede na veljavno delovnopravno zakonodajo in druge predpise glede hrambe dokumentacije v konkretnem javnem zavodu. V zvezi z morebitnimi drugimi postopki uveljavljanja pravic v izbirnem postopku je treba do izteka posameznih rokov hraniti vso dokumentacijo, ki nastane v izbirnem postopku in ki je namenjena odločanju o izbiri najprimernejšega kandidata in obenem služi tudi kot dokaz, da je bil postopek izbire kandidata izveden pravilno.

Obrazložitev

Uvodoma pojasnjujemo, da mora za vsako obdelavo osebnih podatkov obstajati ustrezna in zakonita pravna podlaga. Te so določene v prvem odstavku 6. člena Splošne uredbe in so sledeče:

-privolitev (točka a)),

-sklenitev ali izvajanje pogodbe (točka b)),

-zakonska obveznost (točka c)),

-zaščita življenjskih interesov posameznika (točka d)),

-izvajanje javne naloge (točka e) v zvezi s četrtim odstavkom 6. člena ZVOP-2),

-zakoniti interesi upravljavca, če ne prevladajo interesi in pravice oz. svoboščine posameznika (točka f)).

V primeru, ki ga opisujete, se obdelava osebnih podatkov, ki je potrebna pri izvajanju pristojnosti občinskega sveta in njegovih delovnih teles, torej tudi Komisije za mandatna vprašanja, volitve in imenovanja presoja po Zakonu o lokalni samoupravi (Uradni list RS, št. 94/07 – UPB, v nadaljevanju ZLS), statutu vaše občine in poslovniku mestnega sveta vaše občine. 21.a člen ZLS določa, da občina pridobiva podatke, ki jih potrebuje za opravljanje nalog iz svoje pristojnosti, jih obdeluje ter opravlja statistično, evidenčno in analitično funkcijo za svoje potrebe. Pri varstvu, obdelovanju in hrambi podatkov mora občina ravnati v skladu z zakoni, ki urejajo to področje.

Ker je Komisija za mandatna vprašanja, volitve in imenovanja stalno delovno telo mestne občine in v njej kot člani sodelujejo mestni svetniki, je treba presoditi, ali so osebni podatki v opisanem primeru potrebni za opravljanje njihovih nalog v okviru opravljanja nalog iz pristojnosti občine.

Kot izpostavljate tudi sami, Poslovnik mestnega sveta Mestne občine v 83. členu določa, da mora organ, ki je opravil izbiro med prijavljenimi kandidati, Komisiji za mandatna vprašanja, volitve in imenovanja poslati tudi razpisno oziroma drugo dokumentacijo, ki je bila podlaga za imenovanje, kompletne prijave kandidatov z vsemi dokazili in sklep o izbiri. Nadalje 84. člen določa, da Komisija za mandatna vprašanja, volitve in imenovanja pregleda razpisno dokumentacijo in prijave z dokazili ter preveri ali je postopek potekal v skladu z zakonom in splošnimi akti. Komisija lahko zahteva od predlagatelja za izdajo soglasja ali mnenja tudi dodatno dokumentacijo ali pojasila.

Komisija občine lahko od javnega zavoda, katerega ustanoviteljica je, pridobi tiste podatke oziroma gradivo, ki je nujno potrebno za izvajanje njenih pristojnosti glede na 29., 30. in 31. člen ZLS v zvezi z statusom in akti občine. Gradivo, ki je nujno za obravnavo zadev iz pristojnosti komisije, v konkretnem primeru prijave kandidatov, se mora torej posredovati občinskim svetnikom in članom ustrezne komisije, da bi ti lahko opravili svojo zakonsko in statutarno pristojnost. Glede na navedeno, občinski svet oziroma njegovo delovno telo - komisija obdelujejo osebne podatke za namene odločanja o podaji mnenja/soglasja h kandidaturi direktorjev javnih zavodov skladno s točko (c) prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe (izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca).

Glede vrnitve dokumentacije neizbrani kandidatki pa pojasnjujemo, da je treba rok hrambe dokumentacije v postopku izbire kandidatov za zaposlitev na razpisano delovno mesto določiti glede na predpisane roke za uveljavljanje pravic in dokler to za določeno dokumentacijo zahtevajo morebitni področni predpisi. Po zaključku izbirnega postopka je treba dokazila, ki so jih delodajalcu predložili neizbrani kandidati, hraniti najmanj do roka, ko je mogoče pričakovati, da bo zoper odločitev o izbiri vloženo pravno sredstvo, naprej pa glede na veljavne predpise s področja delovnopravnih razmerij in javnih zavodov. V skladu s petim odstavkom 200. člena Zakona o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 21/13, s sprem. in dop.; ZDR-1) lahko neizbrani kandidat, ki meni, da je bila pri izbiri kršena zakonska prepoved diskriminacije, v roku 30 dni po prejemu obvestila delodajalca zahteva sodno varstvo pred pristojnim delovnim sodiščem.

Delodajalec je dolžan neizbranemu kandidatu na njegovo zahtevo vrniti vse dokumente, ki mu jih je predložil kot dokaz za izpolnjevanje zahtevanih pogojev za opravljanje dela. Originalna dokazila se po poteku roka za vložitev pravnega sredstva v skladu s 30. členom ZDR-1 vrne neizbranemu kandidatu (če gre za originalna dokazila ali če kandidat to zahteva), kopije dokazil pa hrani delodajalec v skladu z veljavnimi predpisi, ki veljajo v konkretnem primeru. V zvezi z morebitnimi drugimi postopki uveljavljanja drugih pravic v izbirnem postopku in zahtevami drugih predpisov (npr. ZVDAGA, Uredba o upravnem poslovanju) ali v skladu z morebitnimi specifičnimi pogodbenimi obveznostmi je treba do izteka posameznih rokov hraniti vso dokumentacijo, ki nastane v izbirnem postopku in ki je namenjena odločanju o izbiri najprimernejšega kandidata in obenem služi tudi kot dokaz, da je bil postopek izbire kandidata izveden pravilno. Skladno s temi nameni je treba dokumentacijo hraniti, najmanj dokler je mogoče uveljavljati pravice, ki izvirajo iz izbirnega postopka oziroma je možno vložiti ovadbo ali odškodninsko tožbo oziroma dokler specialni predpisi za posamezne postopke to zahtevajo.

Dodajamo še, da je po skleniti delovnega razmerja pravna podlaga za razkritje določenih osebnih podatkov iz izbirnega postopka lahko tudi v tretjem odstavku 6. člena Zakona o dostopu do informacij javnega značaja (Uradni list RS, št. 51/06 – UPB, s spremembami in dopolnitvami; v nadaljevanju ZDIJZ), ki določa javnost informacij, ki so povezane z opravljanjem delovnega razmerja javnega uslužbenca. Status javnega uslužbenca kandidat pridobi šele s trenutkom, ko sklene delovno razmerje pri organu in ne že s samo izbiro. Na podlagi prakse IP so podatki iz tretjega odstavka 6. člena ZDIJZ tudi tisti podatki, ki izkazujejo izpolnjevanje pogojev in meril za delovno mesto. To pa je lahko odvisno od razpisnih pogojev oziroma od tega, kateri podatki so bili presojani v okviru razpisnega postopka (glej na primer odločbo IP št. 090-35/2024 z dne 20. 2. 2024).

Lepo vas pozdravljamo.

dr. Jelena Virant Burnik, informacijska pooblaščenka